Một hợp đồng thuê nhà, giấy xin phép của trường, phiếu đồng ý từ phòng khám nha khoa: email ghi “vui lòng ký và gửi lại”, còn máy in ở nhà đã hết mực từ hồi xuân. Bạn không cần nó. iPhone điền được biểu mẫu PDF và ký bằng ngón tay, và kết quả là một tệp PDF bình thường mà ai cũng mở được.
Làm sao ký PDF trên iPhone?
Mở PDF, chạm Thêm chữ ký trong công cụ Đánh dấu, ký bằng ngón tay rồi kéo chữ ký vào đúng dòng. Các bước đầy đủ:
- Mở PDF. Trên iOS 26 trở lên, nó mở trong ứng dụng Xem trước; trên các bản cũ hơn thì mở trong Tệp. Nếu là tệp đính kèm email, chỉ cần chạm vào nó.
- Chạm nút Đánh dấu (hình ngòi bút), rồi nút Thêm (+). Trong Xem trước, nút Thêm nằm trên thanh công cụ ở phía dưới.
- Chạm Thêm chữ ký. Chọn một chữ ký bạn đã lưu, hoặc ký chữ ký mới bằng ngón tay rồi chạm Xong. Xoay ngang điện thoại để có thêm chỗ ký.
- Kéo chữ ký vào dòng ký tên. Kéo các chấm màu lam ở góc để chỉnh cho vừa cỡ.
- Chạm Xong, rồi lưu lại, hoặc chạm Chia sẻ để gửi thẳng đi.
Vậy là xong. Chữ ký trở thành một phần của PDF, nên ai mở tệp, trên thiết bị nào, cũng thấy. Bạn không dùng iPhone? Công cụ ký PDF miễn phí làm được điều tương tự trên mọi trình duyệt, mà không cần tải tệp lên.
Điền các trường biểu mẫu trước
Hầu hết biểu mẫu cần nhiều hơn một chữ ký: họ tên, ngày tháng, địa chỉ. Hãy điền những thứ đó trước khi ký.
Trong Xem trước (iOS 26 trở lên):
- Mở biểu mẫu PDF trong Xem trước.
- Chạm nút Điền biểu mẫu.
- Chạm vào một trường và nhập. Nếu có gợi ý Tự động điền với thông tin của bạn hiện phía trên bàn phím, hãy chạm vào nó.
- Ở trường chữ ký, bạn có thể ký ngay tại trường bằng ngón tay.
Trong Tệp (mọi bản iOS gần đây): mở biểu mẫu, chạm nút Tự động điền, chạm vào một trường trống và nhập. Cứ thế từng trường một. Nếu có lời nhắc đề nghị điền cùng lúc nhiều trường liên quan, hãy xem lại những gì nó gợi ý, sửa chỗ nào sai, rồi chạm Điền.
Tự động điền lấy thông tin từ Thẻ của tôi trong Danh bạ, nên bạn nên chắc chắn thẻ đó có địa chỉ hiện tại của mình. Bạn cũng có thể chạm Chọn liên hệ khác để điền thông tin của người khác trong danh bạ, chẳng hạn con bạn hoặc cha mẹ mà bạn đang điền hộ.
Khi biểu mẫu không có trường nhập
Rất nhiều PDF không phải biểu mẫu thật: chúng là bản quét của giấy, với những dòng trống chạm vào chẳng phản ứng gì. Bạn vẫn điền được.
- Chạm nút Thêm (+).
- Chạm Thêm hộp biểu mẫu văn bản.
- Kéo hộp vào dòng trống và nhập chữ.
- Dùng các công cụ định dạng để đổi cỡ hay phông chữ cho vừa.
Thêm một hộp cho mỗi dòng, rồi ký như ở trên. Nếu tài liệu đến với bạn dưới dạng ảnh chứ không phải PDF, hãy chuyển nó trước bằng các bước chuyển ảnh thành PDF, rồi ký lên PDF đó.
Lưu nhiều hơn một chữ ký
iPhone giữ chữ ký bạn đã vẽ và gợi ý lại lần sau. Bạn có thể giữ vài chữ ký: chữ ký đầy đủ, chữ viết tắt để ký từng trang hợp đồng thuê nhà, và một kiểu khác nếu bạn ký bằng hai lối chữ.
- Thêm chữ ký khác: trong Thêm chữ ký, chạm Thêm hoặc xóa chữ ký, rồi nút Thêm, và ký lại.
- Gắn nhãn: chạm menu bên cạnh Chữ ký mới và chọn một nhãn như tên viết tắt hoặc biệt danh.
- Xóa một chữ ký: chạm Thêm hoặc xóa chữ ký, rồi nút Xóa bên cạnh chữ ký đó.
Chữ ký đã lưu thực chất là một bức hình chữ ký của bạn nằm trong điện thoại. Ai mở khóa được iPhone của bạn cũng có thể đặt nó vào tài liệu, đó là thêm một lý do để luôn đặt mật mã cho máy.
Gửi lại tệp
Khi biểu mẫu đã điền và ký xong, hãy chạm menu trong tài liệu và chọn Xuất hoặc Chia sẻ, hoặc trả lời email với PDF đính kèm. Trước khi nhấn Gửi, hãy mở tệp đính kèm một lần và kiểm tra chữ ký cùng mọi trường có thật sự nằm đó không; một số biểu mẫu làm cho phần mềm máy tính hiển thị các trường đã điền trên điện thoại của bạn nhưng lại trống ở mọi nơi khác.
Nếu thứ bạn gửi có số căn cước, thông tin ngân hàng hay thông tin sức khỏe, hãy nghĩ cả về kênh gửi lẫn chính tệp. Có một hướng dẫn ngắn về chuyện này: chia sẻ tài liệu an toàn từ iPhone.
Các vấn đề thường gặp
Tôi không thấy Thêm chữ ký. Hãy chạm nút Đánh dấu trước; nút Thêm nằm trong thanh công cụ Đánh dấu. Ở một số app, thanh công cụ ban đầu bị thu nhỏ. Chạm vào nó để mở rộng.
Các trường không nhận chữ. PDF không có trường biểu mẫu thật, hoặc đã bị khóa không cho sửa. Hãy dùng Thêm hộp biểu mẫu văn bản thay thế. Nếu PDF đòi mật khẩu, bạn sẽ phải xin người gửi.
Chữ ký quá to hoặc nằm sai chỗ. Chạm vào chữ ký để chọn, kéo nó đi, và kéo các chấm màu lam vào trong để thu nhỏ. Muốn làm lại từ đầu, chạm nút Thêm và chọn Hoàn tác.
Tôi cần đổi vài thứ sau khi đã ký. Hãy hoàn tác khi tài liệu còn mở, hoặc giữ một bản chưa ký. Trong Xem trước, bạn có thể làm bản đó trước: chạm menu cạnh tên tệp và chọn Nhân bản. Với những thay đổi khác, như xóa một trang hay thêm một trang còn thiếu, xem cách chỉnh sửa PDF trên iPhone.
Rốt cuộc họ lại cần bản giấy. Cứ ký trên điện thoại, rồi in PDF đã ký khi bạn ở gần máy in. Vẫn là cùng một tệp.
Giữ bản đã ký ở nơi bạn tìm được
Bản đã ký mới là bản quan trọng, và thường cũng là bản biến mất: nó đã đi ra ngoài dưới dạng tệp đính kèm email và giờ nằm trong thư mục Đã gửi, sâu ba tháng. Khi chủ nhà hỏi về điều khoản tiền cọc hay nhà trường cần lại biểu mẫu, bạn lại ngồi tìm trong email chữ “đã ký”.
Paperlock là một nơi riêng tư cho đúng những bản sao đó. Lưu PDF đã ký vào đó, nó sẽ đọc xem tài liệu là gì, của ai gửi và có những ngày tháng nào quan trọng, xếp nó dưới một tiêu đề rõ ràng, và giữ nó sau Face ID. Nó sẽ không ký hay điền biểu mẫu thay bạn (iPhone đã làm việc đó rất tốt); nó đảm bảo bản đã ký sau này tìm lại được, chỉ bằng cách hỏi bằng lời thường.