Eerst de transparantie. Wij maken Paperlock, een van de vier soorten tools op deze pagina. De vergelijking hieronder gaat over dimensies die we eerlijk vinden, en zegt waar de andere opties de betere keuze zijn, want dat zijn ze vaak.
De vier soorten tools
Elke manier om documenten op een iPhone te bewaren hoort bij een van vier families, en de familie is belangrijker dan het merk.
- De ingebouwde apps van Apple. Foto's (dat bonnetjes en documenten nu groepeert in collecties onder Extra), Notities (een goede scanner) en Bestanden (mappen). Gratis, al geïnstalleerd, geen account nodig naast je Apple-ID.
- Scanner-apps. Adobe Scan, Genius Scan, SwiftScan, Scanner Pro en anderen. Ze leveren nette PDF's, vaak met doorzoekbare tekst, en exporteren die naar waar je je bestanden bewaart.
- Clouddrives. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive. Mappen die overal synchroniseren, met een scanner erbij geplakt.
- Documentkluizen die de pagina lezen. Apps waarvan het werk niet bij de scan stopt maar daarna begint: eruit halen wat het document zegt, het daarop opbergen, en vragen beantwoorden. Paperlock is er een; LumenDoc is een andere, met de nadruk op uitgavendashboards.
De acht dimensies
| Dimensie | De vraag om te stellen | Ingebouwde apps | Scanner-apps | Clouddrives | Lezende kluizen (Paperlock) |
|---|---|---|---|---|---|
| Importeren | Kan het documenten gebruiken die al in Foto's staan? | Foto's ja; Notities en Bestanden moeten opnieuw scannen of opslaan | Camera eerst; sommige importeren afbeeldingen | Uploaden vanuit Foto's, één voor één | Camera, Bestanden, en een scan van de hele fotobibliotheek met goedkeuring per document |
| Terugvinden | Vind je een document zonder de bestandsnaam te kennen? | Foto's: op collectie en herkende tekst; Bestanden: op naam | Op herkende tekst, soms | Op naam en, voor sommige, herkende tekst | Op wat het is, wie het stuurde, de datum of het bedrag, in gewone taal |
| Antwoorden | Kan het antwoorden geven over meerdere documenten? | Nee | Nee | Nee | Ja: totalen, data, „welke bonnetjes” |
| Verificatie | Kun je de bron achter een antwoord openen? | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Ja, elk antwoord toont de documenten die het gebruikte |
| Data | Haalt het data eruit, corrigeert het ze en volgt het ze? | Nee | Nee | Nee | Ja: leest vervaldatum, laat je die corrigeren, herinneringen 30 en 7 dagen van tevoren zodra aangezet |
| Overdraagbaarheid | Wat kun je exporteren? | Foto's, PDF's, notities | PDF's, afbeeldingen, tekst | Alles, als bestanden | Elk document als PDF; nog geen bulkexport van de uitgelezen gegevens |
| Privacy | Wat verlaat de telefoon? | Apple's eigen verwerking en iCloud, naar jouw instellingen | Verschilt; veel uploaden voor tekstherkenning en cloudopslag | Alles, per ontwerp | Documenten versleuteld op de telefoon; pagina's alleen naar de servers van Paperlock om gelezen of beantwoord te worden, niet om te bewaren; OpenAI is de verwerker |
| Kosten | Wat kost de workflow? | Gratis | Gratis lagen; abonnement voor volledige functies | Gratis lagen; betalen voor opslag | Gratis voor 25 documenten en 5 vragen per maand; $4.99/maand of $39.99/jaar |
Waar elk van ze wint
De ingebouwde apps winnen als je een paar documenten per jaar scant. De bonnetjes- en documentcollecties van Foto's zijn echt goed in het naar boven halen van papierwerk dat je fotografeerde zonder het te willen organiseren, en niets verslaat gratis. iOS laat je nu ook elke app vergrendelen achter Face ID, wat het oude gat dicht waarbij een scan in Notities één swipe verwijderd was van wie je telefoon vasthield. Onze vergelijking met Apple Notities en vergelijking met de cameraroll gaan dieper in op dit onderwerp.
Scanner-apps winnen op de scan zelf: bulk-scannen, randherkenning, kleurcorrectie, pagina's bewerken en exporteren naar elke bestemming. Als je probleem is dat je een net PDF-bestand van een contract van twintig pagina's wilt maken, zijn dit de juiste tools, en meerdere hebben een gratis laag die voor de meeste mensen genoeg is. De gids over of scanner-apps veilig zijn behandelt wat je moet controleren voordat je iets uploadt.
Clouddrives winnen op overdraagbaarheid en delen. Alles is een bestand, bestanden gaan overal naartoe, en een gezin kan een map delen. Het zijn qua opzet de minst privé optie: de documenten staan op de servers van iemand anders, en zoeken gaat vooral op bestandsnaam.
Lezende kluizen winnen op de vragen die je later stelt. „Wanneer verloopt mijn paspoort?” „Hoeveel hebben we in augustus bij de bouwmarkt uitgegeven?” „Waar is de garantie van het koffiezetapparaat?” Alleen een tool die de documenten heeft gelezen kan die beantwoorden, en alleen een tool die zijn bronnen toont, kan daarin vertrouwd worden. Tussen de kluizen onderling is het eerlijke verschil dat wij kennen een kwestie van nadruk: LumenDoc adverteert met uitgavendashboards met totalen per winkel en categorie; Paperlock is gebouwd rond de vraag-en-bron-cyclus, vervaldata en de Face ID-vergrendeling, en heeft geen uitgavendashboard.
Kiezen in twee vragen
Moet je vragen stellen, of bestanden openen? Als bestanden openen genoeg is, gebruik dan de ingebouwde apps of een scanner-app en bespaar op het abonnement.
Zijn de documenten gevoelig? Paspoorten, medische dossiers, contracten. Zo ja, kies dan de optie die ze versleuteld op de telefoon bewaart, standaard vergrendelt, en precies zegt wat de servers ervan doen. Lees het privacybeleid op de woorden „opgeslagen” en „bewaard” en kijk wat erna komt.
Als beide antwoorden naar een lezende kluis wijzen, probeer dan de gratis laag voordat je betaalt: importeer vijfentwintig echte documenten, stel vijf echte vragen, open de bronnen. Die test kost een kwartier en vertelt je meer dan elke vergelijkingstabel, ook deze.