Aviso primero. Nosotros hacemos Paperlock, una de las cuatro familias de herramientas de esta página. La comparativa de abajo se hace sobre criterios que nos parecen justos, y dice dónde las otras opciones son la mejor elección, porque a menudo lo son.
Las cuatro familias de herramientas
Toda forma de guardar documentos en un iPhone pertenece a una de cuatro familias, y la familia importa más que la marca.
- Las apps nativas de Apple. Fotos (que ahora agrupa tickets y documentos en colecciones dentro de Utilidades), Notas (un buen escáner) y Archivos (carpetas). Gratis, ya instaladas, sin más cuenta que tu Apple ID.
- Apps de escaneo. Adobe Scan, Genius Scan, SwiftScan, Scanner Pro y otras. Producen PDFs limpios, a menudo con texto buscable, y los exportan a donde guardes tus archivos.
- Nubes. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive. Carpetas que se sincronizan en todas partes, con un escáner añadido.
- Cajas fuertes que leen la página. Apps cuyo trabajo no es el escaneo sino lo que pasa después: extraer lo que dice el documento, archivarlo por eso, y responder preguntas. Paperlock es una; LumenDoc es otra, con énfasis en paneles de gasto.
Las ocho dimensiones
| Dimensión | La pregunta que hacerse | Apps nativas | Apps de escaneo | Nubes | Cajas fuertes que leen (Paperlock) |
|---|---|---|---|---|---|
| Importación | ¿Puede usar documentos que ya están en Fotos? | Fotos sí; Notas y Archivos necesitan volver a escanear o guardar | Cámara primero; algunas importan imágenes | Subir desde Fotos, de uno en uno | Cámara, Archivos, y un escaneo de toda la fototeca con aprobación por documento |
| Búsqueda | ¿Puedes encontrar un documento sin saber su nombre de archivo? | Fotos: por colección y texto reconocido; Archivos: por nombre | Por texto reconocido, a veces | Por nombre y, en algunas, texto reconocido | Por lo que es, quién lo envió, la fecha o el importe, en lenguaje normal |
| Respuestas | ¿Puede responder cruzando varios documentos? | No | No | No | Sí: totales, fechas, «qué tickets» |
| Verificación | ¿Puedes abrir la fuente detrás de una respuesta? | No aplica | No aplica | No aplica | Sí, cada respuesta muestra los documentos que usó |
| Fechas | ¿Extrae, corrige y sigue fechas? | No | No | No | Sí: lee la caducidad, te deja corregirla, recordatorios 30 y 7 días antes una vez activados |
| Portabilidad | ¿Qué puedes exportar? | Fotos, PDFs, notas | PDFs, imágenes, texto | Todo, como archivos | Cualquier documento como PDF; todavía sin exportación masiva de los datos extraídos |
| Privacidad | ¿Qué sale del móvil? | El procesamiento propio de Apple e iCloud, según tus ajustes | Varía; muchas suben la imagen para reconocer texto y para guardarla en la nube | Todo, por diseño | Documentos cifrados en el móvil; páginas enviadas a los servidores de Paperlock solo para leerlas o responder, no para guardarlas; OpenAI es el procesador |
| Coste | ¿Cuánto cuesta el flujo de trabajo? | Gratis | Planes gratis; suscripción para funciones completas | Planes gratis; se paga por almacenamiento | Gratis para 25 documentos y 5 preguntas al mes; $4.99/mes o $39.99/año |
Dónde gana cada una
Las apps nativas ganan cuando escaneas pocos documentos al año. Las colecciones de tickets y documentos de Fotos son realmente buenas sacando a la luz papeles que fotografiaste sin intención de organizarlos, y nada le gana a gratis. iOS también deja bloquear cualquier app con Face ID ahora, lo que cierra el viejo hueco por el que un escaneo en Notas estaba a un deslizamiento de cualquiera que tuviera tu móvil en la mano. Nuestra comparativa con Apple Notas y la comparativa con el carrete profundizan más.
Las apps de escaneo ganan en el escaneo en sí: escaneo por lotes, detección de bordes, corrección de color, edición de páginas y exportación a cualquier destino. Si tu problema es sacar un PDF limpio de un contrato de veinte páginas, son la herramienta correcta, y varias tienen planes gratis que bastan para la mayoría de gente. La guía sobre si las apps de escaneo son seguras cubre qué revisar antes de subir nada.
Las nubes ganan en portabilidad y en compartir. Todo es un archivo, los archivos van a cualquier parte, y una familia puede compartir una carpeta. Son la opción menos privada por construcción: los documentos viven en los servidores de otro, y la búsqueda es sobre todo por nombre de archivo.
Las cajas fuertes que leen ganan en las preguntas que haces después. «¿Cuándo caduca mi pasaporte?». «¿Cuánto gastamos en la ferretería en agosto?». «¿Dónde está la garantía de la cafetera?». Solo una herramienta que ha leído los documentos puede responder a eso, y solo una que muestra sus fuentes merece confianza para hacerlo. Entre cajas fuertes, la distinción honesta que conocemos es de énfasis: LumenDoc anuncia paneles de gasto con totales por comercio y categoría; Paperlock está construida alrededor del ciclo pregunta-fuente, las fechas de caducidad y el bloqueo con Face ID, y no tiene panel de gasto.
Cómo elegir en dos preguntas
¿Necesitas hacer preguntas, o abrir archivos? Si con abrir archivos te basta, usa las apps nativas o una app de escaneo y ahórrate la suscripción.
¿Son sensibles los documentos? Pasaportes, historiales médicos, contratos. Si la respuesta es sí, prefiere la opción que los mantenga cifrados en el móvil, se bloquee por defecto, y diga exactamente qué hacen sus servidores. Lee la política de privacidad buscando las palabras «almacenado» y «retenido» y mira qué viene después.
Si las dos respuestas apuntan a una caja fuerte que lee documentos, prueba el plan gratis antes de pagar: importa veinticinco documentos reales, haz cinco preguntas reales, abre las fuentes. Esa prueba lleva quince minutos y te dice más que cualquier tabla comparativa, incluida esta.