In Notizen lebt still und leise viel Papierkram: eine Packliste, die Angaben für eine Mietbewerbung, ein Rezept, nach dem jemand gefragt hat, ein eingescanntes Rezept vom Arzt. Früher oder später will es jemand als PDF. Notizen kann das selbst — mit einer Taste, die Apple dort versteckt hat, wo man nie nachsehen würde.

Wie sichere ich eine Notiz am iPhone als PDF?

Öffne die Notiz, tippe auf Teilen, dann auf Markieren und auf Fertig. Notizen macht aus der Notiz ein PDF und sichert es. Schritt für Schritt:

  1. Öffne die App Notizen und die gewünschte Notiz.
  2. Tippe oben auf Teilen (das Quadrat mit dem Pfeil).
  3. Tippe auf Markieren. Steht es nicht in der Liste, tippe zuerst auf Mehr anzeigen.
  4. Du siehst die Notiz jetzt als PDF. Zeichne, hebe hervor oder unterschreibe darauf, wenn nötig, oder lass sie, wie sie ist.
  5. Tippe auf Fertig, um das PDF zu sichern, und wähle einen Ordner in Dateien, falls dein iPhone fragt, wohin.

Das PDF übernimmt die aktuelle Ansicht der Notiz: Wird ein Foto oder Anhang in der Notiz klein angezeigt, ist es auch im PDF klein. Vergrößere es vor dem Export in der Notiz, wenn es darauf ankommt.

Der andere Weg: die Notiz als PDF drucken

Tut Markieren nicht, was du willst, funktioniert der Drucktrick auch bei Notizen:

  1. Tippe in der Notiz auf Teilen und dann auf Drucken (falls nötig unter Mehr anzeigen).
  2. Tippe in der Druckvorschau auf Teilen.
  3. Wähle In Dateien sichern, oder verschick sie direkt von dort mit Mail oder Nachrichten.

Beides ergibt ein normales PDF. Markieren ist schneller und lässt dich Anmerkungen machen; Drucken lässt dich verschicken, ohne vorher eine Kopie zu sichern. Derselbe Trick macht aus fast allem ein PDF, von E-Mails bis zu Webseiten; dazu gibt es eine eigene Anleitung, wie du am iPhone ein PDF erstellst.

Ein gescanntes Dokument aus Notizen holen

Hier tappen viele in die Falle. Scans, die du mit dem Scanner in Notizen gemacht hast (und PDFs, die du in eine Notiz gelegt hast), sind bereits PDFs. Exportierst du aber die Notiz mit Teilen → Markieren, enthält das Ergebnis laut Apples eigener Anleitung nur die erste Seite jedes mehrseitigen Scans oder PDFs darin. Dein vierseitiger Mietvertrag wird zu einem einseitigen PDF, und keiner merkt es, bis der Vermieter es merkt.

Um den ganzen Scan herauszubekommen, teile den Scan selbst, nicht die Notiz:

  1. Öffne die Notiz mit dem Scan.
  2. Tippe auf die Menü-Taste des Scans (oder lege den Finger darauf).
  3. Wähle Teilen und dann In Dateien sichern, Mail oder wohin er soll.

Der Scan geht als mehrseitiges PDF hinaus, jede Seite vollständig. Im selben Menü steht Umbenennen, das dir einen Ordner voller Dateien namens „Gescanntes Dokument“ erspart. Ist der Scan schief oder dunkel geworden, findest du die Lösungen unter Dokumente mit dem iPhone scannen, und Notizen lässt dich vor dem Teilen eine Seite über das Menü Mehr ihrer Miniatur drehen oder zuschneiden.

Ein PDF in eine Notiz legen

Der umgekehrte Weg ist genauso leicht und praktisch, wenn ein PDF neben deinen eigenen Notizen dazu liegen soll:

  1. Lege in Dateien oder Mail den Finger auf das PDF.
  2. Tippe auf Teilen und dann auf Notizen.
  3. Wähle die Notiz und tippe auf Sichern.

In der Notiz kannst du die Vorschaugröße des PDFs ändern (Anzeigen als in seinem Menü), mit den Schreibwerkzeugen darauf markieren und Seiten drehen. Fotos von Dokumenten gehen auch, ein Scan ist aber sauberer; hast du nur ein Foto, hier steht, wie du ein Foto am iPhone in PDF umwandelst.

Häufige Probleme

Ich sehe Markieren oder Drucken im Teilen-Menü nicht. Scroll im Teilen-Menü nach unten und tippe auf Mehr anzeigen. Beides ist dort.

Die Notiz ist gesperrt. Entsperre sie mit Face ID oder deinem Notizen-Passwort und exportiere dann. Das gesicherte PDF ist nicht gesperrt, behandle es also wie jede Kopie privater Informationen.

Checklisten und Links sehen anders aus. In einem PDF ist eine Checkliste nur ein Bild von Kästchen, und Links zu anderen Notizen funktionieren nicht. Das ist normal: Ein PDF ist eine Momentaufnahme der Notiz, keine Kopie davon.

Das PDF ist zu groß zum Anhängen. Große Fotos in der Notiz machen große PDFs. Verkleinere es mit dem Tool zum PDF-Komprimieren, das im Browser läuft und die Datei nicht hochlädt.

Ich wollte Text, kein PDF. In aktuellen iOS-Versionen bietet Teilen auch Als Markdown exportieren an; damit bekommst du den Text der Notiz als einfache Datei. Oder tippe auf In Pages öffnen, um als Dokument weiterzuarbeiten.

Notizen ist ein Notizbuch, kein Aktenschrank

Notizen ist großartig für das, woran du heute arbeitest. Weniger gut ist es für die Scans, die du in drei Jahren brauchst: die Garantie, den unterschriebenen Vertrag, den Impfnachweis. Sie stapeln sich in einer langen Liste von Notizen, benannt nach ihrer ersten Zeile, und du findest sie durch Scrollen wieder. Einen fairen Vergleich beider Ansätze haben wir in Paperlock vs. Scannen mit Apple Notizen geschrieben.

Paperlock ist der Aktenschrank. Sichere einen Scan oder ein PDF darin, und es liest das Dokument, gibt ihm einen klaren Titel, merkt sich wichtige Daten, etwa wann etwas abläuft, und hält es hinter Face ID. Später stellst du eine Frage in normalen Worten, statt zu scrollen. Und jedes Dokument im Tresor lässt sich als PDF exportieren, wann immer jemand danach fragt.