Najprv otvorene. Vyrábame Paperlock a v tabuľke nižšie ho nájdete. Porovnanie je usporiadané podľa dôvodu, prečo účtenky skenujete, a pri viacerých z tých dôvodov je správnou odpoveďou úplne iný druh aplikácie. Píšeme to narovinu.
Začnite tým, prečo si účtenky odkladáte
„Najlepšia aplikácia na skenovanie účteniek“ je v skutočnosti päť rôznych otázok a aplikácie, ktoré v nich vyhrávajú, sa takmer neprekrývajú:
- Vrátenie tovaru a záruky. Potrebujete účtenku od umývačky, nájdenú do minúty, kým neuplynie lehota na vrátenie.
- Dane a preplatenie výdavkov. Potrebujete balík účteniek so sumami, zatriedený do kategórií, ktorý bude kontrolovať niekto iný.
- Body za účtenky. Chcete dostať aspoň niečo za účtenky, ktoré aj tak dostávate.
- Osobné výdavky. Chcete vedieť, kde ste koľko minuli, bez toho, aby ste si na to zakladali tabuľku.
- Len čistá kópia. Potrebujete rovný, čitateľný sken, ktorý priložíte k e-mailu alebo k reklamácii.
Vyberte si dôvod a zvyšok stránky vyberie aplikáciu za vás.
Päť druhov aplikácií na skenovanie účteniek
| Vstavané (Poznámky, Súbory, Fotky) | Skenovacie aplikácie | Aplikácie s bodmi | Sledovanie výdavkov | Čítajúci trezor (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Čo urobí s účtenkou | Spraví čistý sken alebo fotku; Fotky účtenky zoskupia a prečítajú text na nich | Orezaný a narovnaný PDF s vyhľadateľným textom | Prečíta položky, aby pridelila body | Prečíta obchodníka, dátum a sumu; zatriedi do kategórie; spáruje s platbou kartou | Prečíta obchod, dátum, sumu aj to, za čo bola; zatriedi ju; odpovedá na otázky |
| Pozná sumu | Nie | Nie | Pre vlastné účely | Áno | Áno |
| Nájdenie jednej účtenky neskôr | Vyhľadanie slova, ktoré si pamätáte | Vyhľadanie slova; prechádzanie priečinkov | Nie je na to | Filter podľa obchodníka alebo dátumu | Spýtate sa: „účtenka od umývačky“ |
| Spočíta ich | Nie | Nie | Nie | Áno, po kategóriách | Áno, keď sa spýtate |
| Daňový prehľad alebo prehľad výdavkov | Nie | Nie | Nie | Áno | Nie |
| Platí vám | Nie | Nie | Áno, trochu | Nie | Nie |
| Kam účtenka putuje | Do vášho telefónu a podľa vašich nastavení iCloudu | Často sa nahráva na rozpoznanie textu; overte si to | Na servery firmy — tak je to navrhnuté | Na servery poskytovateľa — tak je to navrhnuté | Zašifrovaná zostáva v telefóne; stránka putuje na servery Paperlocku iba na prečítanie alebo zodpovedanie otázky a neuchováva sa tam |
| Cena | Zadarmo | Bezplatná verzia, potom predplatné | Zadarmo | Bezplatná verzia, potom predplatné, často za používateľa | Zadarmo 25 dokumentov a 5 otázok mesačne; Plus $4.99 mesačne alebo $39.99 ročne |
Na čistú kópiu: skener, ktorý už v iPhone máte
Ak je úlohou „spraviť túto pokrčenú účtenku čitateľnou a poslať ju“, aplikáciu nepotrebujete. Otvorte Poznámky, klepnite na ikonu fotoaparátu, zvoľte Skenovať dokumenty a podržte telefón nad účtenkou: nájde okraje, narovná stranu a rozjasní tlač. Aplikácia Súbory to zvládne rovnako z ponuky ktoréhokoľvek priečinka a PDF uloží rovno tam.
Zmienku si zaslúžia aj Fotky. Účtenky zbierajú do kolekcie v sekcii Pomocné programy a čítajú text na nich, takže vyhľadanie názvu obchodu účtenku nájde. Náš návod, ako nájsť účtenky medzi fotkami v iPhone, ukazuje, kam až to siaha — a siaha ďalej, než väčšina ľudí čaká.
Kde vstavané nástroje končia: nič sa tam nespočítava, nič nerozozná sumu od telefónneho čísla a účtenka od chladničky leží medzi snímkou obrazovky a fotkou tej istej chladničky.
Na vrátenie tovaru a záruky: účtenka, ktorú budete hľadať neskôr
Toto je prípad, ktorý väčšina ľudí naozaj má, a práve ten zvládajú skenovacie aplikácie najhoršie. Skenovacia aplikácia vyrobí pekné PDF a pomenovanie, zatriedenie aj hľadanie nechá na vás. V treťom mesiaci sa systém priečinkov ticho prestane udržiavať a keď v druhom roku odíde umývačka, otvárate PDF jeden po druhom.
Tu funguje aplikácia, ktorá účtenku prečíta hneď pri pridaní, takže obchod, dátum, suma aj kúpená vec sú známe bez toho, aby ste ich ťukali. Presne to robí Paperlock: účtenku pomenuje ľudskou rečou („Účtenka Blue Bottle Coffee — $14.20“), zaradí ju podľa obchodu a dátumu a na „nájdi účtenku od umývačky“ odpovie aj s priloženou účtenkou. Všetko, čo má dátum platnosti, napríklad záruka, dostane pripomienky, ak si ich zapnete. A účtenka leží vedľa záručného listu a návodu, za Face ID — teda tam, kde je z účtenky úžitok. Ako skenovať účtenky je o návyku odfotiť si ju; ako uchovávať účtenky digitálne je o logike triedenia.
Jeden návyk je dôležitejší než samotná aplikácia: účtenku od čohokoľvek drahého si odfoťte v deň nákupu, pretože termopapier do roka či dvoch vybledne a záznamom sa stane práve tá fotka.
Na dane a malé podnikanie: sledovanie výdavkov
Ak vám preplácajú výdavky, podávate Schedule C alebo podnikáte, najlepšou aplikáciou na skenovanie účteniek je nástroj na sledovanie výdavkov a nič iné na tejto stránke ho nenahradí. Expensify, QuickBooks a im podobné aplikácie prečítajú obchodníka, dátum a sumu, zatriedia výdavok do kategórie, spárujú účtenky s platbami kartou a pripravia prehľad, ktorý od vás čaká účtovník alebo zamestnávateľ. Vyberajte podľa toho, čo už používajú oni.
Dve veci si overte. Export: v USA americký daňový úrad (IRS) vo všeobecnosti očakáva, že sa doklady uchovávajú tri roky od dátumu podania priznania, v niektorých prípadoch aj dlhšie, takže sa uistite, že účtenky z aplikácie dostanete von v podobe, ktorá prežije zrušenie predplatného. A rozsah: záruku od chladničky nikto do sledovania výdavkov nezakladá, takže účtenka, ktorú budete potrebovať o päť rokov, obvykle nie je tá z prehľadu. V domácnosti to často skončí tak, že na podnikanie slúži sledovanie výdavkov a na zvyšok niečo iné.
Na body: iný produkt s rovnakým názvom
Aplikácie ako Fetch dávajú body za fotky účteniek z potravín a obchodov a platia ich značky, ktoré sa na nich objavujú. Ak si účtenky aj tak odkladáte, pár dolárov mesačne za to, že ich odfotíte, sú skutočné peniaze a nie je nič zlé na tom vziať si ich.
Len si takú aplikáciu nepomýľte s organizérom účteniek. Aplikácie s bodmi čítajú vaše účtenky v prospech značiek, nie vo váš; nie sú stavané na to, aby o dva roky našli účtenku od umývačky; a obrázky odchádzajú z vášho telefónu, lebo tak sú navrhnuté — to je tá výmena. Používajte ich popri tom, čím si účtenky uchovávate, nie namiesto toho, a prečítajte si, čo robia s údajmi, skôr než odfotíte čokoľvek s číslom karty.
Na osobné výdavky: vedieť, kde ste koľko minuli
„Koľko som tento rok minul/-a v železiarstve?“ je otázka, ktorá z kopy účteniek spraví niečo užitočné, a zároveň tá, na ktorú takmer žiadny skener neodpovie. Sledovanie výdavkov odpovie, ak ste ochotní viesť domácnosť ako firmu. Čítajúci trezor odpovie, keď sa ho spýtate: odpoveď príde ako číslo aj s účtenkami, z ktorých vyšla, a ak odpoveď v trezore nie je, povie to namiesto hádania. Tak funguje Paperlock a porovnanie organizérov účteniek sa venuje práve tomuto použitiu do väčšej hĺbky.
Úprimné hranice: žiadna verzia pre Android ani pre web, žiadne rozpočty po kategóriách, žiadne účtovníctvo, žiadne body. Odpovedá na otázky o vašich účtenkách; financie za vás nevedie.
Čo si teda vybrať
- Čistý sken, ktorý niekomu pošlete: Poznámky alebo Súbory. Zadarmo a už nainštalované.
- Pár účteniek ročne kvôli vráteniu tovaru: Fotky, a odfoťte ich v deň nákupu.
- Účtenka, ktorú budete potrebovať o dva roky a nájdete ju za minútu: čítajúci trezor. Ten náš je zadarmo pre prvých 25 dokumentov.
- Dane, preplatenie výdavkov alebo podnikanie: sledovanie výdavkov, vybraté podľa toho, s čím pracuje váš účtovník alebo zamestnávateľ.
- Trochu peňazí späť: aplikácia s bodmi, popri niektorej z vyššie uvedených.
Ak váhate medzi dvoma, spravte si desaťminútový test zo záveru nášho porovnania organizérov účteniek: vložte päť účteniek, jednu vyblednutú, a pozrite sa, ktorá aplikácia tú vyblednutú ešte stále nájde podľa názvu obchodu. Aplikácia, ktorá testom prejde, bude užitočná aj o tri roky — a práve vtedy tú účtenku budete potrebovať.