Aviso antes de tudo. Nós fazemos o Paperlock, e ele aparece na tabela abaixo. A comparação está organizada pelo motivo que leva você a escanear notas fiscais, e para vários desses motivos outro tipo de app é a resposta certa. E a gente diz isso.
Comece pelo motivo de você guardar notas fiscais
“Melhor app de escanear notas fiscais” são, na verdade, cinco perguntas diferentes, e os apps que vencem cada uma delas quase não se sobrepõem:
- Devoluções e garantias. Você precisa da nota fiscal da lava-louças, achada em menos de um minuto, antes que o prazo de troca acabe.
- Imposto e reembolso. Você precisa de um pacote de notas fiscais com os valores, classificadas, que outra pessoa vai conferir.
- Pontos. Você quer ganhar um trocado pelas notas fiscais que já recebe de qualquer jeito.
- Gastos pessoais. Você quer saber quanto gastou e onde, sem montar uma planilha.
- Só uma cópia limpa. Você precisa de um escaneamento reto e legível para anexar a um e-mail ou a um pedido.
Escolha o seu motivo, e o resto da página escolhe o seu app.
Os cinco tipos de app de escanear notas fiscais
| Nativos (Notas, Arquivos, Fotos) | Apps de scanner | Apps de pontos | Controladores de gastos | Cofre que lê (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| O que faz com a nota fiscal | Faz um escaneamento ou uma foto limpa; o Fotos agrupa as notas fiscais e lê as palavras nelas | PDF recortado e endireitado, com as palavras pesquisáveis | Lê os itens da nota para conceder pontos | Lê estabelecimento, data e valor total; classifica; casa com as transações do cartão | Lê a loja, a data, o valor total e para que serviu a compra; arquiva; responde perguntas |
| Sabe o valor total | Não | Não | Para os fins dele | Sim | Sim |
| Achar uma nota fiscal depois | Buscar uma palavra de que você lembra | Buscar uma palavra; navegar pelas suas pastas | Não é a proposta | Filtrar por estabelecimento ou data | Perguntar: “a nota fiscal da lava-louças” |
| Soma tudo | Não | Não | Não | Sim, por categoria | Sim, é só perguntar |
| Relatório de imposto ou de despesas | Não | Não | Não | Sim | Não |
| Paga você | Não | Não | Sim, um trocado | Não | Não |
| Para onde vai a nota fiscal | Para o seu celular e para onde apontam os seus ajustes do iCloud | Muitas vezes é enviada para o reconhecimento do texto; confira | Para os servidores da empresa, de propósito | Para os servidores do fornecedor, de propósito | Criptografada no seu celular; uma página vai para os servidores do Paperlock só para ser lida ou respondida, e não fica guardada lá |
| Custo | Grátis | Plano gratuito e depois assinatura | Grátis | Plano gratuito e depois assinatura, muitas vezes por usuário | Grátis para 25 documentos e 5 perguntas por mês; o Plus sai por $4.99 ao mês ou $39.99 ao ano |
Para uma cópia limpa: o scanner que já está no seu iPhone
Se a tarefa é “deixar esta nota fiscal amassada legível e mandar para alguém”, você não precisa de app nenhum. Abra o Notas, toque no ícone da câmera, escolha Escanear Documentos e segure o celular sobre a nota: ele acha as bordas, endireita a página e clareia a impressão. O app Arquivos faz o mesmo pelo menu de qualquer pasta e salva um PDF ali mesmo.
O Fotos também merece uma menção. Ele junta as notas fiscais numa coleção em Utilitários e lê as palavras que estão nelas, então buscar o nome da loja acha a nota. Nosso guia sobre como achar notas fiscais nas fotos do iPhone mostra até onde isso vai, que é bem mais longe do que a maioria das pessoas imagina.
Onde os apps nativos param: nada soma nada, nada distingue um valor total de um número de telefone, e a nota fiscal da geladeira fica entre uma captura de tela e uma foto da própria geladeira.
Para devoluções e garantias: a nota fiscal que você vai precisar achar depois
Esse é o caso que a maioria das pessoas realmente tem, e é justamente o que os apps de scanner atendem pior. Um app de scanner faz um PDF lindo e deixa o nomear, o arquivar e o achar por sua conta. No terceiro mês, o esquema de pastas silenciosamente deixa de ser mantido, e quando a lava-louças pifa no segundo ano você está abrindo PDFs um por um.
O que funciona aqui é um app que lê a nota fiscal na hora em que você a adiciona, de modo que a loja, a data, o valor e o item já são conhecidos sem você digitar nada. É o que o Paperlock faz: ele dá à nota um título em palavras normais (“nota fiscal da Blue Bottle Coffee — $14.20”), arquiva por loja e data e depois responde a “ache a nota fiscal da lava-louças” com a nota anexada. Tudo o que tem prazo, como uma garantia, ganha lembretes se você ligar essa opção. E as notas fiscais ficam ao lado do certificado de garantia e do manual, protegidas por Face ID, que é onde uma nota fiscal é útil. Como escanear notas fiscais trata do hábito de registrar; como guardar notas fiscais digitalmente trata da lógica de arquivamento.
Um hábito importa mais do que o app: a nota fiscal de qualquer coisa cara deve ser registrada no mesmo dia da compra, porque o papel térmico desbota em um ou dois anos e a foto vira o registro.
Para imposto e pequenos negócios: um controlador de gastos
Se você é reembolsado por despesas, declara o Schedule C nos Estados Unidos ou toca um negócio, o melhor app de escanear notas fiscais é um controlador de gastos, e nada mais nesta página substitui isso. O Expensify, o QuickBooks e os parentes deles leem estabelecimento, data e valor total, classificam o gasto, casam as notas fiscais com as transações do cartão e produzem o relatório que o seu contador ou o seu empregador espera. Escolha pelo que eles já usam.
Duas coisas para conferir. Exportação: nos Estados Unidos, o IRS em geral espera que os registros sejam guardados por três anos a contar da data de entrega da declaração, e por mais tempo em alguns casos, então garanta que dá para tirar as suas notas fiscais de lá num formato que sobreviva ao cancelamento da assinatura. E abrangência: ninguém arquiva a garantia da geladeira num controlador de gastos, então a nota de que você vai precisar daqui a cinco anos geralmente não é a que está num relatório. Muita casa acaba com um controlador de gastos para o negócio e outra coisa para todo o resto.
Para pontos: outro produto usando o mesmo nome
Apps como o Fetch dão pontos por fotos de notas fiscais de supermercado e de lojas, e quem paga por isso são as marcas que aparecem nelas. Se você já guarda notas fiscais, alguns dólares por mês para fotografá-las é dinheiro de verdade, e não há nada de errado em pegar.
Só não confunda um desses com um organizador de notas fiscais. Os apps de pontos leem as suas notas em benefício das marcas, não no seu; eles não foram feitos para achar a nota da lava-louças daqui a dois anos; e as imagens saem do seu celular de propósito, e essa é a troca. Use um deles junto com o que você usa para guardar notas fiscais, não no lugar dele, e leia o que o app faz com os dados antes de fotografar qualquer coisa com um número de cartão.
Para gastos pessoais: saber quanto você gastou e onde
“Quanto eu gastei na loja de material de construção este ano?” é a pergunta que transforma uma pilha de notas fiscais em algo útil, e é justamente a que quase nenhum scanner responde. Os controladores de gastos respondem, se você estiver disposto a tocar a sua casa como um negócio. Um cofre que lê também responde, é só perguntar: a resposta volta como um número com as notas fiscais que ele usou anexadas, e se a resposta não estiver no cofre ele diz isso em vez de chutar. É assim que o Paperlock funciona, e a comparação de organizadores de notas fiscais entra bem mais fundo só nesse uso.
Os limites, com honestidade: não existe versão para Android nem para navegador, não há orçamento por categoria, não há contabilidade, não há pontos. Ele responde perguntas sobre as suas notas fiscais; ele não toca as suas finanças.
Qual escolher
- Um escaneamento limpo para mandar para alguém: Notas ou Arquivos. De graça e já instalados.
- Poucas notas fiscais por ano, por causa de devolução: o Fotos, e tire a foto no dia da compra.
- A nota fiscal de que você vai precisar daqui a dois anos, achada em um minuto: um cofre que lê. O nosso é grátis nos primeiros 25 documentos.
- Imposto, reembolso ou um negócio: um controlador de gastos, escolhido pelo seu contador ou pelo seu empregador.
- Um dinheirinho de volta: um app de pontos, junto com uma das opções acima.
Se você estiver na dúvida entre dois, faça o teste de dez minutos que está no fim da nossa comparação de organizadores de notas fiscais: coloque cinco notas fiscais, uma delas desbotada, e veja qual app ainda consegue achar a desbotada pelo nome da loja. O app que passar nesse teste ainda vai ser útil daqui a três anos, que é quando a nota fiscal faz falta.