Bạn không cần tải bất kỳ ứng dụng nào. iPhone của bạn đã được trang bị công cụ quét tài liệu thực sự tốt trong nhiều năm — nó chỉ ẩn bên trong những ứng dụng mà bạn chưa để ý.
Đây là phiên bản 30 giây, sau đó là chi tiết.
Câu trả lời nhanh: quét tài liệu bằng ứng dụng Ghi chú
- Mở Ghi chú và bắt đầu ghi chú mới (hoặc mở bất kỳ ghi chú hiện có nào).
- Nhấn biểu tượng camera phía trên bàn phím.
- Chọn Quét tài liệu.
- Giữ điện thoại phía trên trang. Camera sẽ tìm các cạnh, tự động chụp, rồi cắt và làm thẳng trang cho bạn.
- Tiếp tục — mỗi trang mới bạn di chuyển qua đều được thêm vào bản quét chung.
- Nhấn Lưu khi bạn hoàn tất.
Đó là tất cả. Bản quét nằm trong ghi chú, và bạn có thể nhấn vào nó, nhấn nút chia sẻ, và gửi nó ở bất kỳ đâu dưới dạng PDF — email, Tin nhắn, Tệp, hoặc hộp thoại in.
Nếu chế độ chụp tự động hơi chập chờn (điều này xảy ra với giấy bóng hoặc nền lộn xộn), hãy tự tay nhấn nút chụp, sau đó kéo các góc để sửa khung cắt trước khi nhấn Giữ bản quét.
Tính năng tích hợp khác: quét trực tiếp thành PDF trong Tệp
Ghi chú rất hợp cho một lần quét nhanh gọn, nhưng bản quét lại bị mắc kẹt bên trong ghi chú. Nếu bạn muốn một tệp PDF thực sự trong một thư mục thực sự, ứng dụng Tệp có công cụ quét giống nhau nhưng cho kết quả tốt hơn ở khâu cuối:
- Mở Tệp và nhấn tab Duyệt.
- Nhấn menu ba chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Chọn Quét tài liệu.
- Chụp các trang của bạn chính xác như trong Ghi chú, sau đó nhấn Lưu.
- Chọn một thư mục — iCloud Drive, Trên iPhone của tôi, hoặc bất kỳ nơi nào — và bản quét sẽ lưu ở đó dưới dạng PDF, sẵn sàng đính kèm hoặc chia sẻ.
Camera giống nhau, tự động cắt giống nhau, nhưng bạn bỏ qua được bước “giờ phải lấy nó ra khỏi Ghi chú”. Nếu bạn có sẵn những bức ảnh cũ chụp tài liệu chứ không phải giấy trước mặt, đó là một việc khác — đây là cách chuyển ảnh thành PDF trên iPhone mà không cần in gì cả.
Mẹo camera: sự khác biệt giữa “quét tài liệu” và “ảnh xám mờ”
Công cụ quét chỉ tốt bằng những gì camera nhìn thấy. Năm điều giúp sửa chữa hầu hết mọi bản quét xấu:
- Ánh sáng từ bên cạnh, không phải từ phía sau bạn. Đứng sao cho bóng của riêng bạn không rơi lên trang. Bàn gần cửa sổ vào ban ngày tốt hơn bất kỳ ánh sáng trên cao nào.
- Bề mặt phẳng, nền tương phản. Giấy trắng trên bàn tối cho phép phát hiện cạnh khóa ngay lập tức. Giấy trắng trên quầy trắng khiến nó phải đoán.
- Làm phẳng trang. Hóa đơn hay bị cuộn. Ấn phẳng chúng trong vài giây trước, hoặc đè các góc bằng bất cứ thứ gì có sẵn gần đó. Trang giấy bị méo thì quét ra cũng méo.
- Giữ điện thoại song song với trang. Chụp lệch góc buộc phần mềm phải kéo giãn ảnh để nắn thẳng lại, và phần chữ là thứ chịu thiệt.
- Giấy bóng: loại bỏ chói sáng. Nghiêng trang (không phải điện thoại) một chút cho đến khi vết sáng chói trượt ra khỏi phần văn bản, hoặc di chuyển ra khỏi nguồn sáng.
Làm đúng những điều đó và công cụ quét tích hợp tạo ra bản quét đủ tốt cho hầu hết mọi thứ — đơn xin visa, báo cáo chi phí, yêu cầu bảo hành.
Nơi công cụ quét tích hợp ngừng hỗ trợ
Đây là phần thực lòng. Ghi chú và Tệp giải quyết được việc chụp một tài liệu. Nhưng phần việc sau đó thì chúng làm được rất ít.
Mỗi bản quét bạn tạo đều cần một tên — và “Tài liệu quét 14” là thứ bạn nhận được nếu không đặt tên. Nó cần một chỗ để lưu: một ghi chú, một thư mục, hay cấu trúc nào đó bạn tự tổ chức rồi phải nhớ lại. Vài tháng sau, tìm được nó hay không phụ thuộc vào việc bạn có đặt tên sao cho bản thân tương lai còn tìm kiếm được hay không. Ghi chú có thể tìm một số văn bản bên trong bản quét, điều này có ích — cho đến khi bạn cần tìm “biên lai cho cái hàng tôi đã trả lại”, nhưng câu đó không được in trên biên lai.
Ở mức ba tài liệu, chuyện này chẳng quan trọng. Nhưng ở mức một trăm năm mươi tài liệu — tương đương một hoặc hai năm biên lai, hóa đơn, thư bảo hiểm, và mẫu đơn học tập — thì quét chưa bao giờ là phần khó. Sắp xếp lưu trữ mới là phần khó. Nếu lượng tài liệu của bạn ở giai đoạn đó, tổ chức tài liệu giấy tại nhà hướng dẫn qua một hệ thống không sụp đổ vào tháng Ba.
Khi nào bạn sẽ muốn có một ứng dụng tài liệu thực sự
Đây là khoảng trống mà Paperlock được xây dựng. Bạn quét tài liệu cùng một cách — chỉ camera, nó sẽ cắt và kéo thẳng, đa trang hoạt động bình thường — nhưng bạn không cần bước đặt tên hay lưu trữ. Ứng dụng đọc mỗi tài liệu khi nó đến: là cái gì, ai gửi, ngày tháng, số tiền, khi nào hết hạn. Hóa đơn tiền điện của bạn tự động được lưu với tiêu đề như thứ bạn sẽ gõ vào khi bạn cẩn thận nhất, và sau đó bạn chỉ cần hỏi — “hóa đơn tiền điện tháng ba là bao nhiêu?” — là nhận được câu trả lời kèm tài liệu gốc. Mọi thứ được bảo vệ bởi Face ID thay vì lưu trong danh sách ghi chú, và bất kỳ tài liệu nào có ngày hết hạn đều nhắc nhở bạn trước khi hết hạn. Đó là ý tưởng chính của ứng dụng, và nó sắp ra mắt trên iPhone.
Để công bằng với các công cụ tích hợp: nếu bạn quét một vài tài liệu mỗi năm và biết chính xác nơi bạn lưu chúng, Ghi chú và Tệp là miễn phí, đã có sẵn trên máy, và hoàn toàn ổn. Những ưu nhược điểm phức tạp hơn một đoạn, nên chúng tôi đã viết bài so sánh chi tiết: Paperlock vs Apple Notes scanning.
Tham khảo nhanh
| Bạn muốn… | Dùng |
|---|---|
| Quét một lần, gửi đi, quên đi | Ghi chú |
| Quét trực tiếp thành PDF trong thư mục | Tệp |
| Chuyển ảnh hiện có thành PDF | Ảnh + Tệp (các bước tại đây) |
| Quét nhiều và không bao giờ đặt tên hay lưu trữ | Paperlock (sắp ra mắt) |
| Giữ tài liệu nhạy cảm phía sau Face ID | Paperlock (sắp ra mắt) |
Dù bạn chọn cái gì, thói quen quan trọng hơn công cụ: quét các tài liệu khi chúng trong tay bạn, không phải khi bạn cần. Giấy bạn quét tháng bảy chỉ cách một lần tìm kiếm vào tháng mười một. Giấy bạn định quét nhưng chưa quét thì đang nằm trong một cái túi nào đó, và bạn chỉ biết đúng là cái túi đó thôi.