Hồ sơ thuế ở Vương quốc Anh phải giữ bao lâu?
Nếu bạn nộp tờ khai Self Assessment, HMRC yêu cầu giữ hồ sơ ít nhất 22 tháng sau khi kết thúc năm tính thuế mà tờ khai áp dụng. Nếu bạn tự kinh doanh, hãy giữ ít nhất 5 năm sau hạn chót nộp tờ khai ngày 31 tháng 1; công ty trách nhiệm hữu hạn giữ 6 năm kể từ cuối năm tài chính.
Mọi quy định ở Vương quốc Anh, kèm ví dụ
Lấy từ các trang chính thức được liên kết ở mỗi dòng, kiểm tra ngày 5 tháng 10, 2026. Cột ví dụ cho biết ngày giữ đến của năm tính thuế 2024–25 ở những nơi quy định có nêu ngày.
| Tài liệu | Quy định chính thức | Ví dụ (2024–25) | Nguồn |
|---|---|---|---|
| Tờ khai thuế (bản của bạn) | Nếu bạn nộp tờ khai Self Assessment (tự kê khai thuế), hãy giữ các hồ sơ làm cơ sở cho nó ít nhất 22 tháng sau khi kết thúc năm tính thuế mà tờ khai áp dụng (năm tính thuế kết thúc vào ngày 5 tháng 4). Lâu hơn nếu: Nếu bạn nộp tờ khai trễ: ít nhất 15 tháng sau ngày bạn nộp; Nếu bạn tự kinh doanh hoặc là thành viên hợp danh: thay vào đó là 5 năm sau hạn chót 31 tháng 1 (xem hồ sơ kinh doanh) | đến 5 tháng 2, 2027 | gov.uk |
| Hóa đơn, chứng từ làm cơ sở cho tờ khai | Nếu bạn nộp tờ khai Self Assessment (tự kê khai thuế), hãy giữ các hồ sơ làm cơ sở cho nó ít nhất 22 tháng sau khi kết thúc năm tính thuế mà tờ khai áp dụng (năm tính thuế kết thúc vào ngày 5 tháng 4). Lâu hơn nếu: Nếu bạn nộp tờ khai trễ: ít nhất 15 tháng sau ngày bạn nộp; Nếu bạn tự kinh doanh hoặc là thành viên hợp danh: thay vào đó là 5 năm sau hạn chót 31 tháng 1 (xem hồ sơ kinh doanh) | đến 5 tháng 2, 2027 | gov.uk |
| Phiếu lương, W-2, P60 | Hãy giữ P60, P45, P11D và phiếu lương như một phần hồ sơ lương và thuế của bạn. Nếu bạn nộp Self Assessment, hãy giữ chúng ít nhất 22 tháng sau khi kết thúc năm tính thuế (5 tháng 4). Lâu hơn nếu: Nếu bạn nộp tờ khai trễ: ít nhất 15 tháng sau ngày bạn nộp; Nếu bạn tự kinh doanh hoặc là thành viên hợp danh: thay vào đó là 5 năm sau hạn chót 31 tháng 1 (xem hồ sơ kinh doanh) | đến 5 tháng 2, 2027 | gov.uk |
| Sao kê ngân hàng | Nếu bạn nộp tờ khai Self Assessment (tự kê khai thuế), hãy giữ các hồ sơ làm cơ sở cho nó ít nhất 22 tháng sau khi kết thúc năm tính thuế mà tờ khai áp dụng (năm tính thuế kết thúc vào ngày 5 tháng 4). Lâu hơn nếu: Nếu bạn nộp tờ khai trễ: ít nhất 15 tháng sau ngày bạn nộp; Nếu bạn tự kinh doanh hoặc là thành viên hợp danh: thay vào đó là 5 năm sau hạn chót 31 tháng 1 (xem hồ sơ kinh doanh) | đến 5 tháng 2, 2027 | gov.uk |
| Sổ sách và hồ sơ kinh doanh (tự kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ) | Nếu tự kinh doanh: hãy giữ hồ sơ ít nhất 5 năm sau hạn chót Self Assessment ngày 31 tháng 1 của năm tính thuế đó. Lâu hơn nếu: Tờ khai nộp trễ hơn 4 năm so với hạn chót: 15 tháng sau ngày bạn nộp; Công ty trách nhiệm hữu hạn (limited company): 6 năm kể từ cuối năm tài chính gần nhất của công ty mà hồ sơ liên quan — lâu hơn đối với thiết bị, tờ khai nộp trễ hoặc khi đang có một cuộc kiểm tra tuân thủ | đến 31 tháng 1, 2031 | gov.uk |
| Hồ sơ lương (nếu bạn thuê nhân viên) | Chủ lao động theo hệ thống PAYE: hãy giữ hồ sơ lương 3 năm kể từ cuối năm tính thuế mà hồ sơ liên quan. | đến 5 tháng 4, 2028 | gov.uk |
| Hồ sơ mua nhà và bất động sản | Hồ sơ Thuế Lãi Vốn (Capital Gains Tax — mua, cải tạo và bán một bất động sản hoặc tài sản khác): hãy giữ ít nhất một năm sau hạn chót Self Assessment (31 tháng 1) của năm tính thuế bạn bán tài sản. Lâu hơn nếu: Nếu đang kinh doanh: 5 năm sau hạn chót; Lâu hơn nếu tờ khai nộp trễ hoặc HMRC đã bắt đầu kiểm tra | đến 31 tháng 1, 2027 | gov.uk |
Chúng tôi không tìm thấy quy định lưu giữ chính thức nào ở Vương quốc Anh cho: hồ sơ và hóa đơn y tế, hóa đơn mua hàng (để bảo hành). Hãy giữ những tài liệu đó chừng nào chúng còn có thể cần đến — cho một yêu cầu bồi thường, bảo hành hoặc một lần bán.
Lưu trên điện thoại thay vì trong hộp giấy
Bản quét không chiếm chỗ và dễ tìm hơn khi cơ quan thuế hỏi đến. Danh sách đầy đủ các giấy tờ trong gia đình và thời gian giữ từng loại có trong những giấy tờ nên giữ và giữ trong bao lâu; cách quét xem cách quét tài liệu trên iPhone. Với các quốc gia khác, hãy dùng công cụ tính thời hạn lưu giữ hồ sơ.
Thông tin chung từ các nguồn chính thức, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định thay đổi và hoàn cảnh của bạn có thể có thêm ngoại lệ — trang chính thức được liên kết là căn cứ cuối cùng.
Cách tính thời gian cần giữ một hồ sơ thuế
- Chọn quốc gia. Chọn quốc gia có cơ quan thuế mà hồ sơ này liên quan — nơi bạn nộp tờ khai thuế.
- Chọn loại tài liệu. Tờ khai thuế, hóa đơn làm cơ sở cho tờ khai, phiếu lương, sao kê ngân hàng, hồ sơ kinh doanh và những loại khác. Tài liệu nào không có quy định chính thức sẽ được đánh dấu.
- Nhập năm hoặc ngày. Phần lớn quy định tính từ năm tính thuế hoặc từ ngày bạn nộp tờ khai. Công cụ sẽ hỏi đúng thứ mà quy định đó cần.
- Đọc ngày giữ đến và các ngoại lệ. Bạn nhận được ngày giữ đến, quy định diễn đạt bằng lời đơn giản, những trường hợp phải giữ lâu hơn, và nguồn chính thức. Thêm lời nhắc vào Lịch nếu bạn muốn.