Transparência primeiro. Nós fazemos o Paperlock, um dos quatro tipos de ferramenta desta página. A comparação abaixo assenta em critérios que consideramos justos, e diz onde as outras opções são a escolha melhor, porque muitas vezes são mesmo.
Os quatro tipos de ferramenta
Todas as formas de guardar documentos num iPhone pertencem a uma de quatro famílias, e a família importa mais do que a marca.
- As apps nativas da Apple. Fotografias (que agora agrupa recibos e documentos em coleções em Utilitários), Notas (um bom digitalizador) e Ficheiros (pastas). Gratuitas, já instaladas, sem conta além do seu Apple ID.
- Apps de digitalização. Adobe Scan, Genius Scan, SwiftScan, Scanner Pro e outras. Produzem PDFs limpos, muitas vezes com texto pesquisável, e exportam-nos para onde guarda os seus ficheiros.
- Discos na nuvem. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive. Pastas que sincronizam em todo o lado, com um digitalizador acoplado.
- Cofres de documentos que leem a página. Apps cujo trabalho não é a digitalização mas o que acontece depois: extrair o que o documento diz, arquivá-lo por isso, e responder a perguntas. O Paperlock é uma; o LumenDoc é outra, com destaque para painéis de despesas.
As oito dimensões
| Dimensão | A pergunta a fazer | Apps nativas | Apps de digitalização | Discos na nuvem | Cofres que leem (Paperlock) |
|---|---|---|---|---|---|
| Importação | Consegue usar documentos já no Fotografias? | Fotografias sim; Notas e Ficheiros exigem nova digitalização ou gravação | Câmara em primeiro lugar; algumas importam imagens | Envio a partir do Fotografias, um de cada vez | Câmara, Ficheiros e uma varredura de toda a biblioteca de fotografias com aprovação por documento |
| Pesquisa | Consegue encontrar um documento sem saber o nome do ficheiro? | Fotografias: por coleção e texto reconhecido; Ficheiros: por nome | Por texto reconhecido, por vezes | Por nome e, nalgumas, por texto reconhecido | Pelo que é, quem o enviou, a data ou o valor, em linguagem simples |
| Respostas | Consegue responder cruzando vários documentos? | Não | Não | Não | Sim: totais, datas, «quais recibos» |
| Verificação | Consegue abrir a fonte por trás de uma resposta? | Não aplicável | Não aplicável | Não aplicável | Sim, cada resposta mostra os documentos que usou |
| Datas | Extrai, corrige e acompanha datas? | Não | Não | Não | Sim: lê a validade, deixa-o corrigi-la, lembretes 30 e 7 dias antes depois de ativados |
| Portabilidade | O que pode exportar? | Fotografias, PDFs, notas | PDFs, imagens, texto | Tudo, como ficheiros | Qualquer documento como PDF; ainda sem exportação em massa dos dados extraídos |
| Privacidade | O que sai do telemóvel? | Processamento próprio da Apple e iCloud, conforme as suas definições | Varia; muitas enviam para reconhecimento de texto e armazenamento na nuvem | Tudo, por definição | Documentos encriptados no telemóvel; páginas enviadas para os servidores do Paperlock só para serem lidas ou respondidas, nunca guardadas; a OpenAI é a processadora |
| Custo | Quanto custa o processo? | Gratuito | Planos gratuitos; subscrições para funcionalidades completas | Planos gratuitos; paga-se pelo armazenamento | Gratuito para 25 documentos e 5 perguntas por mês; $4.99/mês ou $39.99/ano |
Onde cada uma ganha
As apps nativas ganham quando digitaliza poucos documentos por ano. As coleções de recibos e documentos do Fotografias são genuinamente boas a trazer à superfície papelada que fotografou sem intenção de a organizar, e nada supera o gratuito. O iOS também deixa agora bloquear qualquer app atrás do Face ID, o que fecha a antiga falha em que uma digitalização no Notas estava a um deslize de qualquer pessoa que tivesse o seu telemóvel na mão. A nossa comparação com o Apple Notas e a comparação com o rolo da câmara aprofundam isto.
As apps de digitalização ganham na própria digitalização: digitalização em lote, deteção de margens, correção de cor, edição de páginas e exportação para qualquer destino. Se o seu problema é produzir um PDF limpo de um contrato de vinte páginas, são a ferramenta certa, e várias têm planos gratuitos suficientes para a maioria das pessoas. O guia sobre se as apps de digitalização são seguras cobre o que verificar antes de enviar seja o que for.
Os discos na nuvem ganham na portabilidade e na partilha. Tudo é um ficheiro, os ficheiros vão para qualquer lado, e uma família pode partilhar uma pasta. São a opção menos privada por construção: os documentos vivem nos servidores de outra pessoa, e a pesquisa é sobretudo por nome de ficheiro.
Os cofres que leem ganham nas perguntas que faz mais tarde. «Quando expira o meu passaporte?» «Quanto gastámos na loja de ferragens em agosto?» «Onde está a garantia da máquina de café?» Só uma ferramenta que leu os documentos consegue responder a isto, e só uma que mostra as suas fontes merece confiança para o fazer. Entre cofres, a distinção honesta que conhecemos é de ênfase: o LumenDoc anuncia painéis de despesas com totais por comerciante e categoria; o Paperlock está construído à volta do ciclo pergunta-e-fonte, das datas de validade e do bloqueio por Face ID, e não tem um painel de despesas.
Como escolher em duas perguntas
Precisa de fazer perguntas, ou de abrir ficheiros? Se abrir ficheiros chega, use as apps nativas ou uma app de digitalização e poupe a subscrição.
Os documentos são sensíveis? Passaportes, registos médicos, contratos. Se sim, prefira a opção que os mantém encriptados no telemóvel, que bloqueia por defeito, e que diz exatamente o que os seus servidores fazem. Leia a política de privacidade à procura das palavras «guardado» e «retido» e veja o que vem a seguir.
Se as duas respostas apontarem para um cofre que lê documentos, experimente o plano gratuito antes de pagar: importe vinte e cinco documentos reais, faça cinco perguntas reais, abra as fontes. Esse teste demora quinze minutos e diz-lhe mais do que qualquer tabela comparativa, incluindo esta.