Öppenhet först. Vi gör Paperlock, ett av de fyra sorters verktyg på den här sidan. Jämförelsen nedan görs på dimensioner vi tycker är rättvisa, och den säger var de andra alternativen är det bättre valet, för det är de ofta.
De fyra sorternas verktyg
Varje sätt att förvara dokument på en iPhone tillhör en av fyra familjer, och familjen spelar större roll än märket.
- Apples inbyggda appar. Bilder (som numera grupperar kvitton och dokument i samlingar under Verktyg), Anteckningar (en bra skanner) och Filer (mappar). Gratis, redan installerade, inget konto utöver ditt Apple-ID.
- Skannerappar. Adobe Scan, Genius Scan, SwiftScan, Scanner Pro med flera. De producerar rena PDF-filer, ofta med sökbar text, och exporterar dem dit du förvarar filer.
- Molntjänster. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive. Mappar som synkroniseras överallt, med en skanner tillbyggd.
- Dokumentvalv som läser sidan. Appar vars uppgift inte är skanningen utan det som händer efteråt: extrahera vad dokumentet säger, sortera efter det, och svara på frågor. Paperlock är en; LumenDoc är en annan, med tonvikt på utgiftsöversikter.
De åtta dimensionerna
| Dimension | Frågan att ställa | Inbyggda appar | Skannerappar | Molntjänster | Läsande valv (Paperlock) |
|---|---|---|---|---|---|
| Import | Kan den använda dokument som redan finns i Bilder? | Bilder ja; Anteckningar och Filer kräver omskanning eller att spara | Kameran först; vissa importerar bilder | Ladda upp från Bilder, en i taget | Kamera, Filer, och en genomsökning av hela fotobiblioteket med godkännande per dokument |
| Återfinning | Kan du hitta ett dokument utan att veta filnamnet? | Bilder: efter samling och igenkänd text; Filer: efter namn | Efter igenkänd text, ibland | Efter namn och, för vissa, igenkänd text | Efter vad det är, vem som skickade det, datumet eller beloppet, i vanligt språk |
| Svar | Kan den svara över flera dokument? | Nej | Nej | Nej | Ja: summor, datum, ”vilka kvitton” |
| Verifiering | Kan du öppna källan bakom ett svar? | Ej tillämpligt | Ej tillämpligt | Ej tillämpligt | Ja, varje svar visar dokumenten det använde |
| Datum | Extraherar, rättar och bevakar den datum? | Nej | Nej | Nej | Ja: läser förfallodatum, låter dig rätta det, påminnelser 30 och 7 dagar innan när det slås på |
| Portabilitet | Vad kan du exportera? | Bilder, PDF-filer, anteckningar | PDF-filer, bilder, text | Allt, som filer | Vilket dokument som helst som PDF; ingen massexport av den extraherade datan än |
| Integritet | Vad lämnar telefonen? | Apples egen bearbetning och iCloud, enligt dina inställningar | Varierar; många laddar upp för textigenkänning och molnlagring | Allt, av design | Dokument krypterade på telefonen; sidor skickas till Paperlocks servrar bara för att läsas eller besvaras, inte för att lagras; OpenAI är bearbetaren |
| Kostnad | Vad kostar arbetsflödet? | Gratis | Gratisnivåer; prenumeration för fullständiga funktioner | Gratisnivåer; betala för lagring | Gratis för 25 dokument och 5 frågor i månaden; $4.99/månad eller $39.99/år |
Var var och en vinner
Inbyggda appar vinner när du skannar några dokument om året. Bilders kvitto- och dokumentsamlingar är genuint bra på att lyfta fram papper du fotograferade utan att mena att organisera det, och inget slår gratis. iOS låter dig numera också låsa vilken app som helst bakom Face ID, vilket täpper till den gamla luckan där en skanning i Anteckningar var ett svep bort för vem som helst som höll din telefon. Vår jämförelse med Apple Anteckningar och jämförelse med kamerarullen går djupare.
Skannerappar vinner på själva skanningen: massvis skanning, kantavkänning, färgkorrigering, sidredigering och export till valfritt mål. Om ditt problem är att producera en ren PDF av ett tjugosidigt kontrakt är de rätt verktyg, och flera har gratisnivåer som räcker för de flesta. Guiden om huruvida skannerappar är säkra täcker vad du bör kontrollera innan du laddar upp något.
Molntjänster vinner på portabilitet och delning. Allt är en fil, filer går vart som helst, och en familj kan dela en mapp. De är det minst privata alternativet i sin konstruktion: dokumenten finns på någon annans servrar, och sökningen sker mest efter filnamn.
Läsande valv vinner på frågorna du ställer senare. ”När går mitt pass ut?” ”Hur mycket spenderade vi på järnhandeln i augusti?” ”Var är garantin för kaffemaskinen?” Bara ett verktyg som har läst dokumenten kan svara på det, och bara ett som visar sina källor kan du lita på när det gör det. Mellan valven är den ärliga skillnaden vi känner till tonvikten: LumenDoc marknadsför utgiftsöversikter med summor per handlare och kategori; Paperlock är byggt kring fråga-och-källa-loopen, förfallodatum och Face ID-låset, och har ingen utgiftsöversikt.
Så väljer du med två frågor
Behöver du ställa frågor, eller öppna filer? Om det räcker att öppna filer, använd de inbyggda apparna eller en skannerapp och spara prenumerationen.
Är dokumenten känsliga? Pass, journaler, kontrakt. Om ja, föredra alternativet som håller dem krypterade på telefonen, låser som standard, och säger exakt vad dess servrar gör. Läs integritetspolicyn efter orden ”lagras” och ”behålls” och se vad som följer efter dem.
Om båda svaren pekar mot ett läsande valv, prova gratisnivån innan du betalar: importera tjugofem verkliga dokument, ställ fem verkliga frågor, öppna källorna. Det testet tar femton minuter och säger dig mer än någon jämförelsetabell, denna inräknad.