Først en oplysning. Vi laver Paperlock, og den optræder i tabellen nedenfor. Sammenligningen er bygget op efter grunden til, at du scanner kvitteringer, og for flere af de grunde er en helt anden slags app det rigtige svar. Det siger vi også.
Start med, hvorfor du gemmer kvitteringer
„Bedste kvitteringsscanner-app“ er i virkeligheden fem forskellige spørgsmål, og de apps, der vinder dem, overlapper næsten ikke:
- Returneringer og garantier. Du skal bruge kvitteringen på opvaskemaskinen, fundet på under et minut, inden fristen løber ud.
- Skat og refusion. Du skal bruge en bunke kvitteringer med beløb, sat i kategorier, som en anden skal kontrollere.
- Point. Du vil gerne have lidt betaling for de kvitteringer, du alligevel får.
- Privatforbrug. Du vil vide, hvor pengene blev brugt, uden at bygge et regneark.
- Bare en ren kopi. Du skal bruge en lige, læselig scanning til en mail eller en reklamation.
Vælg din grund, så vælger resten af siden din app.
De fem slags kvitteringsscanner-apps
| Indbygget (Noter, Arkiver, Fotos) | Scanner-apps | Point-apps | Udgiftsprogrammer | Læsende boks (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Hvad den gør ved kvitteringen | Tager en ren scanning eller et billede; Fotos samler kvitteringer og læser ordene på dem | Beskåret og rettet PDF med søgbar tekst | Læser varelinjerne for at give point | Læser forretning, dato, beløb; sætter i kategori; matcher med korttransaktioner | Læser butik, dato, beløb og hvad det var til; lægger den på plads; svarer på spørgsmål |
| Kender beløbet | Nej | Nej | Til sit eget formål | Ja | Ja |
| At finde én kvittering senere | Søg på et ord, du husker | Søg på et ord; bladr i dine mapper | Ikke formålet | Filtrér på forretning eller dato | Spørg: „kvitteringen på opvaskemaskinen“ |
| Lægger dem sammen | Nej | Nej | Nej | Ja, pr. kategori | Ja, ved at spørge |
| Rapport til skat eller udgifter | Nej | Nej | Nej | Ja | Nej |
| Betaler dig | Nej | Nej | Ja, lidt | Nej | Nej |
| Hvor kvitteringen havner | På din telefon og efter dine iCloud-indstillinger | Ofte uploadet til tekstgenkendelse; tjek det | På firmaets servere — det er hele pointen | På udbyderens servere — det er hele pointen | Krypteret på din telefon; en side sendes kun til Paperlocks servere for at blive læst eller besvaret og gemmes ikke |
| Pris | Gratis | Gratis niveau, derefter abonnement | Gratis | Gratis niveau, derefter abonnement, ofte pr. bruger | Gratis til 25 dokumenter og 5 spørgsmål om måneden; Plus $4.99 om måneden eller $39.99 om året |
Til en ren kopi: scanneren, du allerede har i din iPhone
Hvis opgaven er „gør den krøllede kvittering læselig og send den“, har du ikke brug for en app. Åbn Noter, tryk på kameraikonet, vælg Scan dokumenter, og hold telefonen over kvitteringen: den finder kanterne, retter siden op og gør trykket lysere. Arkiver gør det samme fra menuen i en hvilken som helst mappe og gemmer en PDF med det samme.
Fotos fortjener også en bemærkning. Den samler kvitteringer i en samling under Hjælpeprogrammer og læser ordene på dem, så en søgning på butiksnavnet finder kvitteringen. Vores guide til at finde kvitteringer i dine iPhone-billeder viser, hvor langt det rækker — og det er længere, end de fleste tror.
Hvor de indbyggede stopper: ingenting lægges sammen, ingen kan kende forskel på et beløb og et telefonnummer, og kvitteringen på køleskabet ligger mellem et skærmbillede og et billede af køleskabet.
Til returneringer og garantier: kvitteringen, du skal finde igen senere
Det er den situation, de fleste rent faktisk står i, og den, scanner-apps klarer dårligst. En scanner-app laver en flot PDF og overlader så navngivning, arkivering og fremfinding til dig. I tredje måned bliver mappesystemet stille og roligt ikke vedligeholdt mere, og når opvaskemaskinen går i stykker i år to, sidder du og åbner PDF'er én efter én.
Det, der virker her, er en app, der læser kvitteringen, når du lægger den ind, så butik, dato, beløb og vare er kendt, uden at du taster noget. Det er det, Paperlock gør: den navngiver kvitteringen i almindelige ord („Kvittering fra Blue Bottle Coffee — $14.20“), lægger den på plads efter butik og dato og svarer så på „find kvitteringen på opvaskemaskinen“ med kvitteringen vedhæftet. Alt med en udløbsdato, for eksempel en garanti, får påmindelser, hvis du slår dem til. Og kvitteringerne ligger lige ved siden af garantibeviset og brugsanvisningen, bag Face ID — og dér er en kvittering noget værd. Sådan scanner du kvitteringer handler om selve vanen med at tage billedet; at gemme kvitteringer digitalt handler om logikken i at lægge dem på plads.
Én vane betyder mere end appen: kvitteringen på noget dyrt skal fanges samme dag, du køber det, for termopapir falmer i løbet af et år eller to, og så er billedet dokumentationen.
Til skat og lille virksomhed: et udgiftsprogram
Hvis du får udlæg refunderet, indsender en Schedule C eller driver virksomhed, er den bedste kvitteringsscanner-app et udgiftsprogram, og intet andet på denne side erstatter det. Expensify, QuickBooks og deres slægtninge læser forretning, dato og beløb, sætter forbruget i kategori, matcher kvitteringer med korttransaktioner og laver den rapport, din revisor eller arbejdsgiver venter på. Vælg efter, hvad de allerede bruger.
To ting skal du tjekke. Eksport: i USA forventer IRS som hovedregel, at bilag gemmes i tre år fra indberetningsdatoen, i visse tilfælde længere, så sørg for, at du kan få dine kvitteringer ud i en form, der overlever en opsigelse af abonnementet. Og rækkevidde: ingen lægger køleskabsgarantien i et udgiftsprogram, så den kvittering, du skal bruge om fem år, er sjældent den, der står i en rapport. En husstand ender tit med et udgiftsprogram til virksomheden og noget andet til resten.
Til point: et andet produkt med samme navn på
Apps som Fetch giver point for billeder af kvitteringer fra supermarked og butikker, betalt af de mærker, der står på dem. Gemmer du alligevel dine kvitteringer, er et par dollars om måneden for at fotografere dem rigtige penge, og der er ikke noget galt i at tage imod dem.
Bare forveksl den ikke med en arkiv-app til kvitteringer. Point-apps læser dine kvitteringer til gavn for mærkerne, ikke for dig; de er ikke bygget til at finde kvitteringen på opvaskemaskinen om to år; og billederne forlader din telefon med vilje — det er byttehandlen. Brug en af dem ved siden af det, du bruger til at gemme kvitteringer, ikke i stedet for, og læs, hvad den gør ved dine data, før du fotograferer noget med et kortnummer på.
Til privatforbrug: find ud af, hvor pengene blev brugt
„Hvor meget brugte jeg i byggemarkedet i år?“ er det spørgsmål, der gør en bunke kvitteringer til noget brugbart, og det er det, næsten ingen scanner kan svare på. Udgiftsprogrammer kan, hvis du gider drive din husstand som en virksomhed. En læsende boks kan, ved at du spørger: svaret kommer tilbage som et tal med de kvitteringer, det bygger på, vedhæftet, og hvis svaret ikke findes i boksen, siger den det i stedet for at gætte. Sådan fungerer Paperlock, og sammenligningen af kvitteringsarkiv-apps går endnu dybere ned i netop den brug.
De ærlige begrænsninger: ingen version til Android eller web, ingen budgetter pr. kategori, intet bogholderi, ingen point. Den svarer på spørgsmål om dine kvitteringer; den styrer ikke din økonomi.
Hvilken skal du vælge
- En ren scanning, du skal sende til nogen: Noter eller Arkiver. Gratis og allerede installeret.
- Et par kvitteringer om året til returneringer: Fotos, og tag billedet samme dag, du køber.
- Kvitteringen, du skal bruge om to år, fundet på et minut: en læsende boks. Vores er gratis til de første 25 dokumenter.
- Skat, refusion eller virksomhed: et udgiftsprogram, valgt efter din revisor eller arbejdsgiver.
- Lidt penge tilbage: en point-app, ved siden af en af de andre.
Er du i tvivl mellem to, så lav ti-minutters-testen til sidst i vores sammenligning af kvitteringsarkiv-apps: læg fem kvitteringer ind, én falmet, og se, hvilken app der stadig kan finde den falmede på butiksnavnet. En app, der klarer den, er stadig brugbar om tre år — og det er dér, kvitteringen skal bruges.