Najpierw jawność. Tworzymy Paperlocka i pojawia się on w tabeli poniżej. Porównanie jest ułożone według powodu, dla którego skanujesz paragony, a przy kilku z tych powodów właściwą odpowiedzią jest inny rodzaj aplikacji. Mówimy o tym wprost.
Zacznij od tego, po co trzymasz paragony
„Najlepsza aplikacja do skanowania paragonów” to tak naprawdę pięć różnych pytań, a aplikacje, które je wygrywają, prawie się nie pokrywają:
- Zwroty i gwarancje. Potrzebujesz paragonu za zmywarkę, znalezionego w niecałą minutę, zanim minie termin zwrotu.
- Podatki i zwrot kosztów. Potrzebujesz pakietu paragonów z sumami i kategoriami, który sprawdzi ktoś inny.
- Punkty. Chcesz zarobić parę groszy na paragonach, które i tak dostajesz.
- Własne wydatki. Chcesz wiedzieć, ile i gdzie wydajesz, bez budowania arkusza kalkulacyjnego.
- Po prostu czysta kopia. Potrzebujesz prostego, czytelnego skanu do wiadomości e-mail albo do zgłoszenia.
Wybierz swój powód, a reszta strony wybierze za ciebie aplikację.
Pięć rodzajów aplikacji do skanowania paragonów
| Wbudowane (Notatki, Pliki, Zdjęcia) | Aplikacje skanujące | Aplikacje punktowe | Aplikacje do wydatków | Czytający sejf (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Co robi z paragonem | Robi czysty skan albo zdjęcie; Zdjęcia grupują paragony i odczytują widniejące na nich słowa | Przycięty, wyprostowany PDF z przeszukiwalnym tekstem | Odczytuje pozycje na paragonie, żeby naliczyć punkty | Odczytuje sprzedawcę, datę i sumę; przypisuje kategorie; dopasowuje do transakcji kartą | Odczytuje sklep, datę, sumę i to, czego dotyczył zakup; archiwizuje paragon; odpowiada na pytania |
| Zna sumę | Nie | Nie | Na własny użytek | Tak | Tak |
| Odnalezienie jednego paragonu po czasie | Wyszukaj słowo, które pamiętasz | Wyszukaj słowo; przejrzyj swoje foldery | Nie o to w niej chodzi | Filtruj po sprzedawcy albo dacie | Zapytaj: „paragon za zmywarkę” |
| Sumowanie | Nie | Nie | Nie | Tak, według kategorii | Tak, wystarczy zapytać |
| Zestawienie do podatków lub kosztów | Nie | Nie | Nie | Tak | Nie |
| Płaci ci | Nie | Nie | Tak, niewiele | Nie | Nie |
| Dokąd trafia paragon | Na twój telefon i tam, gdzie kierują twoje ustawienia iCloud | Często jest wysyłany na serwery do rozpoznania tekstu; sprawdź to | Na serwery firmy, z założenia | Na serwery dostawcy, z założenia | Zaszyfrowany na twoim telefonie; strona trafia na serwery Paperlocka tylko po to, by ją odczytać albo odpowiedzieć na pytanie, i nie zostaje tam zapisana |
| Koszt | Za darmo | Wersja darmowa, potem abonament | Za darmo | Wersja darmowa, potem abonament, często za każdego użytkownika | Za darmo dla 25 dokumentów i 5 pytań miesięcznie; Plus $4.99 miesięcznie albo $39.99 rocznie |
Na czystą kopię: skaner, który już masz w iPhonie
Jeśli zadanie brzmi „sprawić, żeby ten pognieciony paragon dało się odczytać, i wysłać go dalej”, nie potrzebujesz żadnej aplikacji. Otwórz Notatki, dotknij ikony aparatu, wybierz Skanuj dokumenty i przytrzymaj telefon nad paragonem: sam znajdzie krawędzie, wyprostuje stronę i rozjaśni druk. Aplikacja Pliki robi to samo z menu dowolnego folderu i od razu zapisuje tam PDF.
Zdjęcia też zasługują na wzmiankę. Same zbierają paragony w kolekcję w sekcji Narzędzia i odczytują widniejące na nich słowa, więc wyszukanie nazwy sklepu znajduje paragon. Nasz poradnik o znajdowaniu paragonów w zdjęciach na iPhonie pokazuje, jak daleko to sięga — dalej, niż większość osób się spodziewa.
Gdzie kończą się wbudowane narzędzia: nic niczego nie sumuje, nic nie odróżni sumy od numeru telefonu, a paragon za lodówkę leży między zrzutem ekranu a zdjęciem samej lodówki.
Na zwroty i gwarancje: paragon, który trzeba będzie odnaleźć
To przypadek, który naprawdę dotyczy większości osób, i akurat z nim aplikacje skanujące radzą sobie najgorzej. Taka aplikacja robi piękny PDF, a nazywanie, układanie i odnajdywanie zostawia tobie. W trzecim miesiącu system folderów po cichu przestaje być pielęgnowany, a gdy w drugim roku psuje się zmywarka, otwierasz PDF-y jeden po drugim.
Sprawdza się tu aplikacja, która odczytuje paragon w chwili dodania, żeby sklep, data, kwota i przedmiot były znane bez wpisywania ich ręcznie. Tak właśnie działa Paperlock: nadaje paragonowi tytuł zwykłymi słowami („paragon Blue Bottle Coffee — $14.20”), archiwizuje go pod sklepem i datą, a potem na prośbę „znajdź paragon za zmywarkę” odpowiada, dołączając ten paragon. Wszystko, co ma termin ważności — na przykład gwarancja — dostaje przypomnienia, jeśli je włączysz. A paragony leżą obok karty gwarancyjnej i instrukcji, za Face ID, czyli tam, gdzie paragon się przydaje. Jak skanować paragony opisuje sam nawyk robienia zdjęć; cyfrowe przechowywanie paragonów opisuje logikę archiwizowania.
Jeden nawyk znaczy więcej niż wybór aplikacji: paragon za cokolwiek drogiego warto sfotografować tego samego dnia, bo papier termiczny blaknie w rok lub dwa i to zdjęcie staje się dowodem.
Na podatki i małą firmę: aplikacja do wydatków
Jeśli rozliczasz koszty z pracodawcą, składasz w USA formularz Schedule C albo prowadzisz firmę, najlepszą aplikacją do skanowania paragonów jest aplikacja do wydatków i nic innego na tej stronie jej nie zastąpi. Expensify, QuickBooks i im podobne odczytują sprzedawcę, datę i sumę, przypisują wydatkom kategorie, dopasowują paragony do transakcji kartą i tworzą zestawienie, jakiego oczekuje twoja księgowa albo pracodawca. Wybieraj pod to, czego już używają.
Dwie rzeczy do sprawdzenia. Eksport: w USA urząd skarbowy (IRS) zazwyczaj oczekuje przechowywania dokumentacji przez trzy lata od daty złożenia deklaracji, a w niektórych przypadkach dłużej, więc upewnij się, że wyciągniesz swoje paragony w postaci, która przetrwa rezygnację z abonamentu. I zakres: nikt nie archiwizuje gwarancji na lodówkę w aplikacji do wydatków, więc paragon potrzebny za pięć lat zwykle nie jest tym z zestawienia. W domu często kończy się na aplikacji do wydatków dla firmy i czymś innym do całej reszty.
Na punkty: zupełnie inny produkt pod tą samą nazwą
Aplikacje takie jak Fetch dają punkty za zdjęcia paragonów ze sklepów spożywczych i sieci handlowych, a płacą za to marki, które się na nich pojawiają. Jeśli i tak zbierasz paragony, kilka dolarów miesięcznie za ich fotografowanie to prawdziwe pieniądze i nie ma nic złego w tym, żeby je wziąć.
Tylko nie pomyl takiej aplikacji z archiwum paragonów. Aplikacje punktowe odczytują twoje paragony dla dobra marek, nie twojego; nie powstały po to, by za dwa lata odnaleźć paragon za zmywarkę; a zdjęcia z założenia opuszczają twój telefon i taka jest tu cena. Używaj ich obok tego, w czym trzymasz paragony, a nie zamiast tego, i przeczytaj, co dana aplikacja robi z danymi, zanim sfotografujesz cokolwiek z numerem karty.
Na własne wydatki: wiedzieć, ile i gdzie wydajesz
„Ile wydałem w tym roku w markecie budowlanym?” to pytanie, które zamienia stos paragonów w coś użytecznego, i akurat na nie prawie żaden skaner nie odpowie. Aplikacje do wydatków owszem, jeśli masz ochotę prowadzić dom jak firmę. Czytający sejf też — wystarczy zapytać: odpowiedź wraca jako liczba z dołączonymi paragonami, na których się opiera, a jeśli odpowiedzi w sejfie nie ma, mówi to wprost, zamiast zgadywać. Tak właśnie działa Paperlock, a porównanie aplikacji do organizowania paragonów wchodzi w to jedno zastosowanie znacznie głębiej.
Uczciwie o granicach: nie ma wersji na Androida ani w przeglądarce, nie ma budżetów w kategoriach, nie ma księgowości, nie ma punktów. Odpowiada na pytania o twoje paragony; nie prowadzi twoich finansów.
Co wybrać
- Czysty skan do wysłania komuś: Notatki albo Pliki. Za darmo i już zainstalowane.
- Kilka paragonów rocznie na wypadek zwrotu: Zdjęcia, i zrób zdjęcie tego samego dnia, w którym kupujesz.
- Paragon potrzebny za dwa lata, odnaleziony w minutę: czytający sejf. Nasz jest darmowy dla pierwszych 25 dokumentów.
- Podatki, rozliczanie kosztów albo firma: aplikacja do wydatków, wybrana pod twoją księgową albo pracodawcę.
- Trochę pieniędzy z powrotem: aplikacja punktowa, obok jednej z powyższych.
Jeśli wahasz się między dwiema, zrób dziesięciominutowy test z końca naszego porównania aplikacji do organizowania paragonów: wrzuć pięć paragonów, w tym jeden wyblakły, i zobacz, która aplikacja wciąż znajdzie ten wyblakły po nazwie sklepu. Ta, która zda ten test, będzie użyteczna także za trzy lata — czyli wtedy, gdy paragon jest potrzebny.