Cách tốt nhất để lưu trữ hóa đơn điện tử cũng là cách lười nhất: chụp ảnh hóa đơn ngay khi nó được trao cho bạn, rồi thôi lo lắng về nó. Không folder, không đổi tên, không quét tài liệu vào ngày chủ nhật. Một bức ảnh, tại quầy, xong.
Đó là toàn bộ phương pháp. Tất cả những gì khác trên trang này là về lý do những hệ thống phức tạp hơn thất bại, những hóa đơn nào xứng đáng được chụp ảnh, và cách tìm kiếm được bất cứ thứ gì trong đống ảnh đó — nhưng nếu bạn chỉ nhớ một điều, hãy nhớ thói quen này: lấy camera ra, chụp một tấm, tiếp tục.
Tại sao mọi hệ thống lưu trữ hóa đơn đều chết vào tháng 2
Nếu bạn từng mua một cái thư mục được dán nhãn "Hóa đơn," thì bạn đã biết câu chuyện này kết thúc như thế nào. Hệ thống lưu trữ hóa đơn không thất bại vì mọi người lười biếng. Chúng thất bại vì chúng yêu cầu nỗ lực vào đúng thời điểm tồi tệ nhất.
Hãy nghĩ về khi một hóa đơn xuất hiện trong cuộc sống bạn: bạn đang ở quầy thanh toán với một túi trong tay, một đứa trẻ hoặc điện thoại trong tay kia, và có người khác đứng sau bạn trong hàng. Bất kỳ hệ thống nào nói "sau này, hãy sắp xếp cái này vào danh mục đúng" đều thực sự là "sau này, hãy làm một việc vặt mà bạn sẽ không bao giờ muốn làm." Các hóa đơn chồng lên nhau trong một ngăn kéo, đống ảnh trở thành tội lỗi, và tội lỗi trở thành một chiếc hộp giày.
Phiên bản ứng dụng quét tài liệu thất bại theo cách tương tự, chỉ là kỹ thuật số. Quét, cắt, đặt tên tệp, chọn thư mục — đó là bốn quyết định cho mỗi tách cà phê. Không ai duy trì được điều này sau tuần thứ ba.
Hệ thống duy nhất tồn tại khi tiếp xúc với cuộc sống thực là không có bước nào sau bức ảnh. May mắn thay, đó cũng là bước duy nhất thực sự cần thiết — vì hóa đơn nhiệt (những cái bóng bẩy) phai trắng trong vài tháng, nhanh hơn trong một chiếc xe nóng. Thông tin đầy đủ nhất vào giây phút bạn nhận được nó. Ghi lại thông tin vào lúc đó hoặc, khá thường xuyên, không bao giờ.
Thói quen: một bức ảnh tại quầy
Đây là toàn bộ quy trình làm việc, trung thực:
- Hóa đơn rơi vào tay bạn.
- Mở camera. Chụp ảnh hóa đơn — rõ ràng quan trọng hơn đẹp.
- Trao giấy lại, tái chế nó, hoặc nhét nó vào túi mà không cảm thấy tội lỗi.
Đó là tất cả. Không album, không đặt tên, không "tôi sẽ sắp xếp chúng sau." Bức ảnh nằm trong thư viện ảnh của bạn đã tốt hơn hầu như bất kỳ hệ thống giấy nào, vì nó không thể phai, không thể bị vứt bỏ với túi, và nó ở trên vật duy nhất bạn luôn mang theo.
Hai nâng cấp nhỏ nếu bạn muốn:
- Hóa đơn dài: chụp hai bức ảnh, trên và dưới. Tổng số tiền và ngày tháng quan trọng nhất.
- Hóa đơn nhà hàng: chụp ảnh sau khi bạn viết tiền tip, vì con số bạn có thể cần sau này là con số thực tế.
Nhược điểm trung thực của phương pháp thư viện ảnh là tìm kiếm. Sáu tháng kể từ bây giờ, "bức ảnh hóa đơn từ cửa hàng phần cứng" bị chôn vùi dưới các ảnh chụp màn hình và hình ảnh bữa trưa. Bạn sẽ tìm thấy nó — cuối cùng — bằng cách cuộn. Phần cuối cùng là nơi đóng khoảng trống này.
Những hóa đơn nào quan trọng (và cái nào không)
Không phải mọi hóa đơn đều xứng đáng được chụp ảnh. Hóa đơn quan trọng vì chính xác ba lý do, và nếu một giao dịch mua hàng không liên quan đến bất cứ điều nào trong chúng, hãy để giấy đi với một tâm trí thanh thản:
- Hoàn trả. Bạn có thể mang nó lại. Quần áo, gadget, quà tặng, bất cứ thứ gì vẫn còn trong hộp.
- Bảo hành. Hóa đơn là bằng chứng ngày mua hàng của bạn — thường là điều mà một yêu cầu bảo hành thực sự phụ thuộc vào. Nếu bạn từng mất yêu cầu vì thiếu hóa đơn, một thói quen theo dõi bảo hành đúng đắn xứng đáng mười phút.
- Thuế. Các chi phí có thể khấu trừ, mua hàng kinh doanh, chi phí y tế, quyên góp từ thiện — bất cứ thứ gì tờ khai thuế của bạn có thể cần để chứng minh.
| Hóa đơn | Giữ lại? | Lý do |
|---|---|---|
| Tạp hóa, xăng, cà phê | Loại bỏ (trừ khi có thể khấu trừ) | Không hoàn trả, không bảo hành, không sử dụng thuế |
| Quần áo, quà tặng | Chụp ảnh, cho đến khi hết thời gian hoàn trả | Hoàn trả |
| Điện tử, thiết bị gia dụng, công cụ | Chụp ảnh — và giữ giấy cho các mặt hàng có giá cao | Yêu cầu bảo hành có thể kéo dài nhiều năm |
| Bất cứ thứ gì liên quan đến công việc hoặc kinh doanh | Chụp ảnh, giữ lâu dài | Thuế |
| Y tế, từ thiện, chăm sóc trẻ em | Chụp ảnh, giữ lâu dài | Có khả năng giảm trừ — ở Mỹ, nói chung giữ bản ghi thuế ít nhất ba năm sau khi nộp; kiểm tra hướng dẫn của IRS để biết tình huống cụ thể của bạn |
| Cải tạo nhà cửa | Chụp ảnh, giữ miễn là bạn sở hữu ngôi nhà | Có thể quan trọng cho thuế khi bạn bán |
Những giao dịch mua hàng lớn xứng đáng nhận sự chú ý thêm: chụp ảnh hóa đơn và dán nhãn số seri khi hộp vẫn còn mở. Bạn trong tương lai, đứng trong hàng hoàn trả, sẽ vui vì bạn đã làm như vậy.
Đừng quên những hóa đơn không bao giờ chạm giấy
Một phần ngày càng tăng của các hóa đơn của bạn đến qua email — và email là nơi hóa đơn đi ẩn nấp. "Xác nhận đơn hàng" từ mười tám tháng trước về mặt kỹ thuật có thể tìm thấy, nếu bạn nhớ được cửa hàng, địa chỉ email bạn sử dụng, và đại loát dòng chủ đề nói gì.
Hai phòng chống rẻ tiền:
- Chụp ảnh màn hình những cái quan trọng. Hóa đơn email cho một chiếc máy tính xách tay xứng đáng nhận được cách xử lý giống như một cái giấy: ghi lại nó và đặt nó ở nơi hóa đơn khác của bạn nằm, vì vậy có một đống thay vì hai.
- Tìm kiếm theo số tiền, không phải cửa hàng. Khi tìm kiếm trong email sau này, tìm kiếm "$149.99" thường hoạt động khi tên cửa hàng không.
Hóa đơn email liên quan đến thuế xứng đáng kéo ra vào lúc chúng đến — một thư mục thuế trong suất năm biến tháng Tư năm sau từ một cuộc khai quật thành một việc mất mười phút.
Tìm kiếm được đống ảnh (mà không cần sắp xếp gì)
Vậy bạn đã có thói quen: mọi hóa đơn quan trọng đều trở thành một bức ảnh. Vấn đề cuối cùng là vấn đề giết chết những chiếc hộp giày — tìm đúng hóa đơn giữa hàng trăm, nhanh chóng, trong khi một nhân viên hoàn trả chờ đợi.
Đây là phần Paperlock được xây dựng. Nó là một khoá an toàn riêng tư, Face ID trên iPhone của bạn: chụp ảnh hóa đơn vào đó (hoặc để nó tìm các hóa đơn đã ẩn trong thư viện ảnh của bạn — hầu hết mọi người ngạc nhiên có bao nhiêu ở đó) và nó tự đọc mỗi cái — cửa hàng, ngày tháng, số tiền — và lưu giữ nó mà không có folder, tag, hay đặt tên. Sau này bạn chỉ cần hỏi, bằng tiếng thường: "tôi đã chi bao nhiêu tại Blue Bottle?" hoặc "tìm hóa đơn từ quán cà phê đó vào mùa thu năm ngoái," và câu trả lời quay lại với các hóa đơn được đính kèm. Nếu câu trả lời không có trong khoá của bạn, nó nói như vậy thay vì đoán. Đây là cách hoạt động — ứng dụng sẽ ra mắt trên iPhone sớm.
Cho đến lúc đó, thói quen thư viện ảnh đứng riêng lẻ. Bức ảnh tại quầy là toàn bộ trận chiến; tất cả những gì sau nó là tùy chọn. Bắt đầu hôm nay, với hóa đơn tiếp theo mà ai đó trao cho bạn.