Hồ sơ thuế ở Đức phải giữ bao lâu?
Với doanh nghiệp, § 147 AO quy định 10 năm cho sổ sách và báo cáo tài chính năm, và 8 năm cho hóa đơn và chứng từ kế toán (rút ngắn từ 10 năm vào năm 2025), tính từ cuối năm dương lịch. Cá nhân không có nghĩa vụ chung, trừ 2 năm cho hóa đơn công việc làm trên nhà hoặc đất (§ 14b UStG) và 6 năm nếu thu nhập vượt €500.000 mỗi năm.
Mọi quy định ở Đức, kèm ví dụ
Lấy từ các trang chính thức được liên kết ở mỗi dòng, kiểm tra ngày 5 tháng 10, 2026. Cột ví dụ cho biết ngày giữ đến của năm tính thuế 2025 ở những nơi quy định có nêu ngày.
| Tài liệu | Quy định chính thức | Ví dụ (2025) | Nguồn |
|---|---|---|---|
| Tờ khai thuế (bản của bạn) | Luật thuế Đức không đặt ra nghĩa vụ lưu giữ chung cho cá nhân — các thời hạn của § 147 AO áp dụng cho doanh nghiệp. Ngoại lệ: nếu thu nhập từ làm công ăn lương, cho thuê hoặc đầu tư của bạn vượt €500.000 mỗi năm, hãy giữ hồ sơ liên quan trong 6 năm (§ 147a AO). Lâu hơn nếu: Giữ chúng cho đến khi thông báo ấn định thuế (Steuerbescheid) của bạn trở thành cuối cùng là hợp lý, vì bạn có thể phải chứng minh các con số nếu cơ quan thuế hỏi | không có nghĩa vụ pháp lý | gesetze-im-internet.de |
| Hóa đơn, chứng từ làm cơ sở cho tờ khai | Luật thuế Đức không đặt ra nghĩa vụ lưu giữ chung cho cá nhân — các thời hạn của § 147 AO áp dụng cho doanh nghiệp. Ngoại lệ: nếu thu nhập từ làm công ăn lương, cho thuê hoặc đầu tư của bạn vượt €500.000 mỗi năm, hãy giữ hồ sơ liên quan trong 6 năm (§ 147a AO). Lâu hơn nếu: Giữ chúng cho đến khi thông báo ấn định thuế (Steuerbescheid) của bạn trở thành cuối cùng là hợp lý, vì bạn có thể phải chứng minh các con số nếu cơ quan thuế hỏi | không có nghĩa vụ pháp lý | gesetze-im-internet.de |
| Phiếu lương, W-2, P60 | Luật thuế Đức không đặt ra nghĩa vụ lưu giữ chung cho cá nhân — các thời hạn của § 147 AO áp dụng cho doanh nghiệp. Ngoại lệ: nếu thu nhập từ làm công ăn lương, cho thuê hoặc đầu tư của bạn vượt €500.000 mỗi năm, hãy giữ hồ sơ liên quan trong 6 năm (§ 147a AO). Lâu hơn nếu: Giữ chúng cho đến khi thông báo ấn định thuế (Steuerbescheid) của bạn trở thành cuối cùng là hợp lý, vì bạn có thể phải chứng minh các con số nếu cơ quan thuế hỏi | không có nghĩa vụ pháp lý | gesetze-im-internet.de |
| Sao kê ngân hàng | Luật thuế Đức không đặt ra nghĩa vụ lưu giữ chung cho cá nhân — các thời hạn của § 147 AO áp dụng cho doanh nghiệp. Ngoại lệ: nếu thu nhập từ làm công ăn lương, cho thuê hoặc đầu tư của bạn vượt €500.000 mỗi năm, hãy giữ hồ sơ liên quan trong 6 năm (§ 147a AO). Lâu hơn nếu: Giữ chúng cho đến khi thông báo ấn định thuế (Steuerbescheid) của bạn trở thành cuối cùng là hợp lý, vì bạn có thể phải chứng minh các con số nếu cơ quan thuế hỏi | không có nghĩa vụ pháp lý | gesetze-im-internet.de |
| Sổ sách và hồ sơ kinh doanh (tự kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ) | Sổ sách, hồ sơ, bảng kiểm kê và báo cáo tài chính năm: 10 năm, tính từ cuối năm dương lịch của bút toán cuối cùng (§ 147 AO). Lâu hơn nếu: Chứng từ kế toán (Buchungsbelege) và hóa đơn: 8 năm; Thư từ kinh doanh và các tài liệu khác liên quan đến thuế: 6 năm; Thời hạn chưa kết thúc chừng nào thời hạn ấn định thuế vẫn còn mở | đến 31 tháng 12, 2035 | gesetze-im-internet.de |
| Hóa đơn và biên lai kinh doanh | Hóa đơn đã phát hành và đã nhận, cùng chứng từ kế toán: 8 năm kể từ cuối năm dương lịch mà chúng được lập (§ 14b UStG, § 147 AO). Thời hạn này được rút ngắn từ 10 xuống 8 năm vào năm 2025. Lâu hơn nếu: Với các tài liệu đã bắt đầu tính thời hạn vào ngày 1 tháng 1 năm 2025, hãy hỏi cố vấn thuế về quy định chuyển tiếp | đến 31 tháng 12, 2033 | gesetze-im-internet.de |
| Hồ sơ mua nhà và bất động sản | Hộ gia đình: hãy giữ hóa đơn cho công việc làm trên nhà hoặc đất (thợ, sửa chữa, bảo trì) trong 2 năm kể từ cuối năm lập hóa đơn (§ 14b UStG). | đến 31 tháng 12, 2027 | gesetze-im-internet.de |
| Hóa đơn mua hàng (để bảo hành) | Quyền yêu cầu khắc phục lỗi hết thời hiệu sau 2 năm kể từ ngày giao hàng (5 năm với công trình xây dựng và vật liệu xây dựng), nên hãy giữ hóa đơn ít nhất chừng đó thời gian (§ 438 BGB). | từ 30 tháng 6, 2025: đến 30 tháng 6, 2027 | gesetze-im-internet.de |
Chúng tôi không tìm thấy quy định lưu giữ chính thức nào ở Đức cho: hồ sơ lương (nếu bạn thuê nhân viên), hồ sơ và hóa đơn y tế. Hãy giữ những tài liệu đó chừng nào chúng còn có thể cần đến — cho một yêu cầu bồi thường, bảo hành hoặc một lần bán.
Lưu trên điện thoại thay vì trong hộp giấy
Bản quét không chiếm chỗ và dễ tìm hơn khi cơ quan thuế hỏi đến. Danh sách đầy đủ các giấy tờ trong gia đình và thời gian giữ từng loại có trong những giấy tờ nên giữ và giữ trong bao lâu; cách quét xem cách quét tài liệu trên iPhone. Với các quốc gia khác, hãy dùng công cụ tính thời hạn lưu giữ hồ sơ.
Thông tin chung từ các nguồn chính thức, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định thay đổi và hoàn cảnh của bạn có thể có thêm ngoại lệ — trang chính thức được liên kết là căn cứ cuối cùng.
Cách tính thời gian cần giữ một hồ sơ thuế
- Chọn quốc gia. Chọn quốc gia có cơ quan thuế mà hồ sơ này liên quan — nơi bạn nộp tờ khai thuế.
- Chọn loại tài liệu. Tờ khai thuế, hóa đơn làm cơ sở cho tờ khai, phiếu lương, sao kê ngân hàng, hồ sơ kinh doanh và những loại khác. Tài liệu nào không có quy định chính thức sẽ được đánh dấu.
- Nhập năm hoặc ngày. Phần lớn quy định tính từ năm tính thuế hoặc từ ngày bạn nộp tờ khai. Công cụ sẽ hỏi đúng thứ mà quy định đó cần.
- Đọc ngày giữ đến và các ngoại lệ. Bạn nhận được ngày giữ đến, quy định diễn đạt bằng lời đơn giản, những trường hợp phải giữ lâu hơn, và nguồn chính thức. Thêm lời nhắc vào Lịch nếu bạn muốn.