Công khai trước đã. Chúng tôi làm ra Paperlock, một trong bốn loại công cụ trên trang này. So sánh dưới đây dựa trên các tiêu chí mà chúng tôi cho là công bằng, và nó nói rõ khi nào lựa chọn khác là lựa chọn tốt hơn, vì thường đúng là như vậy.
Bốn loại công cụ
Mọi cách giữ giấy tờ trên iPhone đều thuộc về một trong bốn nhóm, và nhóm quan trọng hơn thương hiệu.
- Ứng dụng có sẵn của Apple. Ảnh (giờ đã gom hóa đơn và giấy tờ thành các bộ sưu tập trong mục Tiện ích), Ghi chú (một máy quét tốt), và Tệp (thư mục). Miễn phí, đã cài sẵn, không cần tài khoản nào ngoài Apple ID.
- Ứng dụng quét. Adobe Scan, Genius Scan, SwiftScan, Scanner Pro và nhiều ứng dụng khác. Chúng tạo ra file PDF sạch, thường có chữ tìm kiếm được, và xuất ra bất cứ nơi nào bạn giữ file.
- Ổ đám mây. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive. Những thư mục đồng bộ ở mọi nơi, kèm theo một máy quét gắn thêm vào.
- Kho lưu trữ đọc hiểu giấy tờ. Những ứng dụng mà việc chính không phải là quét mà là những gì diễn ra sau đó: trích ra những gì giấy tờ nói, sắp xếp theo đó, và trả lời câu hỏi. Paperlock là một trong số đó; LumenDoc là một cái khác, nghiêng về bảng theo dõi chi tiêu.
Tám tiêu chí
| Tiêu chí | Câu hỏi cần đặt ra | Ứng dụng có sẵn | Ứng dụng quét | Ổ đám mây | Kho lưu trữ đọc hiểu (Paperlock) |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhập liệu | Nó có dùng được giấy tờ đã có sẵn trong Ảnh không? | Ảnh: có; Ghi chú và Tệp cần quét lại hoặc lưu thủ công | Ưu tiên máy ảnh; một số nhập được ảnh có sẵn | Tải lên từ Ảnh, từng cái một | Máy ảnh, Tệp, và quét toàn bộ thư viện ảnh với sự chấp thuận cho từng giấy tờ |
| Tìm lại | Bạn có tìm được giấy tờ mà không cần biết tên file không? | Ảnh: theo bộ sưu tập và chữ nhận diện được; Tệp: theo tên | Theo chữ nhận diện được, đôi khi | Theo tên và, với một số, theo chữ nhận diện được | Theo giấy tờ là gì, ai gửi, ngày hoặc số tiền, bằng ngôn ngữ thường ngày |
| Trả lời câu hỏi | Nó có trả lời được câu hỏi trên nhiều giấy tờ cùng lúc không? | Không | Không | Không | Có: tổng số tiền, ngày tháng, “hóa đơn nào” |
| Xác minh | Bạn có mở được nguồn đứng sau một câu trả lời không? | Không áp dụng | Không áp dụng | Không áp dụng | Có, mỗi câu trả lời hiện ra các giấy tờ đã dùng để trả lời |
| Ngày tháng | Nó có trích, sửa và theo dõi ngày tháng không? | Không | Không | Không | Có: đọc hạn dùng, cho bạn sửa lại, nhắc trước 30 và 7 ngày một khi đã bật |
| Khả năng xuất dữ liệu | Bạn xuất được gì? | Ảnh, PDF, ghi chú | PDF, ảnh, văn bản | Mọi thứ, dưới dạng file | Mọi giấy tờ dưới dạng PDF; chưa có xuất hàng loạt dữ liệu đã trích xuất |
| Quyền riêng tư | Điều gì rời khỏi điện thoại? | Xử lý của riêng Apple và iCloud, theo cài đặt của bạn | Tùy nơi; nhiều ứng dụng tải lên để nhận diện chữ và lưu trên đám mây | Mọi thứ, theo đúng thiết kế | Giấy tờ được mã hóa trên điện thoại; trang giấy được gửi tới máy chủ của Paperlock chỉ để đọc hoặc trả lời câu hỏi, không lưu trữ; OpenAI là bên xử lý |
| Chi phí | Quy trình này tốn bao nhiêu? | Miễn phí | Có gói miễn phí; trả phí để dùng đầy đủ tính năng | Có gói miễn phí; trả phí theo dung lượng lưu trữ | Miễn phí cho 25 giấy tờ và 5 câu hỏi mỗi tháng; $4.99/tháng hoặc $39.99/năm |
Mỗi công cụ thắng ở đâu
Ứng dụng có sẵn thắng khi bạn chỉ quét vài giấy tờ mỗi năm. Các bộ sưu tập hóa đơn và giấy tờ trong Ảnh thực sự giỏi trong việc lôi ra những tờ giấy bạn từng chụp mà không hề có ý định sắp xếp chúng, và không gì thắng nổi miễn phí. iOS giờ cũng cho bạn khóa bất kỳ ứng dụng nào bằng Face ID, xóa bỏ khoảng trống cũ nơi một bản quét trong Ghi chú chỉ cách bất kỳ ai cầm điện thoại của bạn đúng một cú vuốt. So sánh với Ghi chú của Apple và so sánh với thư viện ảnh của chúng tôi đi sâu hơn vào chuyện này.
Ứng dụng quét thắng ở chính việc quét: quét hàng loạt, nhận diện mép giấy, chỉnh màu, sửa trang, và xuất ra bất cứ nơi nào. Nếu vấn đề của bạn là tạo một file PDF sạch cho một hợp đồng hai mươi trang, đây là công cụ đúng, và nhiều ứng dụng trong số này có gói miễn phí đủ dùng cho hầu hết mọi người. Hướng dẫn về việc liệu ứng dụng quét có an toàn hay không nói rõ những gì cần kiểm tra trước khi tải bất cứ thứ gì lên.
Ổ đám mây thắng ở khả năng xuất dữ liệu và chia sẻ. Mọi thứ đều là một file, file đi được mọi nơi, và cả gia đình chia sẻ được một thư mục. Xét về mặt cấu trúc, đây là lựa chọn ít riêng tư nhất: giấy tờ nằm trên máy chủ của người khác, và tìm kiếm chủ yếu dựa vào tên file.
Kho lưu trữ đọc hiểu thắng ở những câu hỏi bạn đặt ra sau này. “Hộ chiếu của tôi hết hạn khi nào?” “Chúng ta đã chi bao nhiêu ở cửa hàng đồ gia dụng trong tháng Tám?” “Thẻ bảo hành của máy pha cà phê ở đâu?” Chỉ một công cụ đã đọc giấy tờ mới trả lời được những câu đó, và chỉ một công cụ cho xem nguồn mới đáng tin để trả lời chúng. Giữa các kho lưu trữ với nhau, điểm khác biệt trung thực mà chúng tôi biết là trọng tâm: LumenDoc quảng cáo bảng theo dõi chi tiêu với tổng số theo cửa hàng và theo danh mục; Paperlock được xây quanh vòng lặp hỏi-và-xem-nguồn, các ngày hết hạn và khóa Face ID, và không có bảng theo dõi chi tiêu.
Cách chọn qua hai câu hỏi
Bạn cần đặt câu hỏi, hay chỉ cần mở file? Nếu mở file là đủ, hãy dùng ứng dụng có sẵn hoặc một ứng dụng quét và tiết kiệm tiền thuê bao.
Giấy tờ có nhạy cảm không? Hộ chiếu, hồ sơ y tế, hợp đồng. Nếu có, hãy ưu tiên lựa chọn giữ chúng mã hóa trên điện thoại, khóa theo mặc định, và nói rõ máy chủ của họ làm gì. Đọc chính sách quyền riêng tư để tìm các từ “lưu trữ” và “giữ lại” rồi xem điều gì theo sau chúng.
Nếu cả hai câu trả lời đều chỉ về một kho lưu trữ đọc hiểu, hãy thử gói miễn phí trước khi trả tiền: nhập hai mươi lăm giấy tờ thật, đặt năm câu hỏi thật, mở các nguồn ra xem. Bài kiểm tra đó mất mười lăm phút và cho bạn biết nhiều hơn bất kỳ bảng so sánh nào, kể cả bảng này.