先に開示しておきます。 私たちはこのページで扱う4種類のツールのうち、Paperlockを作っています。以下の比較は私たちが公正だと考える観点にもとづいており、他の選択肢のほうが良い場合には、そのとおりはっきり書いています。実際、そういう場面は少なくありません。
4種類のツール
iPhoneで書類を保管する方法はすべて4つの系統のどれかに属していて、ブランドよりもその系統のほうが重要です。
- Appleの標準アプリ。 写真（今ではレシートや書類を「ユーティリティ」の下にコレクションとしてまとめてくれます）、メモ（優れたスキャナーつき）、ファイル（フォルダ管理）。無料で、最初から入っていて、Apple ID以外のアカウントは不要です。
- スキャナーアプリ。 Adobe Scan、Genius Scan、SwiftScan、Scanner Proなど。きれいなPDFを作り、多くの場合検索可能な文字つきで、保存先へ書き出せます。
- クラウドドライブ。 Google Drive、Dropbox、OneDrive、iCloud Drive。あらゆる場所と同期するフォルダに、スキャナー機能が付け足されたものです。
- ページを読み取る書類保管庫。 仕事の中心がスキャンではなく、その後にあるアプリです。書類に書かれている内容を取り出し、それをもとに整理し、質問に答えます。Paperlockはその一つで、LumenDocも支出ダッシュボードに力を入れる形でもう一つの選択肢です。
8つの観点
| 観点 | 確認すべき問い | 標準アプリ | スキャナーアプリ | クラウドドライブ | 読み取り型の保管庫（Paperlock） |
|---|---|---|---|---|---|
| 取り込み | 写真アプリにすでにある書類を使えるか？ | 写真は可能、メモとファイルは再スキャンか保存が必要 | まずカメラから、画像を取り込めるものも一部あり | 写真アプリから一枚ずつアップロード | カメラ、ファイル、そして承認つきで写真ライブラリ全体をスキャン |
| 検索 | ファイル名を知らなくても書類を見つけられるか？ | 写真：コレクションと認識された文字で検索、ファイル：名前で検索 | 認識された文字で検索できる場合がある | 名前で検索、一部は認識された文字でも | それが何か、誰から届いたか、日付や金額を、普通の言葉で |
| 回答 | 複数の書類にまたがって答えられるか？ | いいえ | いいえ | いいえ | はい：合計、日付、「どのレシートか」 |
| 根拠の確認 | 回答の元になった書類を開けるか？ | 該当なし | 該当なし | 該当なし | はい、それぞれの回答に使った書類が表示される |
| 日付 | 有効期限を読み取り、修正し、追跡するか？ | いいえ | いいえ | いいえ | はい：有効期限を読み取り、修正でき、有効にすれば30日前と7日前にリマインダー |
| 書き出し | 何を書き出せるか？ | 写真、PDF、メモ | PDF、画像、テキスト | すべてをファイルとして | どの書類もPDFとして書き出し可能、抽出データの一括書き出しはまだなし |
| プライバシー | 端末の外へ何が出ていくか？ | 設定に応じてApple自身の処理とiCloud | さまざま。多くは文字認識とクラウド保存のためにアップロード | 仕組み上、すべてが出ていく | 書類は端末上で暗号化、ページはPaperlockのサーバーに読み取りや回答のためだけに送られ、保存はされない。処理担当はOpenAI |
| 費用 | この使い方にいくらかかるか？ | 無料 | 無料プランあり、全機能はサブスクリプション | 無料プランあり、保存容量に課金 | 書類25件、月5回の質問までは無料、月額$4.99または年額$39.99 |
それぞれが有利な場面
標準アプリが有利なのは、年に数件しか書類をスキャンしないときです。写真アプリのレシート・書類コレクションは、整理するつもりもなく撮った書類を本当にうまく拾い出してくれますし、無料に勝るものはありません。iOSは今ではどのアプリもFace IDでロックできるようになっていて、メモにスキャンしたものが手に取った人にワンスワイプで見られてしまうという昔ながらの弱点も解消されています。詳しくはAppleメモとの比較とカメラロールとの比較をご覧ください。
スキャナーアプリが有利なのは、スキャンそのものです。バッチスキャン、エッジ検出、色補正、ページ編集、好きな場所への書き出し。20ページの契約書をきれいなPDFにしたいだけなら、これが正しい道具で、多くは無料プランのままで大半の人には十分です。何かをアップロードする前に確認すべきことは、スキャナーアプリは安全かというガイドにまとめています。
クラウドドライブが有利なのは、書き出しやすさと共有です。すべてがファイルであり、ファイルはどこへでも行けて、家族でフォルダを共有できます。仕組み上、プライバシーの面では最も弱く、書類は他人のサーバー上に置かれ、検索はほぼファイル名頼みです。
読み取り型の保管庫が有利なのは、後から浮かんでくる質問にです。「パスポートの有効期限はいつ？」「8月にホームセンターでいくら使った？」「コーヒーメーカーの保証書はどこ？」。書類を読み取ったツールだけがこうした質問に答えられ、根拠を示すツールだけが信頼できます。保管庫どうしの間で私たちが知る誠実な違いは力の入れどころです。LumenDocは店舗別・カテゴリー別の合計を出す支出ダッシュボードを打ち出しており、Paperlockは質問と根拠のやり取り、有効期限の管理、Face IDによるロックを軸にしていて、支出ダッシュボードは持っていません。
2つの質問で選ぶ
質問をしたいのか、それともファイルを開ければいいのか。 ファイルを開ければ十分なら、標準アプリかスキャナーアプリを使い、サブスクリプション代は節約しましょう。
その書類は機密性が高いか。 パスポート、医療記録、契約書。もしそうなら、端末上で暗号化されたまま保管され、初期設定でロックがかかり、サーバーが何をしているかを明確に書いている選択肢を選びましょう。プライバシーポリシーで「保存」や「保持」という言葉を探し、その後に何が続くかを確認してください。
どちらの答えも読み取り型の保管庫を指すなら、お金を払う前に無料プランを試してみてください。実際の書類を25件取り込み、実際の質問を5つしてみて、根拠を開いてみる。このテストは15分で終わり、このページを含めたどんな比較表よりも多くのことを教えてくれます。