Cẩm nang

Cẩm nang cho người ngập trong giấy tờ

Không thuật ngữ chuyên môn, không hệ thống 40 bước mà bạn sẽ bỏ cuộc trước thứ Sáu. Chỉ có câu trả lời thiết thực cho những rắc rối giấy tờ ai cũng gặp.

Cách chia sẻ tài liệu từ iPhone mà không tiết lộ quá nhiềuCách gửi hợp đồng, thẻ bảo hiểm hoặc CMND từ iPhone an toàn: chia sẻ dưới dạng PDF, che giấu thông tin không cần, và biết khi nào dùng link thay vì đính kèm. Cách chuyển ảnh thành PDF trên iPhone (năm cách có sẵn, không cần cài app)Chuyển ảnh JPG, HEIC hay PNG thành PDF trên iPhone mà không cần cài gì: mẹo in từ Ảnh, lệnh Tạo PDF trong Tệp, Ghi chú, một phím tắt, và một công cụ web. Cách gửi giấy tờ quan trọng qua email mà không phải hối hận sau nàyCách gửi giấy tờ quan trọng qua email an toàn: đặt mật khẩu cho PDF, gửi mật khẩu bằng đường khác, che bớt thông tin họ không cần, xóa bản đã gửi. Cách kiểm tra ngày hết hạn bằng lái xe (và gia hạn trước khi nó gây rắc rối)Ngày hết hạn nằm ở đâu trên bằng lái xe ở Mỹ, Anh và EU, bằng lái có hạn bao lâu ở từng nước, chuyện gì xảy ra nếu lái xe khi bằng đã hết hạn, và cách gia hạn trước khi cửa sổ đó đóng lại. Cách kiểm tra ngày hết hạn hộ chiếu của bạn (trước khi nó làm hỏng chuyến đi)Nơi tìm ngày hết hạn hộ chiếu, vì sao quy định “còn hiệu lực sáu tháng” quan trọng, thời gian gia hạn, và cách để bạn không bao giờ biết tin này tại sân bay. Cách lưu giữ các tài liệu bảo hiểm trên điện thoại của bạn (và tìm chúng trong 10 giây)Tài liệu bảo hiểm nào cần lưu trên điện thoại, cách quét đúng cách, và cách tránh bỏ lỡ ngày gia hạn trước khi hợp đồng tự động hết hạn. Cách lưu hồ sơ tiêm chủng trên iPhone (bao gồm cả tiêm cho trẻ em)Hồ sơ tiêm chủng nằm ở đâu, khi các trường học và trại hè yêu cầu, và cách đưa thẻ vàng cùng mọi giấy in từ phòng khám lên iPhone của bạn. Cách quét hóa đơn để sau này thực sự tìm lại đượcQuét hóa đơn bằng iPhone trong chưa đầy một phút, cứu những tờ đã mờ hay nhàu nát, xử lý hóa đơn dài ngoẵng, và cất chúng đúng chỗ để việc thuế má và đổi trả không còn là cực hình. Cách quét tài liệu trên iPhone (không cần ứng dụng bổ sung — và lúc nào bạn sẽ muốn có)Quét tài liệu trên iPhone miễn phí bằng Ghi chú hoặc Tệp — các bước cụ thể, mẹo chụp rõ nét, và giới hạn của công cụ quét tích hợp khi tài liệu chất đống. Cách sao lưu tài liệu quan trọng (quy tắc 3-2-1 cho mọi người)Quy tắc 3-2-1 áp dụng cho tài liệu giấy: những gốc nào cần lưu giữ an toàn, những gốc nào chỉ cần bản sao, và cách lưu giữ bản sao ngoài địa điểm. Cách theo dõi bảo hành (trước khi sự cố xảy ra)Hệ thống ba bước để theo dõi bảo hành: lưu hóa đơn mua hàng, ghi lại thời hạn bảo hành, và đặt nhắc nhở — để bạn không bao giờ mất hỏng sửa chữa miễn phí. Cách tìm hóa đơn ẩn trong ảnh iPhone của bạnCác thuật ngữ tìm kiếm Ảnh, mẹo Live Text, và bộ lọc album giúp bạn tìm thấy hóa đơn bị chôn trong camera roll — cùng cách tìm hết tất cả cùng một lúc. Cách tìm kiếm văn bản trong ảnh iPhone của bạn (và tại sao nó bỏ lỡ những thứ)Dùng tìm kiếm Photos và Live Text để tìm từ trong ảnh — tại sao chữ viết tay, độc, và từ bị quên vẫn xuyên qua, và cách giải quyết. Cách tổ chức hồ sơ y tế mà không cần tủ lưu trữBiết hồ sơ y tế nào cần giữ lại, tại sao chúng quan trọng với các bác sĩ mới và tranh chấp hóa đơn, và cách lưu trữ chúng riêng tư trên iPhone. Cách tổ chức tài liệu giấy ở nhà: một hệ thống cho người bình thườngHệ thống bốn hộp để tổ chức giấy tờ ở nhà — giấy cần xử lý, lưu giữ vĩnh viễn, lưu giữ tạm thời, tiêu hủy — cộng các bản gốc phải là giấy và lớp kỹ thuật số. Cách tốt nhất để lưu trữ hóa đơn điện tử (cách bạn sẽ thực sự tiếp tục làm)Tại sao hệ thống lưu trữ hóa đơn sụp đổ, thói quen duy nhất tồn tại với cuộc sống thực, những hóa đơn nào nên giữ hay loại bỏ, và cách tìm kiếm được chúng khi cần. Dọn dẹp kỹ thuật số: đưa tài liệu ra khỏi Thư viện ảnhQuy trình một giờ để tìm các hóa đơn, giấy tờ tùy thân, và mật khẩu wifi ẩn trong ảnh iPhone, quyết định những gì cần giữ, và di chuyển tất cả đến nơi an toàn. Face ID và tài liệu của bạn: ứng dụng khóa thực sự bảo vệ điều gìKhóa Face ID ứng dụng bảo vệ bạn khỏi điều gì, tại sao mật khẩu điện thoại không đủ cho tài liệu nhạy cảm, và cách thêm khóa thứ hai trên iPhone. Hạn thị thực và giấy phép cư trú: cách theo dõi và gia hạn không để bị gián đoạnNgày hết hạn nằm ở đâu trên thị thực hay thẻ cư trú, vì sao ngày thật sự quan trọng lại đến sớm hơn ngày in trên giấy, ở quá hạn sẽ tốn kém những gì, và một lộ trình gia hạn thong thả giúp bạn luôn hợp pháp. Hộ chiếu có hạn bao lâu? Thời hạn cho người lớn và trẻ em theo từng nướcThời hạn hộ chiếu cho người lớn và trẻ em ở 25 nước, vì sao hộ chiếu trẻ em có hạn ngắn hơn, khi nào bạn được gia hạn sớm, và vì sao hộ chiếu ngừng hữu dụng từ nhiều tháng trước ngày ghi trên đó. Hộ chiếu hết hạn: vẫn dùng được để làm gì, và cách làm lại thật nhanhHộ chiếu hết hạn vẫn còn dùng được cho việc gì, không dùng được cho việc gì, cách gia hạn từ một cuốn đã hết hạn, các phương án làm nhanh và khẩn cấp thật sự nhanh đến đâu, và cách để lần sau không bị bất ngờ ở sân bay nữa. Mọi ngày hết hạn đáng để theo dõi (và nên hành động trước bao lâu cho từng loại)Danh sách kiểm tra 20 ngày hết hạn trong một hộ gia đình bình thường, từ hộ chiếu đến máy báo khói, kèm thời hạn thông thường của từng loại, nên hành động trước bao lâu, và cách gom hết vào một chỗ chỉ trong năm phút. Nên giữ tài liệu bao lâu: bảng thời hạn lưu giữ (hồ sơ thuế, bảng kê ngân hàng, y tế, bảo hiểm, và những gì nên hủy)Một bảng có thể in về thời gian nên giữ hồ sơ thuế, bảng kê ngân hàng, phiếu lương, hồ sơ y tế, bảo hiểm và giấy tờ xe tại Mỹ, cùng những gì an toàn để hủy. Nơi cất giữ giấy tờ quan trọng: cách chọn và cách sắp xếp để thực sự tìm được khi cầnCách chọn nơi cất giấy tờ quan trọng — túi nhiều ngăn, bìa hồ sơ, túi chống cháy hay két sắt — kẻ nhãn theo từng lĩnh vực cuộc sống, và giữ một bản số có khóa. OCR là gì? Giải thích đơn giản cho những người chỉ muốn tìm kiếmOCR giúp máy tính chuyển ảnh chứa chữ thành chữ có thể tìm kiếm. Dưới đây là những nơi bạn sử dụng nó hàng ngày, nơi nó gặp hạn chế, và bước tiếp theo sau OCR. Quy tắc hộ chiếu còn hạn sáu tháng: nước nào áp dụng, và cách kiểm tra hộ chiếu của bạnNước nào yêu cầu hộ chiếu còn hạn sáu tháng, nước nào tính từ ngày đến hay ngày rời đi, vì sao khối Schengen lại khác, và cách đối chiếu hộ chiếu của bạn với một chuyến đi chỉ trong hai phút. Sổ tay khẩn cấp: cần bỏ gì vào, checklist in được, và bản số luôn đi cùng bạnSổ tay khẩn cấp là gì, checklist in được liệt kê đồ cần bỏ vào theo từng nhóm, nên để ở đâu, kế hoạch làm trong một giờ, và cách thêm bản số. Tài liệu quan trọng cho người cao tuổi: danh sách đầy đủ, bốn giấy tờ pháp lý, và nơi lưu giữ tất cảDanh sách tài liệu quan trọng cho người cao tuổi: bốn giấy tờ pháp lý, hồ sơ tài chính và y tế, nơi lưu giữ bản gốc, và cách trao đổi với cha mẹ về việc này. Ứng dụng quét tài liệu có an toàn không? Điều gì phân biệt một ứng dụng quét an toàn với một ứng dụng đáng ngạiỨng dụng quét tài liệu có an toàn không? Phần lớn là có — đây là những gì phân biệt một ứng dụng an toàn với một ứng dụng đáng ngại, kèm bảy điều cần kiểm tra trước khi bạn quét giấy tờ tùy thân.