Cách tính thời gian cần giữ một hồ sơ thuế
- Chọn quốc gia. Chọn quốc gia có cơ quan thuế mà hồ sơ này liên quan — nơi bạn nộp tờ khai thuế.
- Chọn loại tài liệu. Tờ khai thuế, hóa đơn làm cơ sở cho tờ khai, phiếu lương, sao kê ngân hàng, hồ sơ kinh doanh và những loại khác. Tài liệu nào không có quy định chính thức sẽ được đánh dấu.
- Nhập năm hoặc ngày. Phần lớn quy định tính từ năm tính thuế hoặc từ ngày bạn nộp tờ khai. Công cụ sẽ hỏi đúng thứ mà quy định đó cần.
- Đọc ngày giữ đến và các ngoại lệ. Bạn nhận được ngày giữ đến, quy định diễn đạt bằng lời đơn giản, những trường hợp phải giữ lâu hơn, và nguồn chính thức. Thêm lời nhắc vào Lịch nếu bạn muốn.
Công cụ này làm gì
- 13 quốc gia: Mỹ, Anh, Canada, Úc, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Ý, Hà Lan, Ireland, New Zealand, Nhật Bản và Mexico
- Tờ khai thuế, hóa đơn, phiếu lương, sao kê ngân hàng, hồ sơ kinh doanh, hồ sơ lương, hồ sơ bất động sản, hồ sơ y tế và hóa đơn mua hàng
- Cho bạn ngày giữ đến cụ thể, tính theo cách mỗi quy định đếm thời gian — từ ngày nộp tờ khai, từ cuối năm tính thuế, hoặc từ một hạn chót
- Liệt kê các ngoại lệ khiến bạn phải giữ lâu hơn (khai thiếu thu nhập, nộp tờ khai trễ, khiếu nại)
- Nói thẳng khi không có quy định chính thức, thay vì tự bịa ra một quy định
- Mỗi câu trả lời đều liên kết tới trang chính thức và ngày chúng tôi kiểm tra; có thể thêm lời nhắc “hủy tài liệu” vào Lịch của bạn
Lưu giữ hồ sơ thuế bao lâu, theo từng quốc gia
Câu trả lời ngắn cho mỗi quốc gia, lấy từ trang của chính cơ quan thuế nước đó (kiểm tra ngày 5 tháng 10 năm 2026). Hãy dùng công cụ tính ở trên để biết ngày chính xác và các ngoại lệ.
| Quốc gia | Hồ sơ thuế cá nhân | Hồ sơ kinh doanh |
|---|---|---|
| Hoa Kỳ (IRS) | 3 năm kể từ ngày nộp (6 năm nếu bạn bỏ sót hơn 25 % thu nhập; 7 năm với chứng khoán mất giá trị hoặc nợ xấu) | 3 năm kể từ ngày nộp |
| Vương quốc Anh (HMRC) | 22 tháng sau khi kết thúc năm tính thuế (5 tháng 4) | 5 năm sau hạn chót 31 tháng 1 |
| Canada (CRA) | 6 năm kể từ cuối năm tính thuế | 6 năm kể từ cuối năm tính thuế |
| Úc (ATO) | 5 năm kể từ ngày nộp tờ khai | 5 năm kể từ ngày lập hồ sơ hoặc giao dịch |
| Đức (§ 147 AO) | Cá nhân không có nghĩa vụ chung | Sổ sách 10 năm, hóa đơn và chứng từ 8 năm |
| Pháp | Đến hết năm thứ 3 sau năm tính thuế | Hồ sơ kế toán 10 năm |
| Tây Ban Nha | 4 năm sau khi thời hạn nộp kết thúc | Hóa đơn 4 năm, sổ sách 6 năm |
| Ý | Đến ngày 31 tháng 12 của năm thứ 5 sau khi nộp | — |
| Hà Lan | Không có nghĩa vụ pháp lý; khuyên giữ 5 năm | 7 năm |
| Ireland (Revenue) | 6 năm kể từ ngày giao dịch | 6 năm kể từ ngày giao dịch |
| New Zealand (IRD) | — | 7 năm tính thuế |
| Nhật Bản (NTA) | — | Sổ sách 7 năm, biên lai và hóa đơn 5 năm |
| Mexico (CFF điều 30) | 5 năm kể từ ngày nộp | 5 năm kể từ ngày nộp |
Vì sao các ngày khác nhau: mỗi quy định tính từ mốc nào
Quy định lưu giữ bám theo khoảng thời gian cơ quan thuế còn có thể chất vấn một tờ khai. Mỹ tính 3 năm từ ngày bạn nộp (tờ khai nộp sớm được tính như nộp vào ngày đến hạn, 15 tháng 4). Anh tính từ cuối năm tính thuế vào ngày 5 tháng 4, hoặc từ hạn chót nộp tờ khai ngày 31 tháng 1 nếu bạn tự kinh doanh. Canada tính từ cuối năm tính thuế, Úc từ ngày bạn nộp, Đức từ cuối năm dương lịch mà hồ sơ được lập. Công cụ tính sẵn phép tính này cho bạn.
Khi nào bạn phải giữ hồ sơ lâu hơn
- Bạn khai thiếu thu nhập hoặc nộp tờ khai trễ — thời gian tính sẽ dài hơn hoặc bắt đầu lại.
- Bạn đang bị kiểm tra thuế, khiếu nại hoặc kháng cáo — hãy giữ mọi thứ cho đến khi vụ việc được giải quyết.
- Bất động sản và khoản đầu tư — hãy giữ hồ sơ mua cho đến hết thời hạn sau khi bạn bán chúng.
- Những hồ sơ mà quy định thuế không đề cập — bảo hiểm, lương hưu, bảo hành — có thể cần giữ vì những lý do khác.
Lưu trên iPhone thay vì trong hộp giấy
Ở những nơi cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ điện tử, bạn có thể quét hồ sơ giấy bằng iPhone (Ghi chú hoặc Tệp → Quét tài liệu) và lưu thành PDF — xem cách quét tài liệu trên iPhone. Hướng dẫn của chúng tôi về những giấy tờ nên giữ và giữ trong bao lâu bao quát các giấy tờ gia đình ngoài thuế, và sắp xếp tài liệu thuế quanh năm giới thiệu một cách làm đơn giản. Để gộp ảnh chụp hóa đơn thành một tệp PDF, xem cách biến ảnh thành PDF trên iPhone.
Paperlock giúp được gì
Paperlock, ứng dụng iPhone của chúng tôi, giữ các hóa đơn đã quét và giấy tờ thuế trong một kho khóa bằng Face ID, đọc xem mỗi tài liệu là gì, của ai, ngày nào và số tiền bao nhiêu, rồi tìm lại khi bạn hỏi — “cho tôi xem hóa đơn thuế nhà đất năm ngoái”. Paperlock không nói cho bạn biết khi nào nên hủy tài liệu; việc đó là của công cụ tính này.