Nejdřív k transparentnosti. Vyrábíme Paperlock a v tabulce níže ho najdete. Srovnání je poskládané podle toho, proč účtenky skenujete, a hned u několika těch důvodů je správnou odpovědí úplně jiný druh aplikace. Říkáme to na rovinu.
Začněte tím, proč si účtenky necháváte
„Nejlepší skener účtenek“ je ve skutečnosti pět různých otázek a aplikace, které v nich vítězí, se skoro nepřekrývají:
- Vrácení zboží a záruky. Potřebujete účtenku od myčky, a to do minuty, než vyprší lhůta na vrácení.
- Daně a proplácení. Potřebujete balík účtenek s částkami, roztříděný do kategorií, který bude někdo další kontrolovat.
- Odměny. Chcete si trochu přivydělat na účtenkách, které stejně dostáváte.
- Osobní výdaje. Chcete vědět, kde jste kolik utratili, a nechcete kvůli tomu stavět tabulku.
- Jen čistá kopie. Potřebujete rovný a čitelný sken do e-mailu nebo k reklamaci.
Vyberte si důvod a zbytek stránky vám vybere aplikaci.
Pět druhů aplikací na skenování účtenek
| Vestavěné (Poznámky, Soubory, Fotky) | Skenovací aplikace | Odměnové aplikace | Sledování výdajů | Čtecí trezor (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Co s účtenkou udělá | Pořídí čistý sken nebo fotku; Fotky účtenky seskupí a přečtou text na nich | Oříznutý a narovnaný PDF s prohledávatelným textem | Čte jednotlivé položky, aby přidělil body | Čte obchodníka, datum a částku; třídí do kategorií; páruje s platbami kartou | Čte obchod, datum, částku i to, za co byla; sám ji zařadí; odpovídá na otázky |
| Zná celkovou částku | Ne | Ne | Pro vlastní potřebu | Ano | Ano |
| Dohledání jedné účtenky později | Vyhledáte slovo, které si pamatujete | Vyhledáte slovo; procházíte složky | Není to jeho účel | Filtr podle obchodníka nebo data | Zeptáte se: „účtenka od myčky“ |
| Umí je sečíst | Ne | Ne | Ne | Ano, po kategoriích | Ano, na dotaz |
| Podklad k daním nebo výdajům | Ne | Ne | Ne | Ano | Ne |
| Platí vám | Ne | Ne | Ano, trochu | Ne | Ne |
| Kam účtenka putuje | Do telefonu a podle vašeho nastavení na iCloud | Často se nahrává kvůli rozpoznání textu; ověřte si to | Na servery firmy, zcela záměrně | Na servery poskytovatele, zcela záměrně | Šifrovaná v telefonu; stránka jde na servery Paperlocku jen kvůli přečtení nebo zodpovězení otázky a neuchovává se tam |
| Cena | Zdarma | Bezplatná verze, pak předplatné | Zdarma | Bezplatná verze, pak předplatné, často za uživatele | Zdarma pro 25 dokumentů a 5 otázek měsíčně; Plus $4.99 měsíčně nebo $39.99 ročně |
Na čistou kopii: skener, který v iPhonu už máte
Jestli jde jen o to „udělat tuhle zmuchlanou účtenku čitelnou a poslat ji“, žádnou aplikaci nepotřebujete. Otevřete Poznámky, ťukněte na ikonu fotoaparátu, zvolte Skenovat dokumenty a podržte telefon nad účtenkou: sám najde okraje, narovná stránku a rozjasní tisk. Soubory to samé nabízejí v nabídce libovolné složky a PDF rovnou uloží.
Zmínku si zaslouží i Fotky. Účtenky shromažďují do kolekce v sekci Nástroje a čtou text na nich, takže když vyhledáte název obchodu, účtenka se objeví. Náš návod, jak najít účtenky ve fotkách na iPhonu, ukazuje, kam až to sahá — a sahá to dál, než většina lidí čeká.
Kde vestavěné nástroje končí: nic se nesečte, celkovou částku od telefonního čísla nikdo nerozezná a účtenka od lednice leží mezi snímkem obrazovky a fotkou té lednice.
Na vrácení zboží a záruky: účtenka, kterou budete muset najít
Tenhle případ má většina lidí doopravdy — a skenovací aplikace ho obsluhují nejhůř. Skenovací aplikace vyrobí nádherný PDF a pojmenování, zařazení a dohledání nechá na vás. Ve třetím měsíci se systém složek tiše přestane udržovat, a když ve druhém roce odejde myčka, otevíráte jeden PDF za druhým.
Co tady funguje, je aplikace, která účtenku přečte hned při přidání, takže obchod, datum, částka i položka jsou známé, aniž byste je psali. Přesně to dělá Paperlock: účtenku pojmenuje lidskou řečí („Účtenka Blue Bottle Coffee — $14.20“), zařadí ji podle obchodu a data a na „najdi účtenku od myčky“ odpoví rovnou s přiloženou účtenkou. U všeho, co má datum konce platnosti, třeba u záruky, umí poslat připomenutí, pokud si je zapnete. A účtenky leží hned vedle záručního listu a návodu, za Face ID — tam, kde je účtenka k užitku. Jak skenovat účtenky se věnuje samotnému návyku účtenku vyfotit, digitální uchovávání účtenek pak logice zakládání.
Jeden návyk je důležitější než aplikace: účtenku od čehokoli dražšího si uložte hned v den nákupu, protože termopapír do roka nebo dvou vybledne a jediným záznamem se stane ta fotka.
Na daně a živnost: aplikace na sledování výdajů
Pokud si necháváte proplácet výdaje, podáváte formulář Schedule C nebo vedete firmu, nejlepším skenerem účtenek je aplikace na sledování výdajů a nic jiného na téhle stránce ji nenahradí. Expensify, QuickBooks a jejich příbuzní přečtou obchodníka, datum a částku, zařadí výdaj do kategorie, spárují účtenky s platbami kartou a vytvoří podklad, jaký čeká vaše účetní nebo zaměstnavatel. Vybírejte podle toho, co už používají oni.
Dvě věci si ověřte. Export: v USA úřad IRS obecně očekává, že si záznamy necháte tři roky od data podání přiznání, v některých případech déle, takže se ujistěte, že účtenky dostanete ven v podobě, která přežije zrušení předplatného. A záběr: záruku na lednici do výdajové aplikace nikdo nezaloží, takže účtenka, kterou budete potřebovat za pět let, obvykle v žádném výkazu není. Domácnost často skončí u výdajové aplikace na firmu a něčeho jiného na všechno ostatní.
Na odměny: jiný produkt, který nosí stejné jméno
Aplikace jako Fetch dávají body za fotky účtenek z potravin a obchodů a platí je značky, které se na účtenkách objevují. Jestli si účtenky schováváte tak jako tak, pár dolarů měsíčně za jejich vyfocení jsou skutečné peníze a není nic špatného na tom si je vzít.
Jen si takovou aplikaci nepleťte s organizérem účtenek. Odměnové aplikace čtou vaše účtenky ve prospěch značek, ne ve váš; nejsou stavěné na to, aby za dva roky našly účtenku od myčky; a obrázky opouštějí váš telefon zcela záměrně, což je ta daň. Používejte je vedle toho, čím si účtenky uchováváte, ne místo toho, a než vyfotíte cokoli s číslem karty, přečtěte si, jak s daty nakládají.
Na osobní výdaje: vědět, kde jste kolik utratili
„Kolik jsem letos utratil v železářství?“ je otázka, která z hromady účtenek udělá něco užitečného — a skoro žádný skener na ni neumí odpovědět. Aplikace na sledování výdajů to zvládnou, pokud jste ochotní vést domácnost jako firmu. Čtecí trezor to zvládne na dotaz: odpověď se vrátí jako číslo s připojenými účtenkami, ze kterých vychází, a když odpověď v trezoru není, řekne to místo hádání. Tak funguje Paperlock a srovnání aplikací na organizaci účtenek jde právě v tomhle použití ještě hlouběji.
Poctivě k hranicím: žádná verze pro Android ani pro web, žádné rozpočty podle kategorií, žádné účetnictví, žádné odměny. Odpovídá na otázky o vašich účtenkách; vaše finance za vás nevede.
Co si vybrat
- Čistý sken, který někomu pošlete: Poznámky nebo Soubory. Zdarma a už je máte.
- Pár účtenek ročně kvůli vrácení zboží: Fotky, a fotku pořiďte v den nákupu.
- Účtenka, kterou budete za dva roky hledat a chcete ji mít do minuty: čtecí trezor. Ten náš je na prvních 25 dokumentů zdarma.
- Daně, proplácení nebo firma: aplikace na sledování výdajů, vybraná podle vaší účetní nebo zaměstnavatele.
- Trocha peněz zpátky: odměnová aplikace, vedle některé z předchozích.
Jestli váháte mezi dvěma, udělejte si desetiminutový test ze závěru našeho srovnání aplikací na organizaci účtenek: vložte pět účtenek, jednu vybledlou, a zjistěte, která aplikace tu vybledlou pořád najde podle názvu obchodu. Aplikace, která projde, bude užitečná i za tři roky — a právě tehdy tu účtenku budete potřebovat.