Como saber durante quanto tempo guardar um documento fiscal
- Escolha o país. Escolha o país da autoridade tributária a que o documento diz respeito — aquele onde entrega as declarações.
- Escolha o documento. Declaração de impostos, os recibos que a sustentam, recibos de vencimento, extratos bancários, documentos de atividade empresarial, e assim por diante. Os documentos sem regra oficial ficam assinalados.
- Indique o ano ou a data. A maioria das regras conta a partir do ano fiscal ou do dia em que entregou a declaração. A ferramenta pede o que a regra exigir.
- Leia a data e as exceções. Obtém a data até à qual deve guardar, a regra em palavras simples, os casos em que tem de guardar por mais tempo e a fonte oficial. Adicione um lembrete ao calendário, se quiser.
O que faz
- 13 países: EUA, Reino Unido, Canadá, Austrália, Alemanha, França, Espanha, Itália, Países Baixos, Irlanda, Nova Zelândia, Japão e México
- Declarações de impostos, recibos, recibos de vencimento, extratos bancários, documentos de atividade empresarial, processamento salarial, imóveis, registos médicos e recibos de compra
- Dá a data real até à qual deve guardar, calculada conforme cada regra conta — a partir da entrega, do fim do ano fiscal ou de um prazo-limite
- Indica as exceções que o obrigam a guardar mais tempo (rendimentos omitidos, declarações fora de prazo, recursos)
- Diz com clareza quando não existe regra oficial, em vez de inventar uma
- Liga cada resposta à página oficial e à data em que a consultámos; adicione ao calendário um lembrete de «pode destruir»
Quanto tempo guardar documentos fiscais, por país
A resposta curta para cada país, tirada da página da respetiva autoridade tributária (consultadas a 5 de outubro de 2026). Use a calculadora acima para obter a data exata e as exceções.
| País | Documentos fiscais pessoais | Documentos de atividade empresarial |
|---|---|---|
| Estados Unidos (IRS) | 3 anos a contar da entrega da declaração (6 se omitiu mais de 25 % do rendimento; 7 para títulos sem valor ou dívidas incobráveis) | 3 anos a contar da entrega da declaração |
| Reino Unido (HMRC) | 22 meses após o fim do ano fiscal (5 de abril) | 5 anos após o prazo de 31 de janeiro |
| Canadá (CRA) | 6 anos a contar do fim do ano fiscal | 6 anos a contar do fim do ano fiscal |
| Austrália (ATO) | 5 anos a contar da entrega da declaração | 5 anos a contar do registo ou da operação |
| Alemanha (§ 147 AO) | Sem obrigação geral para particulares | Livros 10 anos, faturas e comprovativos 8 anos |
| França | Até ao fim do 3.º ano seguinte ao ano fiscal | Registos contabilísticos 10 anos |
| Espanha | 4 anos após o fim do prazo de entrega | Faturas 4 anos, livros 6 anos |
| Itália | Até 31 de dezembro do 5.º ano seguinte à entrega | — |
| Países Baixos | Sem obrigação legal; aconselham-se 5 anos | 7 anos |
| Irlanda (Revenue) | 6 anos a contar da operação | 6 anos a contar da operação |
| Nova Zelândia (IRD) | — | 7 anos fiscais |
| Japão (NTA) | — | Livros 7 anos, recibos e faturas 5 anos |
| México (CFF, art. 30) | 5 anos a contar da entrega da declaração | 5 anos a contar da entrega da declaração |
Porque é que as datas diferem: a partir de quando conta cada regra
As regras de conservação seguem o tempo durante o qual a administração fiscal ainda pode questionar uma declaração. Os EUA contam 3 anos a partir do dia em que a entregou (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data-limite, 15 de abril). O Reino Unido conta a partir do fim do ano fiscal, a 5 de abril, ou do prazo de entrega de 31 de janeiro se trabalhar por conta própria. O Canadá conta a partir do fim do ano fiscal, a Austrália a partir do dia em que submeteu a declaração, a Alemanha a partir do fim do ano civil em que o documento foi produzido. A calculadora faz estas contas por si.
Quando tem de guardar os documentos por mais tempo
- Declarou rendimentos a menos ou entregou a declaração fora de prazo — o prazo é mais longo ou recomeça.
- Está numa inspeção, reclamação ou recurso — guarde tudo até estar resolvido.
- Imóveis e investimentos — guarde os documentos de compra até ao período seguinte à venda.
- Documentos que as regras fiscais não abrangem — seguros, pensões, garantias — podem ter de ser guardados por outras razões.
Guarde-os no iPhone em vez de numa caixa
Quando a sua autoridade tributária aceita registos eletrónicos, pode digitalizar os de papel com o iPhone (Notas ou Ficheiros → Digitalizar documentos) e guardá-los como PDF — veja como digitalizar documentos no iPhone. O nosso guia sobre que documentos guardar e durante quanto tempo abrange os papéis da casa para além dos fiscais, e organizar os documentos fiscais ao longo do ano mostra um sistema simples. Para transformar fotografias de recibos num único PDF, veja como transformar fotografias num PDF no iPhone.
Onde entra o Paperlock
O Paperlock, a nossa aplicação para iPhone, guarda recibos digitalizados e papéis fiscais num cofre protegido por Face ID, lê o que cada um é, de quem vem, a data e o valor, e encontra-o quando lho pede — «mostra-me a nota de liquidação do IMI do ano passado». Não lhe diz quando destruir; para isso serve esta calculadora.