In Notities woont stilletjes veel papierwerk: een paklijst, de gegevens voor een huuraanvraag, een recept waar iemand om vroeg, een gescand recept van de huisarts. Vroeg of laat wil iemand het als PDF. Notities kan dat zelf, met een knop die Apple op een plek heeft gezet waar je nooit zou kijken.
Hoe bewaar je een notitie als PDF op de iPhone?
Open de notitie, tik op Deel, tik op Markeringen en dan op Gereed. Notities maakt van de notitie een PDF en bewaart die. Stap voor stap:
- Open de app Notities en de notitie die je wilt hebben.
- Tik bovenaan op de Deel-knop (het vierkantje met de pijl).
- Tik op Markeringen. Staat het niet in de lijst, tik dan eerst op Toon meer.
- Je ziet de notitie nu als PDF. Teken, markeer of onderteken erop als je dat nodig hebt, of laat hem zoals hij is.
- Tik op Gereed om de PDF te bewaren, en kies een map in Bestanden als je iPhone vraagt waar hij heen moet.
De PDF volgt de huidige weergave van de notitie: staat een foto of bijlage in de notitie klein weergegeven, dan is hij ook in de PDF klein. Maak hem in de notitie groter voordat je exporteert als dat ertoe doet.
De andere manier: de notitie naar PDF afdrukken
Doet Markeringen niet wat je wilt, dan werkt de printtruc ook bij notities:
- Tik in de notitie op Deel en dan op Druk af (zo nodig onder Toon meer).
- Tik in het printvoorbeeld op de Deel-knop.
- Kies Bewaar in Bestanden, of verstuur hem direct vanaf daar met Mail of Berichten.
Beide leveren een gewone PDF op. Markeringen is sneller en laat je aantekeningen maken; met Druk af kun je hem versturen zonder eerst een kopie te bewaren. Dezelfde truc maakt van bijna alles een PDF, van e-mails tot webpagina's; er is een hele gids over een PDF maken op de iPhone.
Een gescand document uit Notities halen
Hier worden mensen gepakt. Scans die je met de scanner van Notities maakte (en PDF's die je in een notitie zette) zijn al PDF's. Maar exporteer je de notitie met Deel → Markeringen, dan bevat het resultaat volgens Apples eigen gids alleen de eerste pagina van elke scan of PDF met meerdere pagina's erin. Je huurcontract van vier pagina's wordt een PDF van één pagina en niemand merkt het tot de verhuurder het merkt.
Om de hele scan eruit te krijgen, deel je de scan zelf, niet de notitie:
- Open de notitie met de scan.
- Tik op de menuknop van de scan (of houd de scan ingedrukt).
- Kies Deel en dan Bewaar in Bestanden, Mail of waar het ook naartoe gaat.
De scan gaat weg als PDF met meerdere pagina's, alle pagina's intact. In datzelfde menu staat Wijzig naam, waarmee je een map vol bestanden met de naam „Gescand document” voorkomt. Is de scan scheef of donker geworden, dan staan de oplossingen in hoe je documenten scant met je iPhone, en in Notities kun je een pagina draaien of bijsnijden via het menu Meer bij de miniatuur van de scan, voordat je hem deelt.
Een PDF in een notitie zetten
De omgekeerde klus is even makkelijk, en handig als je een PDF naast je eigen aantekeningen erover wilt hebben:
- Houd in Bestanden of Mail de PDF ingedrukt.
- Tik op Deel en dan op Notities.
- Kies de notitie en tik op Bewaar.
In de notitie kun je de grootte van de PDF-voorvertoning aanpassen (Toon als in het menu), hem van aantekeningen voorzien met de schrijfgereedschappen en pagina's draaien. Foto's van documenten werken ook, al is een scan schoner; heb je alleen een foto, lees dan hoe je een foto naar PDF omzet op de iPhone.
Veelvoorkomende problemen
Ik zie Markeringen of Druk af niet in het deelmenu. Scrol onderaan het deelmenu en tik op Toon meer. Beide staan daar.
De notitie is vergrendeld. Ontgrendel hem met Face ID of je wachtwoord voor notities en exporteer dan. De PDF die je bewaart is niet vergrendeld, dus behandel hem zoals elke kopie van privégegevens.
Checklists en links zien er anders uit. In een PDF is een checklist slechts een plaatje van selectievakjes, en links naar andere notities werken niet. Dat is normaal: een PDF is een momentopname van de notitie, geen kopie ervan.
De PDF is te groot om als bijlage te versturen. Grote foto's in de notitie maken grote PDF's. Maak hem kleiner met de PDF-comprimeertool, die in je browser werkt en het bestand niet uploadt.
Ik wilde tekst, geen PDF. Op de huidige iOS biedt de Deel-knop ook Exporteer als Markdown, waarmee je de tekst van de notitie als gewoon bestand krijgt. Of tik op Open in Pages om er als document verder aan te werken.
Notities is een schrift, geen archiefkast
Notities is geweldig in het bewaren van het ding waar je vandaag mee bezig bent. Minder goed in de scans die je over drie jaar nodig hebt: de garantie, het getekende contract, het vaccinatiebewijs. Die stapelen zich op in een lange lijst notities die naar hun eerste regel heten, en je vindt ze terug door te scrollen. We schreven een eerlijke vergelijking van beide aanpakken in Paperlock vs. scannen met Apple Notities.
Paperlock is de archiefkast. Bewaar een scan of een PDF erin en hij leest het document, geeft het een duidelijke titel, noteert de data die ertoe doen, zoals wanneer iets verloopt, en houdt het achter Face ID. Later stel je een vraag in gewoon Nederlands in plaats van te scrollen. En elk document in de kluis exporteer je als PDF zodra iemand erom vraagt.