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指南

写给被文件困扰的人的指南

没有术语，没有坚持不到周五就放弃的 40 步整理法。只有每个人都用得上的实用答案。

护照过期了：它还能做什么，怎么最快把新护照办出来过期护照还能用来做什么，不能做什么，怎么用过期护照续签，加急和紧急办理到底能有多快，以及怎么让下次不再在机场措手不及。 护照六个月规则：哪些国家要求，怎么检查自己的护照哪些国家要求护照有效期至少还剩六个月，是从入境还是离境算起，为什么申根区不一样，以及怎么用两分钟对照行程检查自己的护照。 护照有效期是多久？各国成人与儿童护照有效期一览25个国家成人与儿童护照的有效期，为什么儿童护照有效期更短，什么时候可以提前续签，以及为什么护照的实际“能用”期限往往比到期日早了好几个月。 老年人重要文件清单：完整列表、四份法律文件，以及该放在哪里老年人重要文件清单：四份法律文件、财务和医疗记录、原件该放在哪里，以及如何与父母开口谈这件事。 签证和居留许可到期：怎么追踪，怎么不留空档地续签签证或居留卡上的到期日印在哪里，为什么真正重要的日期比印着的那个更早，逾期滞留要付出什么代价，以及一份能让你身份持续合法的从容续签时间表。 如何备份重要文件（给普通人的 3-2-1 规则）将 3-2-1 备份规则应用到文件管理：了解哪些原件应该存放在防火保险箱中，哪些只需要副本，以及如何安全地在异地保存一份副本，从而确保即使发生火灾或洪水，你也不会失去所有的重要文件。 如何检查护照何时过期（趁还没毁掉行程之前）护照过期日期就印在护照的数据页上，本文告诉你去哪里查看、为什么很多国家要求“六个月有效期”、美国护照续签通常需要多长时间、如何合理安排续签时间以避免打乱旅行计划，以及如何设置一个你真的会收到的有效提醒，确保你不会在机场柜台或登机口前才意外发现护照已经过期，或不符合目的地的入境要求。 如何通过电子邮件发送重要文件，并且事后不后悔如何安全地用电子邮件发送重要文件：先给 PDF 加上密码，再换一条渠道把密码发给对方，永久遮盖对方不需要的内容，事后删掉已发送的副本。 如何妥善管理产品保修期（在东西坏掉之前）三步管理产品保修期：保存购物凭证、记录保修截止日期、设置提醒——这样你就不会错过免费维修的机会。 如何在 iPhone 上保存接种记录（包括孩子的疫苗接种）接种记录分散在多个地点，从儿科医生到药房再到州登记系统。了解学校、营地和旅行何时会需要这些文件，学会如何用 iPhone 扫描并保存黄皮书、诊所打印件和其他重要的接种记录。 如何在 iPhone 上扫描文档（无需额外应用——以及何时你会想要一个）在 iPhone 上使用备忘录或文件应用免费扫描文件——完整的分步指南、相机技巧确保扫描清晰锐利，以及内置扫描仪在面对大量文件堆积时的真实局限所在。 如何在 iPhone 照片中查找收据通过照片搜索功能、Live Text 技巧和相册筛选器来查找隐藏在相机胶卷中的收据，以及一次性找到所有收据的方法。 如何在 iPhone 照片中搜索文本（以及为什么它会遗漏一些内容）使用“照片”应用和实时文本在图片中查找文字、标记和手写内容。了解笔迹识别、眩光和遗忘的词语为何容易被忽视，以及如何应对。 如何在没有文件柜的情况下整理医疗记录了解哪些医疗记录值得保留、为什么新医生和账单纠纷需要它们，以及如何在 iPhone 上安全私密地存储这些文件——无需文件柜。 如何在手机上存储保险文件（并在10秒内找到它们）了解应在手机上保留哪些保险文件、如何正确扫描它们，以及如何在保单悄然过期前把握续期日期。 什么是OCR？给只想找东西的人的简明解释OCR是计算机将文字照片转换成可搜索文本的技术。了解你每天已在使用它的地方、它的局限，以及接下来的发展方向。 数字保存收据的最佳方法（一个你真的能坚持做下去的）了解收据管理系统为何失败，什么习惯能在现实生活中坚持，哪些收据值得保留，以及如何让你的收据在需要时快速找到。 数字整理：清空相机胶卷里的文件照片一个小时的快速整理方案，帮你找出隐藏在 iPhone 照片里的各种收据、身份证件、WiFi 密码和重要文件，决定什么值得保留，把它们转移到真正安全且容易找到的地方。 文稿扫描应用安全吗？安全的扫描应用和有风险的扫描应用差在哪文稿扫描应用安全吗？大体上是安全的——这里讲清楚安全的和有风险的差在哪，外加一份扫身份证件前该走一遍的 7 项检查。 文件该保留多久：一张保留期限对照表（报税记录、银行对账单、医疗、保险，以及什么可以碎掉）一张可打印的对照表，告诉你在美国该把报税记录、银行对账单、工资单、医疗记录、保险单和车辆文件保留多久，以及哪些可以放心碎掉。 应急文件夹：里面该放什么、一份可打印的清单，以及一份跟着你走的电子副本什么是应急文件夹、按类别整理好的可打印清单、文件夹该放在哪里、一小时搭建计划，以及如何再配一份电子副本。 在 iPhone 上把照片转成 PDF（五种自带方法，不用装任何应用）不用安装任何东西，就能在 iPhone 上把 JPG、HEIC 或 PNG 照片转成 PDF：照片应用的打印小技巧、文件应用的“创建 PDF”、备忘录、快捷指令，以及一个网页工具。 在家整理纸质文件的方法：给普通人的系统四个盒子的整理系统——待处理、永久保留、暂时保留、销毁——加上哪些原件必须保存纸质副本，以及数字化解决方案。 在iPhone上分享文件时如何避免透露过多信息如何安全地从iPhone发送租赁协议、保险卡或身份证：以PDF形式分享、裁剪和编辑不必要的内容，以及何时使用链接比附件更好。 怎么查驾照到期日（以及趁早续签，别等它咬你一口）美国、英国和欧盟驾照的到期日印在哪里，各国驾照通常有效期是多久，用过期驾照开车会怎样，以及怎么在续签窗口关闭之前把它办完。 怎样扫描收据，才能日后真的找得到用 iPhone 一分钟内扫完收据，救回褪色或揉皱的收据，处理超长收据，并把它们存好，让报税和退货不再头疼。 值得追踪的每一个到期日（以及每一项该提前多久处理）一份普通家庭里20种到期日的清单，从护照到烟雾报警器，包括每种通常能用多久、该提前多久处理，以及一个五分钟就能把它们全部整理到一处的方法。 重要文件收纳：怎么选、怎么搭，才能做到真找得着如何选择重要文件收纳工具——风琴夹、活页夹、防火袋还是保险箱——按生活领域设置标签分类，并为所有文件保留一份加密的数字副本。 Face ID 与您的文档：应用锁真正保护什么了解 Face ID 应用锁的实际保护作用，为什么手机密码不足以保护敏感文档，以及如何在 iPhone 上添加第二道锁。