Nói trước cho rõ. Chúng tôi làm ra Paperlock, chính là cột cuối cùng của bảng dưới đây. Bài so sánh này nhìn vào đúng những việc một hóa đơn thực sự cần làm, và nó cũng nói rõ khi nào lựa chọn khác mới là lựa chọn tốt hơn, vì với nhiều người thì đúng là như vậy.
Một ứng dụng sắp xếp hóa đơn dùng để làm gì
Chẳng ai giữ hóa đơn cho vui. Người ta giữ hóa đơn vì một trong bốn lý do, và một ứng dụng tốt là ứng dụng trả lời được đúng câu hỏi đi kèm mỗi lý do đó:
- Đổi trả và bảo hành. “Hóa đơn cái máy rửa bát đâu rồi?” Câu trả lời phải đến trước khi thời hạn đổi trả hết hạn.
- Tiền bạc. “Mình đã chi bao nhiêu ở cửa hàng ngũ kim đó trong năm nay?” Câu trả lời là một con số, và các hóa đơn phải được cộng lại.
- Thuế và hoàn ứng. “Cho tôi xem mọi hóa đơn từ hội nghị đó.” Câu trả lời là một bộ hóa đơn có thể đưa cho người khác.
- Bằng chứng giá trị. “Cái ghế sofa giá bao nhiêu?” — công ty bảo hiểm hỏi sau một trận lụt, nhiều năm sau, khi giấy nhiệt đã phai trắng.
Ứng dụng nào cũng chụp được ảnh. Bốn kiểu sắp xếp hóa đơn khác nhau ở chỗ chuyện gì xảy ra sau đó.
Bốn kiểu sắp xếp hóa đơn
| Ảnh và cuộn phim máy ảnh | Ứng dụng quét | Công cụ theo dõi chi tiêu | Kho lưu trữ biết đọc (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Đưa hóa đơn vào | Chụp ảnh; không chuyển tiếp gì cả | Máy ảnh tự cắt viền; một số nhập được từ email | Máy ảnh, chuyển tiếp email, dữ liệu từ thẻ | Máy ảnh, Tệp, bảng chia sẻ, và một chức năng nhập tìm sẵn hóa đơn đã có trong ảnh của bạn |
| Ứng dụng đọc được gì | Chữ, để tìm kiếm | Chữ, để tìm kiếm | Cửa hàng, ngày, tổng tiền, hạng mục | Cửa hàng, ngày, tổng tiền, dùng để làm gì, ngày hết hạn nếu có |
| Tìm một hóa đơn | Tìm một từ bạn còn nhớ; cuộn qua bộ sưu tập Tiện ích | Tìm một từ; duyệt các thư mục bạn tự tạo | Lọc theo cửa hàng hoặc ngày | Hỏi: “hóa đơn cái máy rửa bát” |
| Cộng tổng | Không | Không | Có, theo hạng mục và khoảng thời gian | Có, chỉ cần hỏi; hóa đơn hiện ra kèm con số |
| Bằng chứng đó là thật | Tấm ảnh | Một bản PDF sạch | Một bản xuất dữ liệu, thường phải trả phí | Chính tài liệu đó, xuất được thành PDF |
| Hợp với ai | Vài hóa đơn một năm | Người muốn PDF gọn gàng | Chi tiêu công ty và hoàn ứng | Hộ gia đình muốn hỏi thay vì tự sắp xếp |
| Riêng tư | Xử lý của Apple và iCloud, tùy theo cài đặt của bạn | Tùy nơi; nhiều ứng dụng tải ảnh lên để nhận diện chữ | Dữ liệu thẻ và hóa đơn nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, theo đúng thiết kế | Mã hóa ngay trên điện thoại; một trang chỉ được gửi lên máy chủ Paperlock để đọc hoặc trả lời, và không bị giữ lại ở đó |
| Chi phí | Miễn phí | Gói miễn phí, sau đó trả phí định kỳ | Gói miễn phí, sau đó trả phí định kỳ, thường tính theo từng người dùng | Gói miễn phí 25 tài liệu và 5 câu hỏi mỗi tháng; Plus $4.99 một tháng hoặc $39.99 một năm |
Ảnh: tốt hơn tiếng tăm của nó
Nếu bạn vẫn hay chụp hóa đơn rồi thấy áy náy vì điều đó, thôi áy náy đi. Ảnh giờ đã tự gom hóa đơn và giấy tờ vào một bộ sưu tập trong mục Tiện ích, và tìm kiếm của nó đọc được chữ trên đó, nên gõ “Home Depot” là ra ngay các hóa đơn Home Depot. Đó đã là một ứng dụng sắp xếp hóa đơn, miễn phí, và đã có sẵn trên máy. Bài hướng dẫn của chúng tôi về tìm hóa đơn trong ảnh trên iPhone cho thấy nó làm được đến đâu.
Nó dừng lại ở đâu: nó không cộng được gì cả, không phân biệt được hóa đơn với thực đơn, và hóa đơn cái tủ lạnh thì nằm lẫn giữa một tấm ảnh chụp màn hình và một tấm ảnh chụp chính cái tủ lạnh. Ổn với vài hóa đơn một năm. Không ổn khi một yêu cầu bảo hành phụ thuộc vào việc tìm ra một trong bốn trăm tấm ảnh.
Ứng dụng quét: PDF gọn gàng, chỉ thế thôi
Ứng dụng quét tạo ra bản sao đẹp nhất của một hóa đơn: cắt viền, làm thẳng, tương phản cao, lưu thành PDF. Nếu điều bạn cần là một tài liệu sạch để đính kèm vào yêu cầu đổi trả, đây là công cụ phù hợp, và bài cách quét hóa đơn nói rõ cách làm.
Điều chúng không làm là hiểu hóa đơn. Tổng tiền chỉ là một từ nằm giữa các từ khác; tên cửa hàng cũng vậy. Việc sắp xếp trông cậy vào các thư mục bạn tự đặt tên và tự duy trì, và đó chính là bước hay đổ vỡ vào tháng thứ ba. Nhiều ứng dụng còn tải mọi bản quét lên để nhận diện chữ, nên hãy đọc kỹ chính sách riêng tư trước khi quét bất cứ thứ gì có in số thẻ.
Công cụ theo dõi chi tiêu: sinh ra vì tiền, không phải vì hóa đơn
Expensify, QuickBooks và những cái tên tương tự là ứng dụng sắp xếp hóa đơn cho một mục đích duy nhất: báo cáo chi tiêu. Chúng đọc cửa hàng, ngày và tổng tiền, phân loại, khớp một hóa đơn với một giao dịch thẻ, rồi tạo ra một bản báo cáo để người khác duyệt. Nếu bạn được hoàn ứng chi phí hoặc điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đây đúng là loại công cụ bạn cần, và không có gì bên dưới thay thế được nó.
Nhưng với một hộ gia đình thì chúng không hợp hình dạng. Đơn vị công việc ở đây là bản báo cáo chi tiêu; hóa đơn chỉ là tệp đính kèm. Chẳng ai đi lưu hóa đơn bảo hành tủ lạnh trong một công cụ theo dõi chi tiêu, và hóa đơn bạn cần đến sau năm năm nữa thường không phải là hóa đơn nằm trong một bản báo cáo nào cả.
Kho lưu trữ biết đọc: hóa đơn trở thành một tài liệu biết mình là gì
Đây là kiểu chúng tôi làm ra. Paperlock đọc từng hóa đơn ngay khi bạn thêm vào: cửa hàng, ngày, tổng tiền, dùng để làm gì. Nó đặt tên cho hóa đơn bằng lời văn bình thường, kiểu như “Hóa đơn Blue Bottle Coffee — $14.20”, xếp nó theo cửa hàng và ngày, rồi trả lời câu hỏi trên toàn bộ hóa đơn bạn có: “mình đã chi bao nhiêu ở Blue Bottle?”, “tìm hóa đơn cái máy rửa bát”, “hóa đơn ở quán cà phê đó hồi mùa thu năm ngoái”. Câu trả lời luôn kèm theo hóa đơn liên quan, và nếu câu trả lời không có trong kho, nó sẽ nói thẳng là không có.
Có hai điều đặc biệt quan trọng với hóa đơn. Thứ nhất là chức năng nhập tự động lục qua cuộn phim máy ảnh của bạn và tìm ra những hóa đơn đã nằm sẵn ở đó, vì với hầu hết mọi người, đó chính là nơi hóa đơn đang ở; bạn duyệt lại những gì được đưa vào, và không có gì trong Ảnh bị thay đổi. Thứ hai là kho lưu trữ được khóa bằng Face ID và hóa đơn nằm cạnh thẻ bảo hành, sách hướng dẫn và hợp đồng bảo hiểm, đúng chỗ mà một hóa đơn phát huy tác dụng. Bài hướng dẫn của chúng tôi về lưu hóa đơn dạng số giải thích logic sắp xếp này; còn ví dụ hóa đơn thiết bị gia dụng cho thấy những trường thông tin nào trên một hóa đơn thực sự còn có ích về sau.
Giới hạn thành thật: không có bản Android hay bản web, không có báo cáo chi tiêu, không có tổng theo hạng mục cho mùa khai thuế, và không sửa được nội dung hóa đơn. Nó trả lời câu hỏi; nó không làm sổ sách kế toán thay bạn.
Nên chọn cái nào
- Bạn chỉ giữ vài hóa đơn một năm để đổi trả. Ảnh. Chụp ngay ngày mua, và tìm theo tên cửa hàng khi cần đến.
- Bạn muốn PDF gọn gàng để đính kèm vào yêu cầu bồi thường và email. Một ứng dụng quét, với một thư mục cho mỗi năm và kỷ luật để thực sự dùng nó.
- Bạn được hoàn ứng chi phí, hoặc điều hành một doanh nghiệp. Một công cụ theo dõi chi tiêu, chọn theo thứ mà kế toán hoặc công ty của bạn đang dùng.
- Bạn muốn hỏi “mình đã chi bao nhiêu ở đó” và nhận lại đúng các hóa đơn. Một kho lưu trữ biết đọc. Của chúng tôi thì miễn phí cho 25 tài liệu đầu tiên.
Với những món đồ giá trị lớn, dù bạn dùng ứng dụng nào, hãy dựng hồ sơ ngay từ đầu: công cụ dựng hồ sơ mua hàng biến một hóa đơn thành một trang hồ sơ có ngày hết bảo hành, còn bộ hồ sơ thiết bị gia dụng giữ hồ sơ của cả nhà ở một chỗ.
Cách kiểm tra một ứng dụng sắp xếp hóa đơn trong mười phút
- Thêm năm hóa đơn: một cái bị vò nhàu, một cái giấy nhiệt đã phai, một PDF nhận qua email, một cái chụp lệch góc, một cái từ cửa hàng nước ngoài.
- Tìm theo tên cửa hàng của cái hóa đơn đã phai. Nếu ứng dụng đọc được nó, nó sẽ hiện ra.
- Hỏi, hoặc lọc, để tìm tổng chi ở một cửa hàng. Để ý xem câu trả lời có kèm theo các hóa đơn đã dùng để tính ra nó không.
- Tắt quyền truy cập ảnh của ứng dụng. Nó vẫn phải hoạt động bình thường với những gì đã có sẵn.
- Xuất một hóa đơn thành PDF và kiểm tra xem đó có phải là toàn bộ hóa đơn, chứ không phải một phần bị cắt.
Một ứng dụng vượt qua cả năm bước này vẫn sẽ còn hữu ích sau ba năm nữa — đúng lúc hóa đơn thực sự cần đến.