Avoimuuden vuoksi ensin. Me teemme Paperlockia, ja se on mukana alla olevassa taulukossa. Vertailu on järjestetty sen mukaan, miksi kuitteja skannataan, ja useaan noista syistä oikea vastaus on jokin muunlainen sovellus. Sanomme sen ääneen.
Aloita siitä, miksi säilytät kuitteja
”Paras kuittien skannaussovellus” on oikeasti viisi eri kysymystä, ja niiden voittajat menevät tuskin lainkaan päällekkäin:
- Palautukset ja takuut. Tarvitset astianpesukoneen kuitin, löydettynä alle minuutissa, ennen kuin palautusaika umpeutuu.
- Verot ja kulukorvaukset. Tarvitset nipun kuitteja loppusummineen ja luokiteltuina, ja joku muu tarkastaa ne.
- Palkkiot. Haluat pienen korvauksen niistä kuiteista, joita saat muutenkin.
- Oma rahankäyttö. Haluat tietää mihin rahasi menivät, ilman että rakennat taulukkolaskentaa.
- Pelkkä siisti kopio. Tarvitset suoran ja luettavan skannauksen sähköpostin tai korvaushakemuksen liitteeksi.
Valitse syysi, niin sivun loppuosa valitsee sovelluksesi.
Kuittien skannaussovellusten viisi lajia
| Puhelimen omat (Muistiinpanot, Tiedostot, Kuvat) | Skannerisovellukset | Palkkiosovellukset | Kulusovellukset | Lukeva holvi (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Mitä se tekee kuitille | Ottaa siistin skannauksen tai kuvan; Kuvat kerää kuitit yhteen ja lukee niiden sanat | Rajattu ja suoristettu PDF, jonka sanoja voi hakea | Lukee rivit antaakseen pisteitä | Lukee kauppiaan, päivämäärän ja loppusumman; luokittelee; yhdistää korttitapahtumiin | Lukee kaupan, päivämäärän, loppusumman ja sen mihin kuitti liittyi; arkistoi sen; vastaa kysymyksiin |
| Tietää loppusumman | Ei | Ei | Omiin tarkoituksiinsa | Kyllä | Kyllä |
| Yhden kuitin löytäminen myöhemmin | Hae muistamallasi sanalla | Hae sanalla; selaa kansioitasi | Ei ole tarkoituskaan | Suodata kauppiaan tai päivämäärän mukaan | Kysy: ”astianpesukoneen kuitti” |
| Laskee ne yhteen | Ei | Ei | Ei | Kyllä, luokittain | Kyllä, kysymällä |
| Vero- tai kuluraportti | Ei | Ei | Ei | Kyllä | Ei |
| Maksaa sinulle | Ei | Ei | Kyllä, vähän | Ei | Ei |
| Minne kuitti päätyy | Puhelimeesi ja sinne minne iCloud-asetuksesi sen vievät | Usein ladataan palvelimelle tekstintunnistusta varten; tarkista | Yhtiön palvelimille, ihan tarkoituksella | Palveluntarjoajan palvelimille, ihan tarkoituksella | Salattuna puhelimeesi; sivu käy Paperlockin palvelimilla vain luettavana tai vastausta varten, eikä jää sinne |
| Hinta | Ilmainen | Ilmainen taso, sitten tilaus | Ilmainen | Ilmainen taso, sitten tilaus, usein käyttäjäkohtaisesti | Ilmaiseksi 25 dokumenttia ja 5 kysymystä kuukaudessa; Plus $4.99 kuussa tai $39.99 vuodessa |
Siistiä kopiota varten: skanneri, joka on jo iPhonessasi
Jos homma on ”saa tämä rypistynyt kuitti luettavaksi ja lähetä se”, et tarvitse mitään sovellusta. Avaa Muistiinpanot, napauta kamerakuvaketta, valitse Skannaa dokumentteja ja pidä puhelinta kuitin yllä: se löytää reunat, suoristaa sivun ja kirkastaa painojäljen. Tiedostot-sovellus tekee saman minkä tahansa kansion valikosta ja tallentaa PDF:n suoraan siihen paikkaan.
Kuvat ansaitsee sekin maininnan. Se kokoaa kuitit omaksi kokoelmakseen Apuohjelmien alle ja lukee niissä olevat sanat, joten kaupan nimellä hakemalla kuitti löytyy. Oppaamme kuittien löytämiseen iPhonen kuvista näyttää miten pitkälle se kantaa — pidemmälle kuin useimmat arvaavat.
Mihin puhelimen omat loppuvat: mikään ei laske mitään yhteen, mikään ei erota loppusummaa puhelinnumerosta, ja jääkaapin kuitti lojuu kuvakaappauksen ja jääkaapista otetun kuvan välissä.
Palautuksiin ja takuisiin: se kuitti joka pitää löytää myöhemmin
Tämä on se tilanne, joka useimmilla oikeasti on, ja juuri sen skannerisovellukset hoitavat huonoiten. Skannerisovellus tekee kauniin PDF:n ja jättää sitten nimeämisen, arkistoinnin ja löytämisen sinulle. Kolmantena kuukautena kansiojärjestelmää lakataan hiljaisesti ylläpitämästä, ja kun astianpesukone hajoaa toisena vuonna, avaat PDF-tiedostoja yksi kerrallaan.
Tähän toimii sovellus, joka lukee kuitin heti kun lisäät sen, niin että kauppa, päivämäärä, summa ja tavara ovat tiedossa ilman että kirjoitat niitä. Juuri sitä Paperlock tekee: se otsikoi kuitin selkokielellä (”Blue Bottle Coffee -kuitti — $14.20”), arkistoi sen kaupan ja päivämäärän mukaan ja vastaa sitten pyyntöön ”etsi astianpesukoneen kuitti” niin että kuitti on liitteenä. Kaikki mikä vanhenee, kuten takuu, saa muistutukset jos otat ne käyttöön. Ja kuitit ovat takuukortin ja käyttöohjeen vieressä, Face ID:n takana, eli siellä missä kuitista on hyötyä. Miten kuitit skannataan käsittelee kuvaamisen rutiinia; kuittien säilyttäminen digitaalisesti käsittelee arkistoinnin logiikkaa.
Yksi tottumus merkitsee enemmän kuin sovellus: kalliin hankinnan kuitti kannattaa ottaa talteen samana päivänä kun ostat sen, koska lämpöpaperi haalistuu vuodessa tai parissa ja kuvasta tulee se varsinainen tallenne.
Veroihin ja pienyritykselle: kulusovellus
Jos saat kuluistasi korvauksen, täytät Schedule C -lomakkeen tai pyörität yritystä, paras kuittien skannaussovellus on kulusovellus, eikä mikään muu tällä sivulla korvaa sitä. Expensify, QuickBooks ja niiden sukulaiset lukevat kauppiaan, päivämäärän ja loppusumman, luokittelevat kulut, yhdistävät kuitit korttitapahtumiin ja tuottavat sen raportin, jota kirjanpitäjäsi tai työnantajasi odottaa. Valitse sen mukaan, mitä he jo käyttävät.
Kaksi asiaa kannattaa tarkistaa. Vienti: Yhdysvalloissa IRS odottaa yleensä, että tositteet säilytetään kolme vuotta ilmoituksen jättöpäivästä ja joissain tapauksissa pidempään, joten varmista että saat kuittisi ulos muodossa, joka selviää tilauksen lopettamisesta. Ja kattavuus: kukaan ei arkistoi jääkaapin takuuta kulusovellukseen, joten se kuitti, jota tarvitset viiden vuoden päästä ei yleensä ole se, joka on raportilla. Monessa taloudessa päädytään lopulta siihen, että yrityksellä on kulusovellus ja kaikella muulla jokin toinen paikka.
Palkkioihin: sama nimi, eri tuote
Fetchin kaltaiset sovellukset antavat pisteitä ruoka- ja tavarakauppojen kuittien kuvista, ja maksajina ovat kuiteissa esiintyvät brändit. Jos säilytät kuitteja muutenkin, muutama dollari kuussa niiden kuvaamisesta on ihan oikeaa rahaa, eikä sen ottamisessa ole mitään väärää.
Älä vain luule sellaista kuittien järjestelysovellukseksi. Palkkiosovellukset lukevat kuittisi brändien hyödyksi, eivät sinun; niitä ei ole tehty löytämään astianpesukoneen kuittia kahden vuoden päästä; ja kuvat lähtevät puhelimestasi ihan tarkoituksella, mikä on se kauppa, jonka teet. Käytä sellaista sen rinnalla, millä säilytät kuitit, älä sen sijasta, ja lue mitä se tekee tiedoilla ennen kuin kuvaat mitään missä on korttinumero.
Omaan rahankäyttöön: tiedä mihin rahasi menivät
”Paljonko käytin rautakaupassa tänä vuonna?” on se kysymys, joka tekee kuittipinosta jotain hyödyllistä, ja juuri siihen tuskin mikään skanneri osaa vastata. Kulusovellukset osaavat, jos jaksat pyörittää kotiasi kuin yritystä. Lukeva holvi osaa, kysymällä: vastaus tulee lukuna ja mukana ovat ne kuitit, joihin se perustuu, ja jos vastausta ei ole holvissa, se sanoo niin sen sijaan että arvaisi. Näin Paperlock toimii, ja kuittien järjestelysovellusten vertailu menee pelkästään tähän käyttöön vielä syvemmälle.
Rehelliset rajat: ei Android- eikä verkkoversiota, ei luokkakohtaisia budjetteja, ei kirjanpitoa, ei palkkioita. Se vastaa kysymyksiin kuiteistasi; se ei hoida talouttasi.
Mikä kannattaa valita
- Siisti skannaus jonkun toisen lähetettäväksi: Muistiinpanot tai Tiedostot. Ilmaisia ja jo valmiina.
- Muutama kuitti vuodessa palautuksia varten: Kuvat, ja ota kuva samana päivänä kun ostat.
- Se kuitti, jota tarvitset kahden vuoden päästä, löydettynä minuutissa: lukeva holvi. Meidän on ilmainen 25 ensimmäiseen dokumenttiin.
- Verot, kulukorvaukset tai yritys: kulusovellus, valittuna kirjanpitäjäsi tai työnantajasi mukaan.
- Vähän rahaa takaisin: palkkiosovellus, jonkin yllä olevan rinnalla.
Jos jäät kahden vaiheille, tee kymmenen minuutin testi joka on kuittien järjestelysovellusten vertailun lopussa: vie sisään viisi kuittia, joista yksi on haalistunut, ja katso mikä sovellus löytää sen haalistuneen vielä kaupan nimellä. Sovellus, joka läpäisee tämän on käyttökelpoinen vielä kolmen vuoden päästä — eli silloin kun kuittia tarvitaan.