Hộp tài liệu khẩn cấp nghe như một dự án cho gia đình khác, có tổ chức hơn — loại gia đình có những hộp đựng thực phẩm được dán nhãn rõ ràng. Nhưng không phải vậy. Đó chỉ là một tối để sắp xếp, và nó trả lời một câu hỏi mà mọi gia đình cuối cùng sẽ gặp vào lúc tồi tệ nhất: các giấy tờ ở đâu?
Một lần nhập viện, một đám cháy, một sơ tán, hoặc một thành viên gia đình qua đời — mỗi tình huống đều kèm theo yêu cầu giấy tờ, thường trong vòng vài giờ. Mục đích của hộp tài liệu không phải để dự đoán bạn sẽ gặp phải tình huống khẩn cấp nào. Đó là để đảm bảo câu trả lời cho "hợp đồng bảo hiểm ở đâu?" không bao giờ là "ở đâu đó trong tủ lưu trữ, tôi nghĩ vậy."
Dưới đây là những gì nên có, và cách xây dựng phiên bản kỹ thuật số trong một tối.
Tại sao chọn kỹ thuật số trước
Hộp tài liệu khẩn cấp cổ điển là một thư mục ba chiếc vòng màu đỏ trên kệ. Đó là một ý tưởng tốt, nhưng có một nhược điểm: nó ở trên kệ. Nếu bạn đang sơ tán, đi du lịch, hoặc đứng trong phòng cấp cứu lúc 2 giờ sáng, thì hộp tài liệu ở nhà — và trong một đám cháy hoặc lũ lụt, nó sẽ bị mất.
Một hộp tài liệu kỹ thuật số ở với bạn bất kỳ nơi nào điện thoại của bạn ở, và một bản sao thích hợp sống sót qua bất cứ điều gì xảy ra với bản gốc. Nếu bạn muốn, vẫn có thể giữ một bộ giấy mỏng — có những bản gốc thực sự quan trọng dưới dạng giấy, và chúng tôi sẽ chỉ ra cái nào — nhưng những bản sao mà gia đình bạn thực sự sẽ sử dụng khi cần gấp là những bản ở điện thoại.
20 tài liệu
Không cần hoàn thành 100% vào đêm thứ nhất. Hai mươi cái này bao gồm gần như mọi tình huống khẩn cấp mà một gia đình sẽ gặp phải.
Giấy tờ nhân thân (4)
- Hộ chiếu — trang ảnh cho mỗi thành viên gia đình
- Bằng lái xe hoặc chứng minh thư quốc gia
- Giấy khai sinh
- Thẻ bảo hiểm xã hội (Hoa Kỳ), hoặc giấy tờ tương đương của đất nước bạn
Bảo hiểm (4)
- Thẻ bảo hiểm sức khỏe, cả hai mặt, cho tất cả những người được bảo hiểm
- Hợp đồng bảo hiểm chủ nhà hoặc người thuê nhà — ít nhất là trang khai báo
- Hợp đồng bảo hiểm ô tô và thẻ bảo hiểm
- Hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, kèm số điện thoại yêu cầu bồi thường của công ty bảo hiểm
Y tế (3)
- Danh sách thuốc hiện tại: tên, liều lượng, bác sĩ kê đơn
- Hồ sơ tiêm chủng, đặc biệt là cho trẻ em
- Dị ứng và các bệnh — một trang mà bất cứ ai cũng có thể đọc to cho một y tá
Tiền bạc và tài khoản (4)
- Danh mục tài khoản: mọi tài khoản ngân hàng, môi giới, và hưu trí, kèm tên tổ chức và bốn chữ số cuối cùng (không bao giờ viết toàn bộ số và mật khẩu cùng nhau)
- Danh sách thẻ tín dụng kèm số điện thoại của công ty phát hành, để hủy nhanh chóng
- Tờ khai thuế gần đây nhất của bạn — nó chứng minh thu nhập và danh tính trong một tài liệu
- Các hóa đơn định kỳ và dịch vụ đăng ký mà ai đó sẽ cần tạm dừng hoặc thanh toán
Nhà cửa và tài sản (3)
- Giấy chứng thực sở hữu hoặc hợp đồng thuê
- Giấy chứng thực và đăng ký phương tiện
- Danh mục nhà cửa — thậm chí một video ghi lại mười phút tất cả các phòng cũng giúp yêu cầu bồi thường bảo hiểm dễ dàng hơn đáng kể
Pháp lý và liên hệ (2)
- Một ghi chú "những thứ ở đâu": nơi để di chúc gốc, ủy quyền, và bất kỳ hộp an toàn nào (cộng với ai có chìa khóa). Bản sao của những tài liệu này hữu ích; những bản gốc là những gì tòa án và ngân hàng cần, vì vậy ghi chú nói về nơi cũng quan trọng như bản sao.
- Một trang liên hệ chính: bác sĩ, đại lý bảo hiểm, luật sư, phòng nhân sự công ty, chủ nhà hoặc công ty thế chấp, và hai thành viên gia đình sống ở nơi khác
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một thảm họa thực sự, có một hướng dẫn đầy đủ hơn về những tài liệu quan trọng khi bạn có thể phải rời khỏi nhà nhanh chóng — nhưng hai mươi cái này là lõi của danh sách đó.
Xây dựng nó trong một tối
- Xếp trước, hoàn hảo sau. Kéo tất cả mọi thứ từ ngăn kéo, thư mục, hộp dụng cụ. Những mục thiếu sẽ vào một danh sách ngắn cho lần sau; đừng để toàn bộ dự án dừng lại vì một giấy khai sinh.
- Chụp ảnh hoặc quét từng tài liệu. Ứng dụng Ghi chú trên iPhone bạn có một máy quét tích hợp tốt (nhấn biểu tượng máy ảnh trong một ghi chú → Quét tài liệu), và nó sẽ cắt xén và làm thẳng cho bạn.
- Đặt các bản sao ở một nơi bị khóa và có ý định — không để rải rác trong cuộn ảnh của bạn giữa ảnh du lịch. Một nơi dành riêng, được bảo vệ bằng mật khẩu mà gia đình bạn có thể gọi tên, là toàn bộ ý tưởng. Giấy tờ bảo hiểm đặc biệt đáng để lưu trữ trên điện thoại của bạn đúng cách, vì chúng là những tài liệu bạn sẽ cần khi đứng trong bãi đỗ xe.
- Viết hai trang một trang — danh mục tài khoản và ghi chú "những thứ ở đâu". Những cái này mất mười lăm phút và là những trang mà các gia đình thường bỏ lỡ.
Phiên bản thủ công hoạt động. Nhược điểm trung thực của nó là bước truy xuất: sáu tháng nữa, dưới áp lực, ai đó phải nhớ từng tệp được đặt tên gì và nơi nó đi.
Bước truy xuất này chính là thứ Paperlock được xây dựng để loại bỏ. Lưu hai mươi tài liệu tương tự vào ứng dụng và nó sẽ đọc mỗi cái — tài liệu là gì, từ ai, khi nào nó hết hạn — và lưu mọi thứ tự động phía sau Face ID, với các trang nhạy cảm như hộ chiếu được làm mờ cho đến khi bạn xác nhận đó là bạn. Sau đó tìm kiếm thứ gì đó chỉ đơn giản là hỏi: "cho tôi xem thẻ bảo hiểm sức khỏe của chúng tôi" hoặc "hộ chiếu của Maya hết hạn khi nào?" — rồi nhận được câu trả lời kèm các tài liệu. Nó thậm chí phát hiện các tài liệu đã ẩn trong cuộn ảnh của bạn và đề nghị đưa chúng vào — hầu hết mọi người ngạc nhiên có bao nhiêu thứ từ danh sách này đã ở trong ảnh của họ. Tính năng này sắp có trên iPhone.
Giữ nó luôn mới
Một hộp tài liệu ba năm tuổi chỉ hơi tốt hơn so với không có. Hai thói quen giữ nó cập nhật:
- Cập nhật trên sự kiện, không phải lịch trình. Chính sách mới, thuốc mới, địa chỉ mới, giấy phép được cấp lại — ngày nó xảy ra, bản sao sẽ vào hộp. Ba mươi giây.
- Quét hai lần một năm. Khi đồng hồ chuyển giờ, dành mười phút kiểm tra ngày hết hạn và hai trang một trang. (Nếu tài liệu của bạn sống trong Paperlock, phía hết hạn tự xử lý — nó nhắc nhở bạn 30 và 7 ngày trước khi hộ chiếu, ID, và bảo hiểm hết hạn, không cần cài đặt gì.)
Ai nên biết cách truy cập vào nó
Đây là bước mà mọi người thường bỏ qua, nhưng đó là bước làm cho hộp tài liệu hữu ích trong những tình huống khẩn cấp nơi bạn là người nó liên quan. Nói cho một người trưởng thành đáng tin cậy — vợ hoặc chồng, con trưởng thành, anh chị em — ba điều: hộp tài liệu tồn tại, nó ở đâu, và cách mở nó. Nếu nó ở trên điện thoại của bạn, điều đó có nghĩa là họ biết mật khẩu điện thoại của bạn, hoặc họ có bản sao riêng của những điều cần thiết.
Rồi nói cho họ một điều nữa: nơi để những bản gốc giấy. Hộp tài liệu kỹ thuật số trả lời câu hỏi nhanh; ghi chú bên trong nó — di chúc ở đây, giấy chứng thực ở đó, chìa khóa hộp an toàn ở hộp xanh — là thứ biến một tuần tồi tệ thành một tuần chỉ là khó khăn.