Ghi chú là nơi rất nhiều giấy tờ lặng lẽ nằm: một danh sách đồ cần mang, thông tin cho hồ sơ thuê nhà, một công thức nấu ăn ai đó nhờ gửi, một toa thuốc đã quét. Sớm muộn gì cũng có người cần nó dưới dạng PDF. Ghi chú tự làm được việc đó, chỉ là Apple đặt nút ở chỗ bạn chẳng bao giờ nghĩ đến.
Làm sao lưu ghi chú thành PDF trên iPhone?
Mở ghi chú, chạm Chia sẻ, chạm Đánh dấu, rồi chạm Xong. Ghi chú sẽ biến thành PDF và được lưu lại. Từng bước:
- Mở ứng dụng Ghi chú và ghi chú bạn cần.
- Chạm nút Chia sẻ (hình vuông có mũi tên) ở phía trên.
- Chạm Đánh dấu. Nếu không thấy trong danh sách, hãy chạm Xem thêm trước.
- Lúc này bạn đang nhìn ghi chú dưới dạng PDF. Vẽ, tô sáng hay ký lên đó nếu cần, hoặc cứ để nguyên.
- Chạm Xong để lưu PDF, và chọn một thư mục trong Tệp nếu iPhone hỏi nơi lưu.
PDF dùng chế độ xem hiện tại của ghi chú: nếu một ảnh hay tệp đính kèm trong ghi chú đang hiện nhỏ thì trong PDF nó cũng nhỏ. Nếu điều đó quan trọng, hãy phóng to nó trong ghi chú trước khi xuất.
Cách còn lại: in ghi chú ra PDF
Nếu Đánh dấu không cho ra điều bạn muốn, mẹo in cũng dùng được với ghi chú:
- Trong ghi chú, chạm Chia sẻ, rồi In (nằm dưới Xem thêm nếu cần).
- Trên bản xem trước khi in, chạm nút Chia sẻ.
- Chọn Lưu vào Tệp, hoặc gửi thẳng từ đó bằng Mail hay Tin nhắn.
Cả hai cách đều cho ra một PDF bình thường. Đánh dấu nhanh hơn và cho phép bạn chú thích; In cho phép gửi đi mà không phải lưu bản sao trước. Cùng mẹo này biến gần như mọi thứ khác thành PDF, từ email đến trang web; có hẳn một hướng dẫn về cách tạo PDF trên iPhone.
Lấy tài liệu đã quét ra khỏi Ghi chú
Đây là chỗ người ta hay vấp. Các bản quét bạn làm bằng trình quét của Ghi chú (và các PDF bạn thả vào ghi chú) vốn đã là PDF. Nhưng nếu bạn xuất ghi chú bằng Chia sẻ → Đánh dấu, hướng dẫn chính thức của Apple nói kết quả chỉ chứa trang đầu tiên của bất kỳ bản quét hay PDF nhiều trang nào bên trong. Bản hợp đồng thuê nhà bốn trang của bạn thành PDF một trang, và không ai để ý cho đến khi chủ nhà để ý.
Để lấy trọn bản quét, hãy chia sẻ chính bản quét, đừng chia sẻ ghi chú:
- Mở ghi chú có bản quét.
- Chạm nút menu của bản quét (hoặc chạm và giữ bản quét).
- Chọn Chia sẻ, rồi Lưu vào Tệp, Mail, hay nơi nó cần đến.
Bản quét đi ra dưới dạng PDF nhiều trang, đủ mọi trang. Cùng menu đó có Đổi tên, giúp bạn khỏi có một thư mục đầy những tệp tên “Scanned Document”. Nếu bản quét bị lệch hoặc tối, cách quét tài liệu trên iPhone có cách khắc phục, và Ghi chú cho phép bạn xoay hoặc cắt xén một trang từ menu Thêm của hình thu nhỏ bản quét trước khi chia sẻ.
Đưa PDF vào ghi chú
Việc ngược lại cũng dễ như vậy, và tiện khi bạn muốn có PDF nằm cạnh ghi chú của chính mình về nó:
- Trong Tệp hoặc Mail, chạm và giữ PDF.
- Chạm Chia sẻ, rồi Ghi chú.
- Chọn ghi chú và chạm Lưu.
Trong ghi chú, bạn có thể đổi cỡ bản xem trước của PDF (Xem dưới dạng trong menu của nó), đánh dấu bằng các công cụ viết tay, và xoay trang. Ảnh chụp tài liệu cũng dùng được, dù bản quét gọn hơn; nếu bạn chỉ có một bức ảnh, đây là cách chuyển ảnh thành PDF trên iPhone.
Các vấn đề thường gặp
Tôi không thấy Đánh dấu hay In trong bảng chia sẻ. Cuộn xuống cuối bảng chia sẻ và chạm Xem thêm. Cả hai đều nằm ở đó.
Ghi chú bị khóa. Mở khóa bằng Face ID hoặc mật khẩu ghi chú của bạn, rồi xuất. PDF bạn lưu ra không bị khóa, nên hãy coi nó như mọi bản sao của thông tin riêng tư.
Danh sách việc và liên kết trông khác đi. Trong PDF, một checklist chỉ là hình các ô đánh dấu, còn liên kết đến ghi chú khác thì không hoạt động. Điều đó bình thường: PDF là bức ảnh chụp nhanh của ghi chú, không phải bản sao của nó.
PDF quá nặng để đính kèm. Ảnh lớn trong ghi chú tạo ra PDF lớn. Hãy thu nhỏ bằng công cụ nén PDF, chạy trong trình duyệt và không tải tệp lên.
Tôi cần chữ chứ không phải PDF. Trên iOS hiện tại, nút Chia sẻ còn có Xuất thành markdown, cho bạn phần chữ của ghi chú dưới dạng một tệp thuần. Hoặc chạm Mở trong Pages để tiếp tục làm việc với nó như một tài liệu.
Ghi chú là một cuốn sổ, không phải tủ hồ sơ
Ghi chú rất giỏi giữ thứ bạn đang làm hôm nay. Nó kém hơn với những bản quét bạn sẽ cần sau ba năm: phiếu bảo hành, hợp đồng đã ký, sổ tiêm chủng. Chúng chất thành một danh sách dài các ghi chú đặt tên theo dòng đầu, và bạn tìm lại bằng cách cuộn. Chúng tôi đã viết một bài so sánh công bằng giữa hai cách tiếp cận trong Paperlock so với tính năng quét của Ghi chú của Apple.
Paperlock là chiếc tủ hồ sơ. Lưu một bản quét hay một PDF vào đó, nó sẽ đọc tài liệu, đặt một tiêu đề rõ ràng, ghi lại những ngày tháng quan trọng như lúc một thứ hết hạn, và giữ tất cả sau Face ID. Sau này bạn hỏi một câu bằng lời thường thay vì cuộn. Và mọi tài liệu trong kho đều xuất ra thành PDF mỗi khi có người đòi.