Prima la trasparenza. Paperlock lo facciamo noi, e compare nella tabella qui sotto. Il confronto è organizzato per motivo per cui scansioni gli scontrini, e per parecchi di quei motivi la risposta giusta è un altro tipo di app. Lo diciamo.
Parti dal motivo per cui conservi gli scontrini
«Migliore app per scansionare scontrini» sono in realtà cinque domande diverse, e le app che le vincono quasi non si sovrappongono:
- Resi e garanzie. Ti serve lo scontrino della lavastoviglie, trovato in meno di un minuto, prima che si chiuda la finestra per il reso.
- Tasse e rimborsi spese. Ti serve un pacchetto di scontrini con i totali, categorizzati, che qualcun altro controllerà.
- Punti. Vuoi essere pagato un po' per gli scontrini che ti danno comunque.
- Spese personali. Vuoi sapere quanto hai speso e dove, senza costruirti un foglio di calcolo.
- Solo una copia pulita. Ti serve una scansione dritta e leggibile da allegare a un'email o a una pratica.
Scegli il tuo motivo, e il resto della pagina sceglie la tua app.
I cinque tipi di app per scansionare scontrini
| Integrate (Note, File, Foto) | App scanner | App a punti | Tracker di spesa | Caveau che legge (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Cosa fa con lo scontrino | Ne fa una scansione o una foto pulita; Foto raggruppa gli scontrini e ne legge il testo | PDF ritagliato e raddrizzato, con il testo cercabile | Legge le singole voci per assegnare punti | Legge negozio, data, totale; categorizza; abbina alle transazioni della carta | Legge negozio, data, totale e a cosa serviva; lo archivia; risponde a domande |
| Conosce il totale | No | No | Per i propri scopi | Sì | Sì |
| Ritrovare uno scontrino dopo | Cerchi una parola che ricordi | Cerchi una parola; sfogli le tue cartelle | Non è il suo scopo | Filtri per negozio o data | Chiedi: «lo scontrino della lavastoviglie» |
| Li somma | No | No | No | Sì, per categoria | Sì, se lo chiedi |
| Rendiconto per tasse o spese | No | No | No | Sì | No |
| Ti paga | No | No | Sì, un po' | No | No |
| Dove finisce lo scontrino | Sul tuo telefono e secondo le tue impostazioni iCloud | Spesso caricato online per il riconoscimento del testo; verifica | Sui server dell'azienda, per scelta progettuale | Sui server del fornitore, per scelta progettuale | Criptato sul tuo telefono; una pagina va ai server di Paperlock solo per essere letta o per rispondere, e non viene conservata |
| Costo | Gratis | Piano gratuito, poi abbonamento | Gratis | Piano gratuito, poi abbonamento, spesso per utente | Gratis per 25 documenti e 5 domande al mese; Plus $4.99 al mese o $39.99 all'anno |
Per una copia pulita: lo scanner che hai già sull'iPhone
Se il compito è «rendi leggibile questo scontrino spiegazzato e mandalo», non ti serve nessuna app. Apri Note, tocca l'icona della fotocamera, scegli Scansiona documenti e tieni il telefono sopra lo scontrino: trova i bordi, raddrizza la pagina e schiarisce la stampa. L'app File fa lo stesso dal menu di qualsiasi cartella, e salva subito lì un PDF.
Anche Foto merita una menzione. Raccoglie gli scontrini in una raccolta sotto Utility e ne legge il testo, così cercare il nome del negozio basta a trovare lo scontrino. La nostra guida su come trovare gli scontrini nelle foto dell'iPhone mostra fin dove si arriva, ed è più lontano di quanto la maggior parte delle persone si aspetti.
Dove le app integrate si fermano: nessuna somma niente, nessuna distingue un totale da un numero di telefono, e lo scontrino del frigorifero se ne sta tra uno screenshot e una foto del frigorifero.
Per resi e garanzie: lo scontrino che dovrai ritrovare
È il caso che quasi tutti hanno davvero, ed è quello che le app scanner servono peggio. Un'app scanner produce un bellissimo PDF e poi lascia a te il compito di dare un nome, archiviare e ritrovare. Al terzo mese il sistema di cartelle smette silenziosamente di essere aggiornato, e quando la lavastoviglie si rompe il secondo anno ti ritrovi ad aprire i PDF uno per uno.
Qui funziona un'app che legge lo scontrino nel momento in cui lo aggiungi, così negozio, data, importo e articolo sono noti senza che tu li digiti. È quello che fa Paperlock: intitola lo scontrino in parole semplici («scontrino Blue Bottle Coffee — $14.20»), lo archivia per negozio e data, e poi risponde a «trova lo scontrino della lavastoviglie» allegando lo scontrino. Tutto ciò che ha una scadenza, come una garanzia, riceve promemoria se li attivi. E gli scontrini stanno accanto al certificato di garanzia e al manuale, dietro Face ID, che è il posto in cui uno scontrino serve davvero. Come scansionare gli scontrini tratta l'abitudine di fotografarli; come conservare gli scontrini in digitale tratta la logica dell'archiviazione.
Un'abitudine conta più dell'app: lo scontrino di qualsiasi cosa costosa va fotografato il giorno stesso dell'acquisto, perché la carta termica sbiadisce entro un anno o due e la foto diventa la prova.
Per tasse e piccole imprese: un tracker di spesa
Se ti fai rimborsare le spese, se presenti uno Schedule C o se hai un'attività, la migliore app per scansionare scontrini è un tracker di spesa, e nient'altro in questa pagina lo sostituisce. Expensify, QuickBooks e i loro parenti leggono negozio, data e totale, categorizzano la spesa, abbinano gli scontrini alle transazioni della carta e producono il rendiconto che il tuo commercialista o il tuo datore di lavoro si aspetta. Scegli in base a cosa usano già loro.
Due cose da controllare. L'esportazione: negli Stati Uniti l'IRS in genere si aspetta che i documenti vengano conservati tre anni dalla data di dichiarazione, di più in alcuni casi, quindi assicurati di poter tirare fuori i tuoi scontrini in una forma che sopravviva alla disdetta dell'abbonamento. E l'ambito: nessuno archivia la garanzia del frigorifero in un tracker di spesa, quindi lo scontrino che ti servirà tra cinque anni di solito non è quello finito in un rendiconto. Una famiglia spesso finisce con un tracker di spesa per l'attività e qualcos'altro per tutto il resto.
Per i punti: un prodotto diverso con lo stesso nome
App come Fetch danno punti per le foto degli scontrini della spesa e dei negozi, pagate dai marchi che ci compaiono sopra. Se gli scontrini li conservi già, qualche dollaro al mese per fotografarli sono soldi veri, e non c'è niente di male a prenderli.
Solo, non scambiarle per un organizer di scontrini. Le app a punti leggono i tuoi scontrini a beneficio dei marchi, non tuo; non sono fatte per ritrovare lo scontrino della lavastoviglie tra due anni; e le immagini escono dal tuo telefono per scelta progettuale, ed è questo il baratto. Usane una accanto a qualsiasi cosa usi per conservare gli scontrini, non al suo posto, e leggi cosa fa con i dati prima di fotografare qualcosa che riporta un numero di carta.
Per le spese personali: sapere quanto hai speso e dove
«Quanto ho speso in ferramenta quest'anno?» è la domanda che trasforma una pila di scontrini in qualcosa di utile, ed è quella a cui quasi nessuno scanner sa rispondere. I tracker di spesa ci riescono, se sei disposto a gestire la famiglia come un'azienda. Un caveau che legge ci riesce se glielo chiedi: la risposta torna come un numero con allegati gli scontrini che ha usato, e se la risposta non è nel caveau te lo dice invece di tirare a indovinare. È come funziona Paperlock, e il confronto tra organizer di scontrini approfondisce solo questo uso.
I limiti, detti onestamente: nessuna versione Android o web, nessun budget per categoria, nessuna contabilità, nessun programma a punti. Risponde a domande sui tuoi scontrini; non gestisce le tue finanze.
Quale scegliere
- Una scansione pulita da mandare a qualcuno: Note o File. Gratis, già installate.
- Pochi scontrini all'anno per i resi: Foto, e scatta la foto il giorno dell'acquisto.
- Lo scontrino che ti servirà tra due anni, trovato in un minuto: un caveau che legge. Il nostro è gratis per i primi 25 documenti.
- Tasse, rimborsi o un'attività: un tracker di spesa, scelto in base al tuo commercialista o al tuo datore di lavoro.
- Un po' di soldi indietro: un'app a punti, accanto a una delle precedenti.
Se sei indeciso tra due, fai la prova da dieci minuti in fondo al nostro confronto tra organizer di scontrini: metti dentro cinque scontrini, uno sbiadito, e guarda quale app riesce ancora a trovare quello sbiadito dal nome del negozio. Un'app che passa la prova sarà ancora utile tra tre anni, cioè quando lo scontrino serve.