Hãy bắt đầu với sự thật không được nói đến: tính năng quét tài liệu của Apple Notes rất tốt. Nó miễn phí, đã có sẵn trên điện thoại bạn, và để quét những tài liệu thỉnh thoảng như mẫu đơn hoặc biên lai đỗ xe, nó hoàn toàn là công cụ phù hợp. Không ai nên trả tiền cho một ứng dụng để làm những gì Notes vui vẻ làm miễn phí.
Vì vậy, đây không phải là lời chỉ trích. Đó là hướng dẫn về nơi tính năng quét của Notes ngừng hoạt động — bởi vì nó thực sự ngừng, im lặng, ở đâu đó sau bản quét thứ bốn mươi — và những gì mà một kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng làm khác biệt ở phía bên kia.
Tính năng quét của Apple Notes thực sự hoạt động tốt như thế nào
Mở một ghi chú, chạm nút đính kèm, chọn Quét tài liệu, và hướng máy ảnh vào một trang. Notes tự tìm mép trang, chụp bản quét, làm thẳng nó, và thả nó vào ghi chú. Nó xử lý tài liệu nhiều trang, cung cấp các chế độ màu, xám và đen trắng, và cho phép bạn đánh dấu các bản quét bằng ngón tay hoặc Apple Pencil.
Các điểm mạnh âm thầm cộng lại:
- Nó miễn phí và đã được cài đặt. Không cần tài khoản, không cần đăng ký, không cần học ứng dụng mới.
- Nó đồng bộ ở mọi nơi Apple đến. Các bản quét của bạn theo bạn tới iPad và Mac thông qua iCloud.
- Bạn có thể thêm ngữ cảnh. Một bản quét sống bên trong một ghi chú, vì vậy bạn có thể gõ “bảo dưỡng lò sưởi — thợ sửa ống nước nói kiểm tra van vào năm tới” ngay bên cạnh nó. Điều đó thực sự hữu ích, và hầu hết các ứng dụng quét không thể làm điều đó.
- Tìm kiếm có thể nhìn thấy văn bản in. Notes nhận dạng văn bản trong các bản quét, vì vậy tìm kiếm một từ xuất hiện trên trang thường sẽ tìm thấy ghi chú chính xác.
Nếu cuộc sống tài liệu của bạn chỉ gồm vài bản quét một năm, dừng lại tại đây với tâm trạng yên tâm. Notes là câu trả lời đúng cho bạn, và chúng tôi nói thật lòng.
Nơi nó bắt đầu gặp khó khăn
Vấn đề không phải là một tính năng nào bị thiếu. Đó là những gì xảy ra khi các bản quét tích tụ.
Các bản quét sống ở bất cứ nơi nào bạn đã đặt chúng. Mỗi bản quét bị chôn trong ghi chú mà bạn đã tạo ra nó lúc đó — có thể là “Không có tiêu đề”, “Danh sách mua sắm”, hay ghi chú từ năm 2023 có mật khẩu Wi-Fi trong đó. Không có chế độ xem tài liệu, không có cách nào để xem tất cả các biên lai hoặc tất cả các giấy tờ tùy thân ở một nơi. Sáu tháng sau, tìm một bản quét có nghĩa là nhớ nó đã vào ghi chú nào, đó chính xác là vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết.
Tìm kiếm khớp từ, không phải ý nghĩa. Notes có thể tìm một bản quét chứa từ “Toyota”. Nó không thể trả lời “chi phí sửa chữa Toyota là bao nhiêu?” hoặc “biên lai nào trong số này là từ mùa thu vừa rồi?” Bạn nhận được một danh sách các ghi chú để mở và đọc, từng cái một. Đó là khoảng cách tương tự mà bạn gặp phải khi bạn tìm kiếm văn bản trong ảnh iPhone của bạn: khớp không phải là hiểu.
Không có gì đọc tài liệu. Notes không biết một bản quét là bảo hành, không trích xuất số tiền từ biên lai, không để ý đến ngày hết hạn trên thẻ bảo hiểm. Mỗi bản quét là một hình ảnh mà bạn phải đặt tên, lưu trữ và nhớ.
Không có nhắc nhở, không bao giờ. Bản quét hộ chiếu của bạn sẽ nằm trong một ghi chú, im lặng, trong khi hộ chiếu thực tế hết hạn. Notes không biết có ngày tháng ở đó.
Không khóa theo mặc định. Bất kỳ ai cuộn điện thoại mở khóa của bạn đều có thể mở ghi chú của bạn — bao gồm cả ghi chú với hộ chiếu của bạn. Bạn có thể khóa các ghi chú riêng lẻ bằng Face ID, nhưng phải thực hiện thủ công, từng ghi chú, và các ghi chú bị khóa sẽ biến mất khỏi tìm kiếm cho đến khi bạn mở khóa chúng. Hầu như không ai khóa ghi chú với tài liệu thuế trong đó. Hầu như tất cả mọi người dự định làm vậy.
Sự khác biệt thực sự: hình ảnh của tài liệu vs. những gì nó nói
Đây là phiên bản trung thực một câu. Apple Notes lưu trữ hình ảnh của tài liệu của bạn; Paperlock lưu trữ những gì tài liệu của bạn nói.
Khi bạn lưu một biên lai vào Paperlock, ứng dụng đọc nó: nó là gì, đến từ ai, ngày tháng, số tiền. Nó cung cấp cho bản quét một tiêu đề rõ ràng (“Biên lai Blue Bottle Coffee — $14.20”) và lưu trữ nó tự động — không có thư mục, không cần đặt tên, không cần quyết định nó thuộc ghi chú nào. Thậm chí cả chữ viết tay.
Sau đó, sau này — và sau này là điểm mấu chốt — bạn không tìm kiếm. Bạn hỏi. “Hộ chiếu của tôi hết hạn khi nào?” “Tôi đã chi bao nhiêu tại nha sĩ năm nay?” “Tìm các biên lai từ quán cà phê đó vào mùa thu vừa rồi.” Bạn nhận được một câu trả lời kèm theo các tài liệu thực tế, và nếu câu trả lời không có trong kho lưu trữ của bạn, nó sẽ nói như vậy thay vì đoán. Bất cứ cái gì có ngày hết hạn đều nhận được các nhắc nhở tự động 30 ngày và 7 ngày trước, không cần thiết lập. Toàn bộ điều này nằm sau Face ID, tự khóa khoảng một phút sau khi bạn chuyển đi, và làm mờ các tài liệu nhạy cảm như giấy tờ tùy thân cho đến khi bạn xác nhận đó là bạn. Bạn có thể đọc thêm về cách hoạt động của nó, nhưng đó là hình dạng của nó: Notes là một nơi để đặt một bản quét; Paperlock là một bộ nhớ của những gì bản quét nói.
So sánh trực tiếp
| Quét tài liệu Apple Notes | Paperlock | |
|---|---|---|
| Giá cả | Miễn phí, tích hợp sẵn vào iOS | Miễn phí 25 tài liệu; Plus là $4.99/tháng hoặc $39.99/năm |
| Quét | Rất tốt: cắt tự động, nhiều trang, đánh dấu | Rất tốt: cắt tự động, làm thẳng, nhiều trang |
| Nơi các bản quét tồn tại | Bên trong các ghi chú riêng lẻ, ở bất kỳ nơi nào bạn đặt chúng | Một kho lưu trữ, được lưu trữ và có tiêu đề tự động |
| Cách tìm kiếm | Tìm kiếm từ khóa trong các ghi chú | Câu hỏi tự nhiên, kèm theo các tài liệu nguồn |
| Đọc ngày tháng và số tiền | Không | Có — loại, người gửi, ngày tháng, số tiền, hết hạn |
| Nhắc nhở về hết hạn | Không | Tự động, 30 và 7 ngày trước |
| Khóa theo mặc định | Không (có thể khóa các ghi chú riêng lẻ, thủ công) | Có — Face ID mở, khóa lại ở chế độ nền |
| Hoạt động trên Mac / Android / web | Mac và iPad qua iCloud | Chỉ iPhone (iPad ở chế độ tương thích) |
Hàng cuối cùng đó quan trọng và là bất lợi cho Paperlock: nếu bạn sống trên Mac, Notes đặt các bản quét của bạn trên desktop và Paperlock thì không. Đồng bộ iCloud tùy chọn của Paperlock tồn tại để chuyển kho lưu trữ của bạn sang điện thoại mới, không phải để cung cấp cho bạn một ứng dụng desktop.
Vậy chọn cái nào, thật lòng?
Sử dụng Apple Notes nếu bạn quét thỉnh thoảng, bạn thích giữ bản quét bên cạnh các ghi chú văn bản, bạn muốn các bản quét của bạn trên Mac, hoặc bạn đơn giản là chưa có đủ tài liệu để cảm thấy khó chịu. Nó miễn phí, đa năng, và đã sẵn có. (Nếu các bản quét của bạn nằm trong Google Drive thay vì vậy, tình huống tương tự — chúng tôi cũng đã viết Paperlock so với công cụ quét Google Drive.)
Cân nhắc Paperlock nếu tài liệu của bạn đã vượt quá hệ thống “tôi sẽ nhớ mình đặt nó ở đâu”: hàng chục biên lai, một loạt giấy tờ tùy thân và thẻ bảo hiểm của gia đình, bảo hành mà bạn sẽ cần chính xác một lần trong ba năm. Dấu hiệu là khoảnh khắc bạn thấy mình cuộn qua các ghi chú — hoặc Cuộn Camera, nơi hầu hết các tài liệu thất lạc thực sự kết thúc; dưới đây là cách để tìm lại chúng — vừa lầm bầm “tôi biết mình đã lưu cái này.”
Notes là một ngăn kéo tốt. Paperlock sắp ra mắt cho những người có ngăn kéo đầy.