Antes de mais, uma declaração de interesses. O Paperlock é nosso e aparece na tabela aqui em baixo. A comparação está organizada pelo motivo que o leva a digitalizar recibos e, para vários desses motivos, a resposta certa é outro tipo de aplicação. Nós dizemo-lo.
Comece pelo motivo por que guarda recibos
«Melhor aplicação para digitalizar recibos» são, na verdade, cinco perguntas diferentes, e as apps que ganham cada uma delas quase não se sobrepõem:
- Devoluções e garantias. Precisa do recibo da máquina de lavar loiça, encontrado em menos de um minuto, antes de o prazo de devolução fechar.
- Impostos e reembolsos. Precisa de um conjunto de recibos com totais, categorizados, que outra pessoa vai conferir.
- Recompensas. Quer receber uns trocos pelos recibos que já lhe dão.
- Gastos pessoais. Quer saber quanto gastou e onde, sem montar uma folha de cálculo.
- Só uma cópia limpa. Precisa de uma digitalização direita e legível para anexar a um e-mail ou a uma reclamação.
Escolha o seu motivo e o resto da página escolhe a sua app.
Os cinco tipos de aplicação para digitalizar recibos
| Já no iPhone (Notas, Ficheiros, Fotografias) | Apps de digitalização | Apps de recompensas | Gestores de despesas | Cofre que lê (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| O que faz ao recibo | Tira uma digitalização ou fotografia limpa; as Fotografias juntam os recibos e leem as palavras | PDF recortado e endireitado, com palavras pesquisáveis | Lê as linhas do recibo para atribuir pontos | Lê comerciante, data e total; categoriza; associa a movimentos do cartão | Lê loja, data, total e a que se refere; arruma-o; responde a perguntas |
| Sabe o total | Não | Não | Para os fins dela própria | Sim | Sim |
| Encontrar um recibo mais tarde | Pesquisar uma palavra de que se lembre | Pesquisar uma palavra; percorrer as suas pastas | Não é para isso | Filtrar por comerciante ou data | Perguntar: «o recibo da máquina de lavar loiça» |
| Soma os valores | Não | Não | Não | Sim, por categoria | Sim, se perguntar |
| Relatório fiscal ou de despesas | Não | Não | Não | Sim | Não |
| Paga-lhe | Não | Não | Sim, uns trocos | Não | Não |
| Onde fica o recibo | No seu telemóvel e conforme as suas definições do iCloud | Muitas vezes enviado para reconhecimento de texto; confirme | Nos servidores da empresa, por princípio | Nos servidores do fornecedor, por princípio | Cifrado no seu telemóvel; uma página vai aos servidores do Paperlock só para ser lida ou respondida, e não fica guardada |
| Custo | Gratuito | Plano gratuito, depois subscrição | Gratuito | Plano gratuito, depois subscrição, muitas vezes por utilizador | Gratuito para 25 documentos e 5 perguntas por mês; Plus $4.99 por mês ou $39.99 por ano |
Para uma cópia limpa: o digitalizador que já tem no iPhone
Se a tarefa é «tornar este recibo amarrotado legível e enviá-lo», não precisa de app nenhuma. Abra as Notas, toque no ícone da câmara, escolha Digitalizar documentos e segure o telemóvel sobre o recibo: encontra os limites, endireita a página e clareia a impressão. A app Ficheiros faz o mesmo a partir do menu de qualquer pasta e guarda ali mesmo um PDF.
As Fotografias também merecem uma palavra. Juntam os recibos numa coleção dentro de Utilitários e leem as palavras impressas, por isso pesquisar o nome da loja chega ao recibo. O nosso guia sobre encontrar recibos nas fotografias do iPhone mostra até onde isso vai, que é mais longe do que a maioria das pessoas imagina.
Onde as ferramentas incluídas param: nada soma nada, nada distingue um total de um número de telefone, e o recibo do frigorífico fica entre uma captura de ecrã e uma fotografia do frigorífico.
Para devoluções e garantias: o recibo que vai precisar de encontrar depois
Este é o caso que quase toda a gente tem de facto, e é aquele em que as apps de digitalização se saem pior. Uma app de digitalização faz um PDF lindíssimo e deixa-lhe a si o nome, a arrumação e a procura. Ao terceiro mês, o sistema de pastas deixa discretamente de ser mantido e, quando a máquina de lavar loiça se avaria no segundo ano, lá está você a abrir PDFs um a um.
O que funciona aqui é uma app que lê o recibo quando o adiciona, para que a loja, a data, o valor e o artigo fiquem conhecidos sem que tenha de os escrever. É isso que o Paperlock faz: dá ao recibo um título em palavras simples («Recibo Blue Bottle Coffee — $14.20»), arruma-o por loja e por data e depois responde a «encontra o recibo da máquina de lavar loiça» com o recibo anexado. Tudo o que tenha um prazo, como uma garantia, recebe lembretes se os ativar. E os recibos ficam ao lado do certificado de garantia e do manual, atrás do Face ID, que é onde um recibo serve para alguma coisa. Como digitalizar recibos trata do hábito de os captar; guardar recibos em digital trata da lógica de arrumação.
Há um hábito que conta mais do que a app: o recibo de qualquer coisa cara deve ser captado no próprio dia da compra, porque o papel térmico desvanece-se ao fim de um ano ou dois e a fotografia passa a ser o comprovativo.
Para impostos e pequenos negócios: um gestor de despesas
Se lhe reembolsam despesas, se entrega um Schedule C ou se tem um negócio, a melhor aplicação para digitalizar recibos é um gestor de despesas, e nada nesta página o substitui. O Expensify, o QuickBooks e os seus parentes leem comerciante, data e total, categorizam o gasto, associam os recibos aos movimentos do cartão e produzem o relatório que o seu contabilista ou a sua entidade patronal esperam. Escolha conforme o que eles já usam.
Duas coisas a confirmar. Exportação: nos EUA, o IRS costuma esperar que os registos sejam guardados três anos a contar da data de entrega da declaração, e mais tempo em alguns casos, por isso garanta que consegue tirar os seus recibos de lá num formato que sobreviva ao cancelamento da subscrição. E âmbito: ninguém arruma a garantia do frigorífico num gestor de despesas, por isso o recibo de que vai precisar daqui a cinco anos não costuma ser o que está num relatório. Muitas casas acabam com um gestor de despesas para o negócio e outra coisa qualquer para o resto.
Para recompensas: outro produto com o mesmo nome
Apps como a Fetch dão pontos por fotografias de recibos do supermercado e do comércio, pagos pelas marcas que neles aparecem. Se já guarda recibos, uns dólares por mês para os fotografar é dinheiro a sério, e não há mal nenhum em aceitá-lo.
O que não vale é confundi-las com um organizador de recibos. As apps de recompensas leem os seus recibos em benefício das marcas, não em benefício seu; não foram feitas para encontrar o recibo da máquina de lavar loiça daqui a dois anos; e as imagens saem do seu telemóvel por princípio, que é a troca. Use uma ao lado do que quer que use para guardar recibos, não em vez disso, e leia o que a app faz aos dados antes de fotografar seja o que for com um número de cartão.
Para gastos pessoais: saber quanto gastou e onde
«Quanto gastei na loja de bricolage este ano?» é a pergunta que transforma uma pilha de recibos em algo útil, e é aquela a que quase nenhum digitalizador sabe responder. Os gestores de despesas sabem, se estiver disposto a gerir a casa como uma empresa. Um cofre que lê também sabe, bastando perguntar: a resposta chega como um número com os recibos que usou em anexo e, se a resposta não estiver no cofre, diz-lho em vez de adivinhar. É assim que o Paperlock funciona, e a comparação de organizadores de recibos aprofunda só este uso.
Os limites, com toda a honestidade: não há versão Android nem versão web, não há orçamentos por categoria, não há contabilidade, não há recompensas. Responde a perguntas sobre os seus recibos; não gere as suas finanças.
Qual escolher
- Uma digitalização limpa para enviar a alguém: Notas ou Ficheiros. Gratuito, já instalado.
- Poucos recibos por ano, para devoluções: Fotografias, e tire a fotografia no dia da compra.
- O recibo de que vai precisar daqui a dois anos, encontrado num minuto: um cofre que lê. O nosso é gratuito para os primeiros 25 documentos.
- Impostos, reembolsos ou um negócio: um gestor de despesas, escolhido pelo seu contabilista ou pela entidade patronal.
- Uns trocos de volta: uma app de recompensas, ao lado de uma das anteriores.
Se estiver indeciso entre duas, faça o teste de dez minutos que está no fim da nossa comparação de organizadores de recibos: meta lá cinco recibos, um deles já desvanecido, e veja qual das apps ainda consegue encontrar o desvanecido pelo nome da loja. Uma app que passe neste teste continuará a ser útil daqui a três anos, que é quando o recibo faz falta.