Nói rõ trước. Chúng tôi làm ra Paperlock, và nó có mặt trong bảng bên dưới. Bài so sánh này được sắp theo lý do bạn quét hóa đơn, và với vài lý do trong số đó thì câu trả lời đúng lại là một loại ứng dụng khác. Chúng tôi sẽ nói thẳng.
Bắt đầu từ lý do bạn giữ hóa đơn
“Ứng dụng quét hóa đơn tốt nhất” thật ra là năm câu hỏi khác nhau, và các ứng dụng thắng ở mỗi câu gần như chẳng trùng nhau:
- Đổi trả và bảo hành. Bạn cần tìm ra hóa đơn cái máy rửa bát trong chưa đầy một phút, trước khi hết hạn đổi trả.
- Thuế và hoàn chi phí. Bạn cần một tập hóa đơn có tổng tiền, đã phân loại sẵn, để người khác kiểm tra.
- Tích thưởng. Bạn muốn kiếm chút tiền từ những tờ hóa đơn vốn dĩ đã có.
- Chi tiêu cá nhân. Bạn muốn biết tiền đã đi đâu mà không phải ngồi dựng bảng tính.
- Chỉ cần một bản sạch. Bạn cần một bản quét thẳng thớm, rõ chữ để đính kèm vào email hoặc hồ sơ yêu cầu bồi thường.
Chọn lý do của bạn, phần còn lại của trang này sẽ chọn ứng dụng giúp bạn.
Năm kiểu ứng dụng quét hóa đơn
| Công cụ có sẵn (Ghi chú, Tệp, Ảnh) | Ứng dụng quét | Ứng dụng tích thưởng | Công cụ theo dõi chi tiêu | Kho lưu trữ biết đọc (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nó làm gì với tờ hóa đơn | Tạo bản quét hoặc ảnh sạch sẽ; Ảnh gom hóa đơn lại một chỗ và đọc được chữ trên đó | Tạo PDF đã cắt viền, làm thẳng, chữ tìm kiếm được | Đọc từng dòng hàng để tính điểm thưởng | Đọc cửa hàng, ngày, tổng tiền; phân loại; đối chiếu với giao dịch thẻ | Đọc cửa hàng, ngày, tổng tiền và khoản chi đó cho việc gì; tự sắp xếp; trả lời câu hỏi |
| Biết tổng tiền | Không | Không | Có, nhưng cho mục đích riêng của nó | Có | Có |
| Tìm lại một tờ hóa đơn về sau | Tìm theo một chữ bạn còn nhớ | Tìm theo một chữ; lục lại thư mục | Không phải việc của nó | Lọc theo cửa hàng hoặc ngày | Cứ hỏi: “hóa đơn cái máy rửa bát” |
| Cộng tổng lại | Không | Không | Không | Có, theo hạng mục | Có, chỉ cần hỏi |
| Báo cáo thuế hoặc chi phí | Không | Không | Không | Có | Không |
| Trả tiền cho bạn | Không | Không | Có, một chút | Không | Không |
| Tờ hóa đơn đi về đâu | Nằm trên máy bạn và theo thiết lập iCloud của bạn | Thường được tải lên máy chủ để nhận dạng chữ; nên kiểm tra | Máy chủ của công ty đó, theo đúng thiết kế | Máy chủ của nhà cung cấp, theo đúng thiết kế | Được mã hóa trên máy bạn; một trang được gửi lên máy chủ Paperlock chỉ để đọc hoặc trả lời, rồi không được giữ lại |
| Chi phí | Miễn phí | Có gói miễn phí, sau đó là thuê bao | Miễn phí | Có gói miễn phí, sau đó là thuê bao, thường tính theo đầu người | Miễn phí cho 25 tài liệu và 5 câu hỏi mỗi tháng; gói Plus $4.99 một tháng hoặc $39.99 một năm |
Cần một bản sạch: trình quét vốn đã nằm sẵn trong iPhone
Nếu việc bạn cần chỉ là “làm cho tờ hóa đơn nhàu nát này đọc được rồi gửi đi” thì bạn chẳng cần ứng dụng nào cả. Mở Ghi chú, chạm vào biểu tượng máy ảnh, chọn Quét tài liệu, rồi đưa điện thoại lên trên tờ hóa đơn: máy tự bắt viền, làm thẳng trang giấy và tăng độ rõ của chữ in. Ứng dụng Tệp làm y hệt từ menu của bất kỳ thư mục nào, và lưu ngay ra một tệp PDF tại chỗ.
Cũng phải nhắc tới Ảnh. Nó gom hóa đơn vào một bộ sưu tập trong mục Tiện ích và đọc được chữ trên đó, nên chỉ cần tìm tên cửa hàng là ra tờ hóa đơn. Bài hướng dẫn tìm hóa đơn trong ảnh trên iPhone cho thấy cách đó đi được tới đâu, và nó đi xa hơn hầu hết mọi người tưởng.
Chỗ các công cụ có sẵn dừng lại: không thứ nào cộng tổng giúp bạn, không thứ nào phân biệt được tổng tiền với một số điện thoại, và hóa đơn cái tủ lạnh thì nằm kẹp giữa một ảnh chụp màn hình và một tấm ảnh chụp chính cái tủ lạnh.
Để đổi trả và bảo hành: tờ hóa đơn bạn sẽ phải tìm lại sau này
Đây mới là tình huống đa số mọi người thực sự gặp, và cũng là tình huống mà các ứng dụng quét phục vụ tệ nhất. Ứng dụng quét tạo ra một tệp PDF rất đẹp rồi để lại toàn bộ việc đặt tên, sắp xếp và tìm kiếm cho bạn. Sang tháng thứ ba, hệ thống thư mục lặng lẽ không còn ai duy trì, và đến năm thứ hai khi cái máy rửa bát hỏng thì bạn ngồi mở từng tệp PDF một.
Thứ hiệu quả ở đây là một ứng dụng đọc tờ hóa đơn ngay lúc bạn thêm vào, để tên cửa hàng, ngày, số tiền và món hàng đều được biết mà bạn không phải gõ chữ nào. Paperlock làm đúng việc đó: nó đặt tên hóa đơn bằng lời lẽ đời thường (“hóa đơn Blue Bottle Coffee — $14.20”), sắp xếp theo cửa hàng và ngày, rồi trả lời câu “tìm hóa đơn cái máy rửa bát” kèm luôn tờ hóa đơn. Bất cứ thứ gì có hạn, chẳng hạn phiếu bảo hành, đều được nhắc trước nếu bạn bật tính năng nhắc. Và hóa đơn nằm ngay cạnh phiếu bảo hành lẫn sách hướng dẫn, sau lớp khóa Face ID, đúng chỗ mà một tờ hóa đơn mới có ích. Bài cách quét hóa đơn nói về thói quen chụp lại; bài lưu hóa đơn dạng số nói về cách sắp xếp.
Có một thói quen còn quan trọng hơn cả việc chọn ứng dụng: hóa đơn của bất cứ món đồ đắt tiền nào cũng nên được chụp lại ngay trong ngày mua, vì giấy in nhiệt phai chữ chỉ sau một hai năm và tấm ảnh trở thành bằng chứng duy nhất.
Để khai thuế và kinh doanh nhỏ: một công cụ theo dõi chi tiêu
Nếu bạn được hoàn chi phí, phải nộp Schedule C, hoặc đang điều hành một doanh nghiệp thì ứng dụng quét hóa đơn tốt nhất chính là một công cụ theo dõi chi tiêu, và không thứ gì khác trên trang này thay thế được nó. Expensify, QuickBooks cùng những cái tên cùng loại đọc ra cửa hàng, ngày và tổng tiền, phân loại khoản chi, đối chiếu hóa đơn với giao dịch thẻ và xuất ra bản báo cáo mà kế toán hoặc công ty của bạn mong đợi. Hãy chọn theo thứ họ vốn đã dùng.
Có hai điều cần kiểm tra. Xuất dữ liệu: ở Mỹ, IRS thường yêu cầu giữ chứng từ ba năm kể từ ngày khai thuế, có trường hợp lâu hơn, nên hãy chắc chắn rằng bạn lấy được hóa đơn ra dưới một định dạng vẫn dùng được sau khi hủy thuê bao. Và phạm vi: chẳng ai đi lưu phiếu bảo hành tủ lạnh trong công cụ theo dõi chi tiêu, nên tờ hóa đơn bạn cần đến sau năm năm thường không nằm trong bản báo cáo nào. Nhiều gia đình rốt cuộc dùng một công cụ theo dõi chi tiêu cho việc kinh doanh, và một thứ khác cho mọi giấy tờ còn lại.
Để tích thưởng: một sản phẩm khác hẳn nhưng mang cùng cái tên
Những ứng dụng như Fetch tặng điểm cho ảnh hóa đơn siêu thị và cửa hàng bán lẻ, tiền thưởng do chính các nhãn hàng in trên hóa đơn chi trả. Nếu bạn vốn đã giữ hóa đơn thì mỗi tháng kiếm thêm vài đô nhờ chụp lại chúng cũng là tiền thật, chẳng có gì sai khi nhận cả.
Chỉ đừng nhầm chúng là ứng dụng sắp xếp hóa đơn. Ứng dụng tích thưởng đọc hóa đơn của bạn vì lợi ích của nhãn hàng chứ không phải của bạn; chúng không sinh ra để hai năm sau tìm lại hóa đơn cái máy rửa bát; và ảnh thì mặc định rời khỏi điện thoại bạn, đó chính là cái giá. Hãy dùng song song với thứ bạn đang dùng để giữ hóa đơn, chứ đừng dùng thay, và hãy đọc kỹ xem họ làm gì với dữ liệu trước khi chụp bất cứ tờ giấy nào có in số thẻ.
Để nắm chi tiêu cá nhân: biết tiền đã đi đâu
“Năm nay mình đã chi bao nhiêu ở cửa hàng ngũ kim?” chính là câu hỏi biến một đống hóa đơn thành thứ có ích, và cũng là câu mà gần như chẳng ứng dụng quét nào trả lời nổi. Công cụ theo dõi chi tiêu thì trả lời được, nếu bạn chịu vận hành gia đình mình như một doanh nghiệp. Một kho lưu trữ biết đọc cũng trả lời được, chỉ cần hỏi: câu trả lời quay về là một con số kèm theo đúng những hóa đơn đã dùng để tính, và nếu trong kho không có dữ liệu thì nó nói thẳng chứ không đoán bừa. Đó là cách Paperlock hoạt động, còn bài so sánh ứng dụng sắp xếp hóa đơn đào sâu riêng vào nhu cầu này.
Những giới hạn nói thật: không có bản Android hay bản web, không có hạn mức chi tiêu theo hạng mục, không làm sổ sách, không trả thưởng. Nó trả lời câu hỏi về hóa đơn của bạn; nó không quản lý tài chính thay bạn.
Nên chọn cái nào
- Cần một bản quét sạch để gửi cho ai đó: Ghi chú hoặc Tệp. Miễn phí, máy đã cài sẵn.
- Mỗi năm vài tờ hóa đơn để đổi trả: ứng dụng Ảnh, và hãy chụp ngay trong ngày mua.
- Tờ hóa đơn hai năm nữa mới cần, tìm ra trong một phút: một kho lưu trữ biết đọc. Của chúng tôi miễn phí cho 25 tài liệu đầu tiên.
- Thuế, hoàn chi phí hoặc chuyện kinh doanh: một công cụ theo dõi chi tiêu, chọn theo kế toán hoặc công ty của bạn.
- Kiếm lại chút tiền: một ứng dụng tích thưởng, dùng kèm một trong các lựa chọn trên.
Nếu bạn đang phân vân giữa hai lựa chọn, hãy làm bài kiểm tra mười phút ở cuối bài so sánh ứng dụng sắp xếp hóa đơn: đưa vào năm tờ hóa đơn, trong đó một tờ đã phai chữ, rồi xem ứng dụng nào vẫn tìm ra tờ phai đó theo tên cửa hàng. Ứng dụng nào qua được bài này thì ba năm nữa vẫn còn dùng được, mà ba năm nữa mới đúng là lúc bạn cần tới tờ hóa đơn.