So findest du heraus, wie lange du Steuerunterlagen aufbewahren musst
- Das Land wählen. Wähle das Land, dessen Steuerbehörde die Unterlage betrifft — das Land, in dem du deine Steuererklärung abgibst.
- Das Dokument wählen. Steuererklärung, die Belege dazu, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Geschäftsunterlagen und so weiter. Dokumente ohne offizielle Regel sind markiert.
- Jahr oder Datum eingeben. Die meisten Regeln zählen ab dem Steuerjahr oder ab dem Tag der Abgabe. Das Tool fragt nach dem, was diese Regel braucht.
- Datum und Ausnahmen lesen. Du erhältst das Aufbewahrungsende, die Regel in einfachen Worten, die Fälle, in denen du länger aufbewahren musst, und die offizielle Quelle. Auf Wunsch fügst du eine Kalendererinnerung hinzu.
Was es kann
- 13 Länder: USA, Vereinigtes Königreich, Kanada, Australien, Deutschland, Frankreich, Spanien, Italien, Niederlande, Irland, Neuseeland, Japan und Mexiko
- Steuererklärungen, Belege, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Geschäftsunterlagen, Lohnunterlagen, Immobilien, Arztunterlagen und Kaufbelege
- Nennt das tatsächliche Aufbewahrungsende, berechnet danach, wie jede Regel zählt — ab Abgabe, ab Ende des Steuerjahrs oder ab einer Frist
- Listet die Ausnahmen auf, die dich zwingen, Unterlagen länger aufzubewahren (zu niedrig angegebenes Einkommen, verspätete Erklärungen, Einsprüche)
- Sagt klar, wenn es keine offizielle Regel gibt, statt eine zu erfinden
- Verlinkt jede Antwort mit der offiziellen Seite und dem Datum, an dem wir sie geprüft haben; mit einer „Schreddern“-Erinnerung für deinen Kalender
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen nach Land
Die Kurzantwort für jedes Land, von der Seite der jeweiligen Steuerbehörde (geprüft am 5. Oktober 2026). Das genaue Datum und die Ausnahmen liefert der Rechner oben.
| Land | Private Steuerunterlagen | Geschäftsunterlagen |
|---|---|---|
| USA (IRS) | 3 Jahre ab Abgabe der Steuererklärung (6, wenn du über 25 % des Einkommens weggelassen hast; 7 bei wertlosen Wertpapieren oder uneinbringlichen Forderungen) | 3 Jahre ab Abgabe der Steuererklärung |
| Vereinigtes Königreich (HMRC) | 22 Monate nach Ende des Steuerjahrs (5. April) | 5 Jahre nach der Frist am 31. Januar |
| Kanada (CRA) | 6 Jahre ab Ende des Steuerjahrs | 6 Jahre ab Ende des Steuerjahrs |
| Australien (ATO) | 5 Jahre ab Einreichung deiner Steuererklärung | 5 Jahre ab dem Beleg oder Geschäftsvorfall |
| Deutschland (§ 147 AO) | Keine allgemeine Pflicht für Privatpersonen | Bücher 10 Jahre, Rechnungen und Belege 8 Jahre |
| Frankreich | Bis zum Ende des 3. Jahres nach dem Steuerjahr | Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre |
| Spanien | 4 Jahre nach Ende der Abgabefrist | Rechnungen 4 Jahre, Bücher 6 Jahre |
| Italien | Bis 31. Dezember des 5. Jahres nach der Abgabe | — |
| Niederlande | Keine gesetzliche Pflicht; 5 Jahre empfohlen | 7 Jahre |
| Irland (Revenue) | 6 Jahre ab dem Geschäftsvorfall | 6 Jahre ab dem Geschäftsvorfall |
| Neuseeland (IRD) | — | 7 Steuerjahre |
| Japan (NTA) | — | Bücher 7 Jahre, Quittungen und Rechnungen 5 Jahre |
| Mexiko (CFF Art. 30) | 5 Jahre ab Abgabe | 5 Jahre ab Abgabe |
Warum die Daten abweichen: Ab wann jede Regel zählt
Aufbewahrungsfristen richten sich danach, wie lange das Finanzamt eine Steuererklärung noch hinterfragen kann. Die USA zählen 3 Jahre ab dem Tag, an dem du die Erklärung abgegeben hast (eine früh abgegebene Erklärung gilt als am Fälligkeitstag, dem 15. April, abgegeben). Das Vereinigte Königreich zählt ab dem Ende des Steuerjahrs am 5. April, bei Selbstständigen ab der Abgabefrist am 31. Januar. Kanada zählt ab dem Ende des Steuerjahrs, Australien ab dem Tag der Einreichung, Deutschland ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Diese Rechnerei übernimmt der Rechner für dich.
Wann du Unterlagen länger aufbewahren musst
- Du hast Einkommen zu niedrig angegeben oder die Erklärung zu spät abgegeben — die Frist läuft dann länger oder beginnt neu.
- Du steckst in einer Prüfung, einem Einspruch oder einem Rechtsmittelverfahren — bewahre alles auf, bis es abgeschlossen ist.
- Immobilien und Geldanlagen — bewahre die Kaufunterlagen bis nach Ablauf der Frist auf, die nach dem Verkauf beginnt.
- Unterlagen, die die Steuerregeln nicht erfassen — Versicherungen, Renten, Garantien — musst du womöglich aus anderen Gründen aufbewahren.
Auf dem iPhone statt im Karton aufbewahren
Wo deine Steuerbehörde elektronische Unterlagen akzeptiert, kannst du Papierbelege mit dem iPhone scannen (Notizen oder Dateien → Dokumente scannen) und als PDF aufbewahren — siehe Dokumente mit dem iPhone scannen. Welche Haushaltspapiere jenseits der Steuer du wie lange aufbewahren solltest, steht in unserem Leitfaden, und Steuerunterlagen das ganze Jahr über ordnen zeigt ein einfaches System. Wie du Fotos von Belegen in ein einziges PDF verwandelst, steht in Fotos auf dem iPhone in ein PDF umwandeln.
Wo Paperlock ins Spiel kommt
Paperlock, unsere iPhone-App, bewahrt gescannte Belege und Steuerunterlagen in einem mit Face ID gesperrten Tresor auf, erkennt, was jedes Dokument ist, von wem es stammt, welches Datum und welchen Betrag es nennt, und findet es, wenn du fragst — „zeig mir den Grundsteuerbescheid vom letzten Jahr“. Wann du schreddern darfst, sagt sie dir nicht; dafür ist dieser Rechner da.