Πρώτα η διαφάνεια. Εμείς φτιάχνουμε το Paperlock, και εμφανίζεται στον πίνακα παρακάτω. Η σύγκριση είναι οργανωμένη με βάση τον λόγο για τον οποίο σαρώνετε αποδείξεις, και για αρκετούς από αυτούς τους λόγους η σωστή απάντηση είναι ένα άλλο είδος εφαρμογής. Το λέμε ανοιχτά.
Ξεκινήστε από τον λόγο που κρατάτε αποδείξεις
Το «καλύτερη εφαρμογή σάρωσης αποδείξεων» είναι στην πραγματικότητα πέντε διαφορετικά ερωτήματα, και οι εφαρμογές που κερδίζουν το καθένα σχεδόν δεν συμπίπτουν:
- Επιστροφές και εγγυήσεις. Χρειάζεστε την απόδειξη για το πλυντήριο πιάτων, και να τη βρείτε σε λιγότερο από ένα λεπτό, πριν κλείσει το περιθώριο επιστροφής.
- Φορολογία και αποζημίωση εξόδων. Χρειάζεστε ένα πακέτο αποδείξεων με σύνολα, κατηγοριοποιημένα, που θα τα ελέγξει κάποιος άλλος.
- Επιβραβεύσεις. Θέλετε να πληρώνεστε κάτι μικρό για τις αποδείξεις που ούτως ή άλλως παίρνετε.
- Προσωπικά έξοδα. Θέλετε να ξέρετε πού πήγαν τα χρήματά σας, χωρίς να στήσετε λογιστικό φύλλο.
- Απλώς ένα καθαρό αντίγραφο. Χρειάζεστε μια ίσια, ευανάγνωστη σάρωση για να τη στείλετε με email ή να τη βάλετε σε μια αίτηση.
Διαλέξτε τον λόγο σας, και η υπόλοιπη σελίδα διαλέγει την εφαρμογή σας.
Τα πέντε είδη εφαρμογής σάρωσης αποδείξεων
| Ενσωματωμένα (Σημειώσεις, Αρχεία, Φωτογραφίες) | Εφαρμογές σάρωσης | Εφαρμογές επιβράβευσης | Εφαρμογές εξόδων | Θησαυροφυλάκιο ανάγνωσης (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Τι κάνει με την απόδειξη | Βγάζει καθαρή σάρωση ή φωτογραφία· οι Φωτογραφίες ομαδοποιούν τις αποδείξεις και διαβάζουν τις λέξεις τους | Περικομμένο, ισιωμένο PDF με αναζητήσιμο κείμενο | Διαβάζει τις γραμμές για να δώσει πόντους | Διαβάζει κατάστημα, ημερομηνία, σύνολο· κατηγοριοποιεί· ταιριάζει με κινήσεις κάρτας | Διαβάζει κατάστημα, ημερομηνία, σύνολο και για τι ήταν· την ταξινομεί· απαντά σε ερωτήσεις |
| Ξέρει το σύνολο | Όχι | Όχι | Για δικούς της σκοπούς | Ναι | Ναι |
| Εύρεση μιας απόδειξης αργότερα | Αναζήτηση μιας λέξης που θυμάστε | Αναζήτηση μιας λέξης· ξεφύλλισμα στους φακέλους σας | Δεν είναι το ζητούμενο | Φίλτρο ανά κατάστημα ή ημερομηνία | Ρωτάτε: «η απόδειξη για το πλυντήριο πιάτων» |
| Τις αθροίζει | Όχι | Όχι | Όχι | Ναι, ανά κατηγορία | Ναι, αν ρωτήσετε |
| Φορολογική αναφορά ή αναφορά εξόδων | Όχι | Όχι | Όχι | Ναι | Όχι |
| Σας πληρώνει | Όχι | Όχι | Ναι, λίγα | Όχι | Όχι |
| Πού πηγαίνει η απόδειξη | Στο τηλέφωνό σας και όπου ορίζουν οι ρυθμίσεις iCloud | Συχνά ανεβαίνει για αναγνώριση κειμένου· ελέγξτε το | Στους διακομιστές της εταιρείας, εξ ορισμού | Στους διακομιστές του παρόχου, εξ ορισμού | Κρυπτογραφημένη στο τηλέφωνό σας· μια σελίδα πηγαίνει στους διακομιστές του Paperlock μόνο για να διαβαστεί ή να απαντηθεί, και δεν κρατιέται |
| Κόστος | Δωρεάν | Δωρεάν πλάνο, μετά συνδρομή | Δωρεάν | Δωρεάν πλάνο, μετά συνδρομή, συχνά ανά χρήστη | Δωρεάν για 25 έγγραφα και 5 ερωτήσεις τον μήνα· το Plus $4.99 τον μήνα ή $39.99 τον χρόνο |
Για ένα καθαρό αντίγραφο: ο σαρωτής που έχετε ήδη στο iPhone
Αν η δουλειά είναι «κάνε αυτή την τσαλακωμένη απόδειξη ευανάγνωστη και στείλε την», δεν χρειάζεστε εφαρμογή. Ανοίξτε τις Σημειώσεις, πατήστε το εικονίδιο της κάμερας, επιλέξτε Σάρωση εγγράφων και κρατήστε το τηλέφωνο πάνω από την απόδειξη: βρίσκει τις άκρες, ισιώνει τη σελίδα και φωτίζει την εκτύπωση. Τα Αρχεία κάνουν το ίδιο από το μενού οποιουδήποτε φακέλου, και αποθηκεύουν ένα PDF επιτόπου.
Αξίζει μια αναφορά και στις Φωτογραφίες. Μαζεύουν τις αποδείξεις σε μια συλλογή κάτω από τα Βοηθητικά και διαβάζουν τις λέξεις πάνω τους, οπότε μια αναζήτηση με το όνομα του καταστήματος βρίσκει την απόδειξη. Ο οδηγός μας για την εύρεση αποδείξεων στις φωτογραφίες του iPhone δείχνει μέχρι πού φτάνει αυτό, που είναι πιο μακριά από όσο περιμένουν οι περισσότεροι.
Εκεί σταματούν τα ενσωματωμένα: τίποτα δεν αθροίζει, τίποτα δεν ξεχωρίζει ένα σύνολο από έναν αριθμό τηλεφώνου, και η απόδειξη του ψυγείου κάθεται ανάμεσα σε ένα στιγμιότυπο οθόνης και σε μια φωτογραφία του ψυγείου.
Για επιστροφές και εγγυήσεις: η απόδειξη που θα χρειαστεί να βρείτε αργότερα
Αυτή είναι η περίπτωση που έχουν πραγματικά οι περισσότεροι, και είναι ακριβώς αυτή που εξυπηρετούν χειρότερα οι εφαρμογές σάρωσης. Μια εφαρμογή σάρωσης φτιάχνει ένα πανέμορφο PDF και μετά αφήνει σε εσάς την ονομασία, την ταξινόμηση και την εύρεση. Τον τρίτο μήνα το σύστημα με τους φακέλους παύει σιωπηλά να συντηρείται, και όταν χαλάσει το πλυντήριο πιάτων τον δεύτερο χρόνο, ανοίγετε PDF ένα ένα.
Αυτό που δουλεύει εδώ είναι μια εφαρμογή που διαβάζει την απόδειξη τη στιγμή που την προσθέτετε, ώστε το κατάστημα, η ημερομηνία, το ποσό και το αντικείμενο να είναι γνωστά χωρίς να πληκτρολογήσετε τίποτα. Αυτό ακριβώς κάνει το Paperlock: δίνει στην απόδειξη έναν τίτλο με απλά λόγια («Blue Bottle Coffee, απόδειξη $14.20»), την ταξινομεί με βάση το κατάστημα και την ημερομηνία, και μετά απαντά στο «βρες την απόδειξη για το πλυντήριο πιάτων» με την απόδειξη συνημμένη. Ό,τι έχει ημερομηνία λήξης, όπως μια εγγύηση, παίρνει υπομνήσεις αν τις ενεργοποιήσετε. Και οι αποδείξεις κάθονται δίπλα στην κάρτα εγγύησης και στο εγχειρίδιο, πίσω από το Face ID, κι εκεί είναι που μια απόδειξη χρησιμεύει. Το πώς σαρώνετε αποδείξεις καλύπτει τη συνήθεια της καταγραφής· το πώς τις κρατάτε ψηφιακά καλύπτει τη λογική της ταξινόμησης.
Μια συνήθεια μετράει περισσότερο από την εφαρμογή: η απόδειξη για οτιδήποτε ακριβό πρέπει να καταγράφεται την ημέρα της αγοράς, επειδή το θερμικό χαρτί ξεθωριάζει μέσα σε έναν με δύο χρόνια και η φωτογραφία γίνεται το αρχείο.
Για τη φορολογία και τη μικρή επιχείρηση: μια εφαρμογή εξόδων
Αν σας επιστρέφονται έξοδα, αν υποβάλλετε Schedule C ή αν έχετε επιχείρηση, η καλύτερη εφαρμογή σάρωσης αποδείξεων είναι μια εφαρμογή εξόδων, και τίποτα άλλο σε αυτή τη σελίδα δεν την αντικαθιστά. Το Expensify, το QuickBooks και τα συγγενικά τους διαβάζουν κατάστημα, ημερομηνία και σύνολο, κατηγοριοποιούν τη δαπάνη, ταιριάζουν αποδείξεις με κινήσεις κάρτας και βγάζουν την αναφορά που περιμένει ο λογιστής ή ο εργοδότης σας. Διαλέξτε με βάση αυτό που ήδη χρησιμοποιούν εκείνοι.
Δύο πράγματα να ελέγξετε. Εξαγωγή: στις ΗΠΑ η IRS γενικά περιμένει να κρατούνται τα αρχεία για τρία χρόνια από την ημερομηνία υποβολής, περισσότερο σε ορισμένες περιπτώσεις, οπότε βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να βγάλετε τις αποδείξεις σας σε μορφή που επιβιώνει μετά την ακύρωση της συνδρομής. Και εμβέλεια: κανείς δεν βάζει την εγγύηση του ψυγείου σε μια εφαρμογή εξόδων, οπότε η απόδειξη που θα χρειαστείτε σε πέντε χρόνια συνήθως δεν είναι αυτή που μπαίνει σε αναφορά. Ένα σπιτικό συχνά καταλήγει με μια εφαρμογή εξόδων για την επιχείρηση και κάτι άλλο για όλα τα υπόλοιπα.
Για τις επιβραβεύσεις: ένα άλλο προϊόν με το ίδιο όνομα
Εφαρμογές όπως το Fetch δίνουν πόντους για φωτογραφίες αποδείξεων από σούπερ μάρκετ και καταστήματα, πληρωμένους από τις μάρκες που εμφανίζονται πάνω τους. Αν κρατάτε ήδη τις αποδείξεις σας, λίγα ευρώ τον μήνα για να τις φωτογραφίζετε είναι πραγματικά χρήματα, και δεν υπάρχει κανένας λόγος να μην τα πάρετε.
Απλώς μην μπερδέψετε μια τέτοια εφαρμογή με εφαρμογή οργάνωσης αποδείξεων. Οι εφαρμογές επιβράβευσης διαβάζουν τις αποδείξεις σας προς όφελος των μαρκών, όχι δικό σας· δεν είναι φτιαγμένες για να βρίσκουν την απόδειξη του πλυντηρίου πιάτων σε δύο χρόνια· και οι εικόνες φεύγουν από το τηλέφωνό σας εξ ορισμού, αυτό είναι το αντάλλαγμα. Χρησιμοποιήστε μία δίπλα σε ό,τι κι αν κρατάει τις αποδείξεις σας, όχι στη θέση του, και διαβάστε τι κάνει με τα δεδομένα πριν φωτογραφίσετε οτιδήποτε έχει πάνω του αριθμό κάρτας.
Για τα προσωπικά έξοδα: να ξέρετε πού πήγαν τα χρήματα
Το «πόσα ξόδεψα φέτος στο κατάστημα σιδηρικών;» είναι η ερώτηση που μετατρέπει έναν σωρό αποδείξεων σε κάτι χρήσιμο, και είναι αυτή που σχεδόν κανένας σαρωτής δεν μπορεί να απαντήσει. Οι εφαρμογές εξόδων μπορούν, αν είστε διατεθειμένοι να τρέχετε το σπιτικό σας σαν επιχείρηση. Ένα θησαυροφυλάκιο ανάγνωσης μπορεί, αν το ρωτήσετε: η απάντηση γυρίζει ως αριθμός με τις αποδείξεις που χρησιμοποιήθηκαν συνημμένες, και αν η απάντηση δεν βρίσκεται μέσα, το λέει αντί να μαντέψει. Έτσι δουλεύει το Paperlock, και η σύγκριση των εφαρμογών οργάνωσης αποδείξεων μπαίνει βαθύτερα μόνο σε αυτή τη χρήση.
Τα τίμια όρια: καμία έκδοση για Android ή για το web, κανένας προϋπολογισμός ανά κατηγορία, καμία λογιστική, καμία επιβράβευση. Απαντά σε ερωτήσεις για τις αποδείξεις σας· τα οικονομικά σας δεν τα διαχειρίζεται.
Ποια να διαλέξετε
- Μια καθαρή σάρωση για να τη στείλετε σε κάποιον: Σημειώσεις ή Αρχεία. Δωρεάν, ήδη εγκατεστημένα.
- Λίγες αποδείξεις τον χρόνο για επιστροφές: Φωτογραφίες, και τραβήξτε τη φωτογραφία την ημέρα της αγοράς.
- Την απόδειξη που θα χρειαστείτε σε δύο χρόνια, που τη βρίσκετε σε ένα λεπτό: ένα θησαυροφυλάκιο ανάγνωσης. Το δικό μας είναι δωρεάν για τα πρώτα 25 έγγραφα.
- Φορολογία, αποζημίωση εξόδων ή επιχείρηση: μια εφαρμογή εξόδων, διαλεγμένη με βάση τον λογιστή ή τον εργοδότη σας.
- Λίγα χρήματα πίσω: μια εφαρμογή επιβράβευσης, μαζί με κάποια από τις παραπάνω.
Αν διστάζετε ανάμεσα σε δύο, κάντε το δεκάλεπτο τεστ στο τέλος της σύγκρισης των εφαρμογών οργάνωσης αποδείξεων: πέντε αποδείξεις μέσα, μία ξεθωριασμένη, και δείτε ποια εφαρμογή βρίσκει ακόμα την ξεθωριασμένη από το όνομα του καταστήματος. Μια εφαρμογή που περνάει το τεστ θα είναι χρήσιμη και σε τρία χρόνια, και τότε είναι που χρειάζεται η απόδειξη.