แอปโน้ตเก็บเอกสารไว้เงียบๆ เยอะกว่าที่คิด เช่น รายการของที่ต้องเตรียมไปเที่ยว ข้อมูลสำหรับยื่นเช่าห้อง สูตรอาหารที่มีคนขอ ใบสั่งยาที่สแกนไว้ ไม่ช้าก็เร็ว จะมีคนขอเป็น PDF ซึ่งแอปโน้ตทำได้เอง ด้วยปุ่มที่ Apple ซ่อนไว้ในที่ที่ไม่มีใคร คิดจะดู
บันทึกโน้ตเป็น PDF บน iPhone ได้อย่างไร
เปิดโน้ต แตะ แชร์ แตะ ทำเครื่องหมาย แล้วแตะ เสร็จสิ้น แอปโน้ต จะแปลงโน้ตเป็น PDF และบันทึกให้ ทีละขั้นตอนดังนี้
- เปิดแอป โน้ต และโน้ตที่ต้องการ
- แตะปุ่ม แชร์ (สี่เหลี่ยมที่มีลูกศร) ด้านบน
- แตะ ทำเครื่องหมาย ถ้าไม่มีในรายการ ให้แตะ ดูเพิ่มเติม ก่อน
- ตอนนี้คุณจะเห็นโน้ตเป็น PDF จะวาด ไฮไลท์ หรือเซ็นชื่อลงไปก็ได้ หรือปล่อยไว้แบบเดิมก็ได้
- แตะ เสร็จสิ้น เพื่อบันทึก PDF และเลือกโฟลเดอร์ในแอปไฟล์ถ้า iPhone ถามว่าจะเก็บไว้ที่ไหน
PDF จะใช้มุมมองปัจจุบันของโน้ต ถ้ารูปหรือไฟล์แนบแสดงเล็กในโน้ต ใน PDF ก็จะเล็กด้วย ถ้าสำคัญ ให้ขยายในโน้ตก่อนส่งออก
อีกวิธี: พิมพ์โน้ตเป็น PDF
ถ้า ทำเครื่องหมาย ไม่ได้ผลอย่างที่ต้องการ เคล็ดลับการพิมพ์ก็ใช้กับโน้ตได้
- ในโน้ต แตะ แชร์ แล้วแตะ พิมพ์ (อยู่ใน ดูเพิ่มเติม ถ้าจำเป็น)
- บนหน้าตัวอย่างก่อนพิมพ์ แตะปุ่ม แชร์
- เลือก บันทึกลงในไฟล์ หรือส่งต่อจากตรงนั้นด้วยเมลหรือข้อความได้เลย
ทั้งสองวิธีได้ PDF ธรรมดาเหมือนกัน ทำเครื่องหมาย เร็วกว่าและให้คุณขีดเขียนได้ ส่วน พิมพ์ ให้คุณส่งได้โดยไม่ต้องบันทึกสำเนาก่อน เคล็ดลับเดียวกันนี้เปลี่ยน เกือบทุกอย่างให้เป็น PDF ได้ ตั้งแต่อีเมลไปจนถึงหน้าเว็บ อ่านคู่มือเต็มได้ที่ วิธีทำ PDF บน iPhone
ดึงเอกสารที่สแกนออกจากแอปโน้ต
ตรงนี้หลายคนพลาด ภาพที่สแกนด้วยตัวสแกนของแอปโน้ต (และ PDF ที่คุณใส่ไว้ ในโน้ต) เป็น PDF อยู่แล้ว แต่ถ้าคุณส่งออก ตัวโน้ต ด้วย แชร์ → ทำเครื่องหมาย คู่มือของ Apple เองบอกว่าผลลัพธ์จะมี แค่หน้าแรก ของภาพสแกนหรือ PDF หลายหน้าที่อยู่ในโน้ต สัญญาเช่าสี่หน้าของคุณจะกลายเป็น PDF หน้าเดียว และไม่มีใครสังเกตจนกว่าเจ้าของห้องจะสังเกต
ถ้าจะเอาภาพสแกนออกมาให้ครบ ให้แชร์ตัวภาพสแกน ไม่ใช่ตัวโน้ต
- เปิดโน้ตที่มีภาพสแกน
- แตะปุ่ม เมนู ของภาพสแกน (หรือแตะค้างที่ภาพสแกน)
- เลือก แชร์ แล้วเลือก บันทึกลงในไฟล์ เมล หรือที่ที่ต้องการ
ภาพสแกนจะออกไปเป็น PDF หลายหน้าครบทุกหน้า ในเมนูเดียวกันยังมีตัวเลือก เปลี่ยนชื่อ ช่วยให้คุณไม่ต้องมีโฟลเดอร์เต็มไปด้วยไฟล์ชื่อ “เอกสารที่สแกน” ถ้าภาพสแกนเอียงหรือมืด ดูวิธีแก้ได้ที่ วิธีสแกนเอกสารด้วย iPhone และในแอปโน้ตคุณหมุนหรือ ครอบตัดหน้าได้จากเมนู เพิ่มเติม ของรูปย่อก่อนแชร์
ใส่ PDF ลงในโน้ต
ทางกลับกันก็ง่ายพอกัน และสะดวกเวลาอยากเก็บ PDF ไว้ข้างโน้ตของคุณเอง
- ในแอป ไฟล์ หรือ เมล แตะค้างที่ PDF
- แตะ แชร์ แล้วแตะ โน้ต
- เลือกโน้ต แล้วแตะ บันทึก
ในโน้ต คุณเปลี่ยนขนาดการแสดงตัวอย่าง PDF ได้ (ดูเป็น ในเมนูของไฟล์) ขีดเขียนด้วยเครื่องมือลายมือเขียน และหมุนหน้าได้ รูปถ่ายเอกสารก็ใช้ได้ แต่ภาพสแกนจะสะอาดกว่า ถ้ามีแค่รูป ดู วิธีแปลงรูปเป็น PDF บน iPhone
ปัญหาที่พบบ่อย
ไม่เห็น ทำเครื่องหมาย หรือ พิมพ์ ในหน้าแชร์ เลื่อนลงไปล่างสุดของ หน้าแชร์ แล้วแตะ ดูเพิ่มเติม ทั้งสองอย่างอยู่ตรงนั้น
โน้ตถูกล็อกไว้ ปลดล็อกด้วย Face ID หรือรหัสผ่านโน้ต แล้วค่อยส่งออก PDF ที่บันทึกไว้ไม่ได้ถูกล็อก จึงควรดูแลเหมือนสำเนาข้อมูลส่วนตัวทั่วไป
รายการตรวจสอบและลิงก์ดูไม่เหมือนเดิม ใน PDF รายการตรวจสอบเป็นแค่ภาพ ของช่องติ๊ก และลิงก์ไปยังโน้ตอื่นจะใช้ไม่ได้ ซึ่งเป็นเรื่องปกติ เพราะ PDF คือภาพถ่ายของโน้ตในขณะนั้น ไม่ใช่สำเนาของโน้ต
PDF ใหญ่เกินกว่าจะแนบ รูปขนาดใหญ่ในโน้ตทำให้ PDF ใหญ่ ลดขนาดด้วย เครื่องมือบีบอัด PDF ซึ่งทำงานในเบราว์เซอร์และไม่ต้อง อัปโหลดไฟล์
อยากได้ข้อความ ไม่ใช่ PDF ใน iOS รุ่นปัจจุบัน ปุ่มแชร์ยังมี ส่งออกเป็น Markdown ซึ่งให้ข้อความของโน้ตเป็นไฟล์ธรรมดา หรือแตะ เปิดใน Pages เพื่อทำงานต่อในรูปแบบเอกสาร
แอปโน้ตคือสมุดจด ไม่ใช่ตู้เก็บเอกสาร
แอปโน้ตเหมาะกับงานที่คุณทำอยู่วันนี้ แต่ไม่ค่อยเหมาะกับภาพสแกนที่ต้องใช้ อีกสามปีข้างหน้า เช่น ใบรับประกัน สัญญาที่เซ็นแล้ว หรือบันทึกการฉีดวัคซีน ไฟล์เหล่านี้กองอยู่ในรายการโน้ตยาวเหยียดที่ตั้งชื่อตามบรรทัดแรก และคุณต้อง เลื่อนหาเอา เราเขียนเปรียบเทียบสองแนวทางนี้ไว้อย่างตรงไปตรงมาใน Paperlock เทียบกับการสแกนในแอปโน้ตของ Apple
Paperlock คือตู้เก็บเอกสาร บันทึกภาพสแกนหรือ PDF ไว้ในนั้น แล้วแอปจะอ่าน เอกสาร ตั้งชื่อให้ชัดเจน จดวันที่ที่สำคัญ เช่น วันหมดอายุ และเก็บไว้หลัง Face ID ภายหลังคุณแค่ถามด้วยคำพูดธรรมดาแทนการเลื่อนหา และทุกเอกสาร ในตู้นิรภัยส่งออกเป็น PDF ได้ทุกครั้งที่มีคนขอ