Først kortene på bordet. Paperlock er vårt, og det står i tabellen nedenfor. Sammenligningen er sortert etter grunnen til at du skanner kvitteringer, og for flere av dem er en helt annen type app det riktige svaret. Da sier vi det.
Begynn med hvorfor du tar vare på kvitteringer
«Beste kvitteringsskanner-app» er egentlig fem forskjellige spørsmål, og appene som vinner dem, overlapper knapt:
- Retur og garanti. Du må finne kvitteringen på oppvaskmaskinen på under et minutt, før returfristen går ut.
- Skatt og utlegg. Du trenger en bunke kvitteringer med summer, sortert i kategorier, som noen andre skal kontrollere.
- Poeng. Du vil tjene en slant på kvitteringene du uansett får.
- Egne utgifter. Du vil vite hvor pengene tok veien, uten å måtte føre et regneark.
- Bare en ren kopi. Du trenger en rett og lesbar skanning å legge ved en e-post eller en reklamasjon.
Velg grunnen din, så velger resten av siden appen for deg.
De fem typene kvitteringsskanner-app
| Innebygd (Notater, Filer, Bilder) | Skannerapper | Poengapper | Utgiftsapper | Lesende hvelv (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Hva den gjør med kvitteringen | Tar en ren skanning eller et bilde; Bilder samler kvitteringer og leser ordene på dem | Beskåret og rettet opp PDF med søkbar tekst | Leser varelinjene for å gi poeng | Leser butikk, dato og sum; sorterer i kategorier; kobler mot korttransaksjoner | Leser butikk, dato, sum og hva det var for; arkiverer den; svarer på spørsmål |
| Kjenner totalsummen | Nei | Nei | Til sitt eget bruk | Ja | Ja |
| Finne igjen én kvittering senere | Søk på et ord du husker | Søk på et ord; bla i mappene dine | Ikke poenget | Filtrer på butikk eller dato | Spør: «kvitteringen på oppvaskmaskinen» |
| Legger dem sammen | Nei | Nei | Nei | Ja, per kategori | Ja, hvis du spør |
| Rapport til skatt eller utlegg | Nei | Nei | Nei | Ja | Nei |
| Betaler deg | Nei | Nei | Ja, litt | Nei | Nei |
| Hvor kvitteringen havner | På telefonen din, og ellers slik iCloud-innstillingene dine sier | Ofte lastet opp for tekstgjenkjenning; sjekk det | På selskapets servere, helt bevisst | På leverandørens servere, helt bevisst | Kryptert på telefonen din; én side går til Paperlocks servere kun for å bli lest eller besvart, og blir ikke liggende |
| Pris | Gratis | Gratisnivå, deretter abonnement | Gratis | Gratisnivå, deretter abonnement, ofte per bruker | Gratis for 25 dokumenter og 5 spørsmål i måneden; Plus $4.99 i måneden eller $39.99 i året |
Til en ren kopi: skanneren du allerede har på iPhonen
Er oppgaven «gjør denne krøllete kvitteringen lesbar og send den», trenger du ingen app. Åpne Notater, trykk på kameraikonet, velg Skann dokumenter og hold telefonen over kvitteringen: den finner kantene, retter opp siden og gjør trykket klarere. Filer gjør det samme fra menyen i en hvilken som helst mappe, og lagrer en PDF på stedet.
Bilder fortjener også en omtale. Den samler kvitteringer i en samling under Verktøy og leser ordene på dem, så et søk på butikknavnet finner kvitteringen. Guiden vår om å finne kvitteringer i iPhone-bildene dine viser hvor langt det rekker, og det er lenger enn de fleste tror.
Der de innebygde stopper: ingenting legger noe sammen, ingenting vet forskjellen på en totalsum og et telefonnummer, og kvitteringen på kjøleskapet ligger mellom et skjermbilde og et bilde av kjøleskapet.
Til retur og garanti: kvitteringen du må finne igjen senere
Dette er tilfellet folk flest faktisk har, og det er her skannerappene gjør dårligst jobb. En skannerapp lager en nydelig PDF og overlater så navngivingen, arkiveringen og gjenfinningen til deg. I måned tre slutter mappesystemet stillferdig å bli vedlikeholdt, og når oppvaskmaskinen ryker i år to, sitter du og åpner PDF-er én for én.
Det som funker her, er en app som leser kvitteringen idet du legger den inn, slik at butikken, datoen, beløpet og varen er kjent uten at du taster noe. Det er det Paperlock gjør: den gir kvitteringen en tittel på vanlig norsk («kvittering Blue Bottle Coffee — $14.20»), arkiverer den på butikk og dato, og svarer så på «finn kvitteringen på oppvaskmaskinen» med kvitteringen vedlagt. Alt som har en utløpsdato, som en garanti, får påminnelser hvis du slår dem på. Og kvitteringene ligger ved siden av garantibeviset og bruksanvisningen, bak Face ID, og det er der en kvittering gjør nytte for seg. Slik skanner du kvitteringer handler om vanen med å fange dem opp; å lagre kvitteringer digitalt handler om logikken i arkiveringen.
Én vane betyr mer enn appen: kvitteringen på noe dyrt bør fanges opp samme dag som du kjøper det, for termopapir blekner i løpet av et år eller to, og da er bildet dokumentasjonen.
Til skatt og små bedrifter: en utgiftsapp
Får du dekket utlegg, leverer du en Schedule C eller driver du en bedrift, er den beste kvitteringsskanner-appen en utgiftsapp, og ingenting annet på denne siden erstatter den. Expensify, QuickBooks og slektningene deres leser butikk, dato og sum, sorterer utgiften, kobler kvitteringer mot korttransaksjoner og lager rapporten regnskapsføreren eller arbeidsgiveren din venter på. Velg ut fra hva de allerede bruker.
To ting å sjekke. Eksport: i USA forventer IRS som regel at regnskapsmateriale oppbevares i tre år fra innleveringsdatoen, i enkelte tilfeller lenger, så sørg for at du får kvitteringene ut i en form som overlever at du sier opp abonnementet. Og omfang: ingen arkiverer kjøleskapsgarantien i en utgiftsapp, så kvitteringen du trenger om fem år, ligger som regel ikke i noen rapport. En husholdning ender ofte opp med en utgiftsapp til bedriften og noe annet til alt det andre.
Til poeng: et helt annet produkt med samme navn på
Apper som Fetch gir poeng for bilder av dagligvare- og butikkvitteringer, betalt av merkevarene som står på dem. Tar du uansett vare på kvitteringer, er noen tiere i måneden for å fotografere dem faktiske penger, og det er ingenting i veien med å ta imot dem.
Bare ikke forveksle en slik app med et kvitteringsarkiv. Poengapper leser kvitteringene dine til fordel for merkevarene, ikke for deg; de er ikke bygget for å finne kvitteringen på oppvaskmaskinen om to år; og bildene forlater telefonen din helt bevisst — det er byttehandelen. Bruk en slik app ved siden av det du ellers oppbevarer kvitteringer i, ikke i stedet for, og les hva den gjør med dataene før du fotograferer noe med et kortnummer på.
Til egne utgifter: vit hvor pengene tok veien
«Hvor mye har jeg brukt på byggevarer i år?» er spørsmålet som gjør en haug med kvitteringer til noe nyttig, og det er det nesten ingen skanner klarer å svare på. Utgiftsapper klarer det, hvis du er villig til å drive husholdningen som en bedrift. Et lesende hvelv klarer det, ved at du spør: svaret kommer tilbake som et tall med kvitteringene det bygger på vedlagt, og ligger ikke svaret i hvelvet, sier det fra i stedet for å gjette. Slik fungerer Paperlock, og sammenligningen av kvitteringsarkiv-apper går dypere inn på nettopp denne bruken.
De ærlige begrensningene: ingen Android- eller nettversjon, ingen budsjetter per kategori, ingen regnskapsføring, ingen poeng. Paperlock svarer på spørsmål om kvitteringene dine; den styrer ikke økonomien din.
Hvilken du bør velge
- En ren skanning til å sende noen: Notater eller Filer. Gratis, og allerede installert.
- Noen få kvitteringer i året, til retur: Bilder, og ta bildet samme dag som du kjøper.
- Kvitteringen du trenger om to år, funnet på et minutt: et lesende hvelv. Vårt er gratis for de første 25 dokumentene.
- Skatt, utlegg eller en bedrift: en utgiftsapp, valgt ut fra hva regnskapsføreren eller arbeidsgiveren din bruker.
- Litt penger tilbake: en poengapp, ved siden av en av de ovennevnte.
Står du mellom to, ta ti-minutterstesten nederst i sammenligningen vår av kvitteringsarkiv-apper: legg inn fem kvitteringer, én av dem blek, og se hvilken app som fortsatt finner den bleke på butikknavnet. En app som består den testen, har du fortsatt nytte av om tre år — og det er nettopp da du trenger kvitteringen.