Como descobrir por quanto tempo guardar um documento fiscal
- Escolha o país. Selecione o país da autoridade tributária a que o documento se refere, ou seja, onde você entrega a declaração.
- Escolha o documento. Declaração de imposto, recibos que a sustentam, contracheques, extratos bancários, registros comerciais e assim por diante. Documentos sem regra oficial aparecem marcados.
- Informe o ano ou a data. A maioria das regras conta a partir do ano fiscal ou do dia em que você entregou a declaração. A ferramenta pede o que essa regra precisa.
- Leia a data e as exceções. Você recebe a data até quando guardar, a regra em palavras simples, os casos em que é preciso guardar por mais tempo e a fonte oficial. Se quiser, adicione um lembrete ao calendário.
O que faz
- 13 países: EUA, Reino Unido, Canadá, Austrália, Alemanha, França, Espanha, Itália, Países Baixos, Irlanda, Nova Zelândia, Japão e México
- Declarações de imposto, recibos, contracheques, extratos bancários, registros comerciais, folha de pagamento, imóveis, registros médicos e comprovantes de compra
- Dá a data exata até quando guardar, calculada do jeito que cada regra conta: a partir da entrega, do fim do ano fiscal ou de um prazo
- Lista as exceções que obrigam a guardar por mais tempo (renda declarada a menos, declarações atrasadas, recursos)
- Diz claramente quando não existe regra oficial, em vez de inventar uma
- Liga cada resposta à página oficial e à data em que a conferimos; adicione ao seu calendário um lembrete de “triturar”
Quanto tempo guardar documentos fiscais, por país
A resposta curta para cada país, tirada da página da própria autoridade tributária (consultada em 5 de outubro de 2026). Use a calculadora acima para obter a data exata e as exceções.
| País | Documentos fiscais pessoais | Registros comerciais |
|---|---|---|
| Estados Unidos (IRS) | 3 anos a partir da entrega (6 se você deixou de declarar mais de 25% da renda; 7 para títulos sem valor ou dívidas incobráveis) | 3 anos a partir da entrega |
| Reino Unido (HMRC) | 22 meses após o fim do ano fiscal (5 de abril) | 5 anos após o prazo de 31 de janeiro |
| Canadá (CRA) | 6 anos a partir do fim do ano fiscal | 6 anos a partir do fim do ano fiscal |
| Austrália (ATO) | 5 anos a partir da apresentação da declaração | 5 anos a partir do registro ou da transação |
| Alemanha (§ 147 AO) | Sem dever geral para pessoas físicas | Livros 10 anos, notas fiscais e comprovantes 8 anos |
| França | Até o fim do 3º ano após o ano fiscal | Registros contábeis 10 anos |
| Espanha | 4 anos após o fim do período de entrega | Notas fiscais 4 anos, livros 6 anos |
| Itália | Até 31 de dezembro do 5º ano após a entrega | — |
| Países Baixos | Sem dever legal; recomendados 5 anos | 7 anos |
| Irlanda (Revenue) | 6 anos a partir da transação | 6 anos a partir da transação |
| Nova Zelândia (IRD) | — | 7 anos fiscais |
| Japão (NTA) | — | Livros 7 anos, recibos e notas fiscais 5 anos |
| México (CFF art. 30) | 5 anos a partir da entrega | 5 anos a partir da entrega |
Por que as datas variam: a partir de quando cada regra conta
As regras de guarda seguem o tempo em que a Receita ainda pode questionar uma declaração. Os EUA contam 3 anos a partir do dia em que você entregou (uma declaração entregue antes conta como entregue na data de vencimento, 15 de abril). O Reino Unido conta a partir do fim do ano fiscal, em 5 de abril, ou do prazo de 31 de janeiro se você é autônomo. O Canadá conta a partir do fim do ano fiscal, a Austrália a partir do dia em que você apresentou a declaração, a Alemanha a partir do fim do ano-calendário em que o registro foi feito. A calculadora faz essa conta por você.
Quando você precisa guardar por mais tempo
- Você declarou renda a menos ou entregou a declaração com atraso: o prazo corre por mais tempo ou recomeça.
- Você está em uma auditoria, contestação ou recurso: guarde tudo até que seja resolvido.
- Imóveis e investimentos: guarde os registros de compra até o período seguinte à venda.
- Registros que as regras fiscais não cobrem, como seguros, previdência e garantias, podem precisar ser guardados por outros motivos.
Guarde no iPhone em vez de numa caixa
Onde a sua autoridade tributária aceita registros eletrônicos, você pode escanear os de papel com o iPhone (Notas ou Arquivos → Escanear Documentos) e guardá-los como PDF; veja como escanear documentos no iPhone. Nosso guia sobre quais documentos guardar e por quanto tempo cobre os papéis de casa além dos fiscais, e organizar documentos fiscais o ano todo mostra um sistema simples. Para transformar fotos de recibos em um único PDF, veja como transformar fotos em PDF no iPhone.
Onde o Paperlock entra
O Paperlock, nosso aplicativo para iPhone, guarda recibos escaneados e papéis fiscais em um cofre protegido por Face ID, lê o que cada um é, de quem é, a data e o valor, e o encontra quando você pergunta: “mostre a conta do IPTU do ano passado”. Ele não diz quando triturar; para isso existe esta calculadora.