Avoimuus ensin. Teemme Paperlockin, yhden tämän sivun neljästä työkalutyypistä. Alla oleva vertailu tehdään mielestämme reilujen mittareiden mukaan, ja se kertoo, missä muut vaihtoehdot ovat parempi valinta, koska usein ovat.

Neljä työkalutyyppiä

Jokainen tapa säilyttää asiakirjoja iPhonessa kuuluu yhteen neljästä perheestä, ja perhe on tärkeämpi kuin merkki.

  1. Applen sisäänrakennetut sovellukset. Kuvat (joka ryhmittelee nykyään kuitit ja asiakirjat kokoelmiksi Työkalut-osion alle), Muistiinpanot (hyvä skanneri) ja Tiedostot (kansiot). Ilmaisia, jo asennettuina, ei muuta tiliä kuin Apple-tunnus.
  2. Skannerisovellukset. Adobe Scan, Genius Scan, SwiftScan, Scanner Pro ja muut. Ne tuottavat siistejä PDF-tiedostoja, usein haettavalla tekstillä, ja vievät ne minne tahansa säilytät tiedostoja.
  3. Pilvipalvelut. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive. Kansiot, jotka synkronoituvat kaikkialle, skanneri kiinnitettynä perään.
  4. Sivun lukevat asiakirjakassakaapit. Sovellukset, joiden tehtävä ei ole itse skannaus vaan se, mitä tapahtuu sen jälkeen: poimia, mitä asiakirja sanoo, tallentaa sen mukaan ja vastata kysymyksiin. Paperlock on yksi niistä; LumenDoc on toinen, painottaen kulutuksen seurantanäkymiä.

Kahdeksan mittaria

Mittari Kysymys, joka kannattaa esittää Sisäänrakennetut Skannerisovellukset Pilvipalvelut Lukevat kassakaapit (Paperlock)
Tuonti Voiko se käyttää Kuvissa jo olevia asiakirjoja? Kuvat kyllä; Muistiinpanot ja Tiedostot vaativat uudelleenskannauksen tai tallentamisen Ensisijaisesti kamera; osa tuo kuvia Lataa Kuvista, yksi kerrallaan Kamera, Tiedostot, ja koko kuvakirjaston skannaus hyväksynnällä per asiakirja
Löytäminen Löydätkö asiakirjan tietämättä sen tiedostonimeä? Kuvat: kokoelman ja tunnistetun tekstin perusteella; Tiedostot: nimen perusteella Tunnistetun tekstin perusteella, joskus Nimen perusteella, joillakin myös tunnistetun tekstin Sen mukaan, mikä se on, kuka sen lähetti, päivämäärän tai summan perusteella, tavallisella kielellä
Vastaukset Voiko se vastata useiden asiakirjojen yli? Ei Ei Ei Kyllä: summat, päivämäärät, ”mitkä kuitit”
Todentaminen Voitko avata lähteen vastauksen takana? Ei sovellu Ei sovellu Ei sovellu Kyllä, jokainen vastaus näyttää käyttämänsä asiakirjat
Päivämäärät Poimiiko, korjaako ja seuraako se päivämääriä? Ei Ei Ei Kyllä: lukee vanhenemisen, antaa korjata sen, muistutukset 30 ja 7 päivää etukäteen käyttöönoton jälkeen
Siirrettävyys Mitä voit viedä? Kuvat, PDF:t, muistiinpanot PDF:t, kuvat, teksti Kaiken, tiedostoina Minkä tahansa asiakirjan PDF:nä; poimitun datan joukkovientiä ei vielä ole
Yksityisyys Mitä poistuu puhelimesta? Applen oma käsittely ja iCloud, asetustesi mukaan Vaihtelee; monet lähettävät tekstintunnistukseen ja pilvitallennukseen Kaikki, rakenteellisesti Asiakirjat salattuna puhelimessa; sivut lähetetään Paperlockin palvelimille vain luettavaksi tai vastattavaksi, ei säilytettäväksi; OpenAI on käsittelijä
Hinta Mitä työnkulku maksaa? Ilmainen Ilmaisia tasoja; tilaukset täysiin ominaisuuksiin Ilmaisia tasoja; maksat tallennustilasta Ilmainen 25 asiakirjalle ja 5 kysymykselle kuukaudessa; $4.99/kk tai $39.99/vuosi

Missä kukin voittaa

Sisäänrakennetut voittavat, kun skannaat muutaman asiakirjan vuodessa. Kuvien kuitti- ja asiakirjakokoelmat ovat aidosti hyviä nostamaan esiin paperit, jotka kuvasit ilman aikomusta järjestää niitä, eikä mikään voita ilmaista. iOS antaa myös nykyään lukita minkä tahansa sovelluksen Face ID:n taakse, mikä sulkee vanhan aukon, jossa Muistiinpanoissa oleva skannaus oli yhden pyyhkäisyn päässä keneltä tahansa, jolla oli puhelimesi kädessään. Apple Muistiinpanot -vertailumme ja kuvarullavertailumme menevät syvemmälle.

Skannerisovellukset voittavat itse skannauksessa: sarjaskannaus, reunantunnistus, värikorjaus, sivujen muokkaus ja vienti mihin tahansa kohteeseen. Jos ongelmasi on tuottaa siisti PDF kaksikymmentäsivuisesta sopimuksesta, ne ovat oikea työkalu, ja useilla on ilmainen taso, joka riittää useimmille ihmisille. Opas siitä, ovatko skannerisovellukset turvallisia, kertoo, mitä kannattaa tarkistaa ennen minkään lataamista.

Pilvipalvelut voittavat siirrettävyydessä ja jakamisessa. Kaikki on tiedosto, tiedostot kulkevat minne vain, ja perhe voi jakaa kansion. Ne ovat rakenteellisesti vähiten yksityinen vaihtoehto: asiakirjat asuvat jonkun muun palvelimilla, ja haku toimii pääosin tiedostonimen perusteella.

Lukevat kassakaapit voittavat kysymyksissä, joita esität myöhemmin. ”Milloin passini vanhenee?” ”Kuinka paljon käytimme rahaa rautakaupassa elokuussa?” ”Missä on kahvinkeittimen takuu?” Vain työkalu, joka on lukenut asiakirjat, voi vastata näihin, ja vain sellaiseen, joka näyttää lähteensä, voi luottaa. Kassakaappien välillä rehellinen ero, jonka tunnemme, on painotus: LumenDoc mainostaa kulutuksen seurantanäkymiä kauppias- ja kategoriasummineen; Paperlock on rakennettu kysymys-ja-lähde-silmukan, vanhenemispäivien ja Face ID -lukituksen ympärille, eikä siinä ole kulutuksen seurantanäkymää.

Miten valita kahdella kysymyksellä

Tarvitsetko kysymysten esittämistä vai tiedostojen avaamista? Jos tiedostojen avaaminen riittää, käytä sisäänrakennettuja tai skannerisovellusta ja säästä tilausmaksu.

Ovatko asiakirjat arkaluontoisia? Passit, sairauskertomukset, sopimukset. Jos kyllä, suosi vaihtoehtoa, joka pitää ne salattuina puhelimessa, lukittuu oletuksena ja kertoo tarkalleen, mitä sen palvelimet tekevät. Lue tietosuojaseloste sanojen ”säilytetään” ja ”pidetään tallessa” kohdalta ja katso, mitä niiden jälkeen sanotaan.

Jos molemmat vastaukset osoittavat lukevaan kassakaappiin, kokeile ilmaista tasoa ennen maksamista: tuo kaksikymmentäviisi oikeaa asiakirjaa, esitä viisi oikeaa kysymystä, avaa lähteet. Tuo testi vie viisitoista minuuttia ja kertoo enemmän kuin mikään vertailutaulukko, tämäkin mukaan lukien.