Eerst even open kaart. Paperlock is van ons, en het staat in de tabel hieronder. De vergelijking is ingedeeld op de reden waarom je bonnen scant, en voor een aantal van die redenen is een heel ander soort app het juiste antwoord. Dat zeggen we er gewoon bij.
Begin bij de vraag waarom je bonnen bewaart
„De beste bonnenscanner-app” zijn eigenlijk vijf verschillende vragen, en de apps die ze winnen overlappen nauwelijks:
- Retourneren en garantie. Je wilt de bon van de vaatwasser binnen een minuut vinden, voordat de retourtermijn verstrijkt.
- Belasting en declaraties. Je wilt een stapel bonnen met bedragen, ingedeeld in categorieën, die iemand anders gaat controleren.
- Spaarpunten. Je wilt een kleinigheid terugverdienen aan de bonnen die je toch al krijgt.
- Je eigen uitgaven. Je wilt weten waar je geld heen gaat, zonder er een spreadsheet voor bij te houden.
- Gewoon een nette kopie. Je wilt een rechte, leesbare scan om aan een mail of een schadeclaim te hangen.
Kies je reden, en de rest van deze pagina kiest je app.
De vijf soorten bonnenscanner-app
| Ingebouwd (Notities, Bestanden, Foto’s) | Scanner-apps | Spaarapps | Uitgaventrackers | Lezende kluis (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Wat het met de bon doet | Maakt een nette scan of foto; Foto’s bundelt bonnen en leest de woorden erop | Bijgesneden, rechtgetrokken PDF met doorzoekbare tekst | Leest de regels op de bon om punten toe te kennen | Leest winkel, datum en bedrag; deelt in; koppelt aan je kaarttransacties | Leest winkel, datum, bedrag en waar het voor was; archiveert de bon; beantwoordt vragen |
| Kent het totaalbedrag | Nee | Nee | Voor eigen doeleinden | Ja | Ja |
| Eén bon later terugvinden | Zoeken op een woord dat je nog weet | Zoeken op een woord; door je mappen bladeren | Daar is het niet voor | Filteren op winkel of datum | Vragen: „de bon van de vaatwasser” |
| Telt alles bij elkaar op | Nee | Nee | Nee | Ja, per categorie | Ja, als je erom vraagt |
| Overzicht voor belasting of declaratie | Nee | Nee | Nee | Ja | Nee |
| Betaalt je iets | Nee | Nee | Ja, een beetje | Nee | Nee |
| Waar de bon terechtkomt | Op je telefoon, en verder wat je iCloud-instellingen zeggen | Vaak geüpload voor tekstherkenning; kijk dat na | Op de servers van het bedrijf, zo bedoeld | Op de servers van de aanbieder, zo bedoeld | Versleuteld op je telefoon; één pagina gaat naar de servers van Paperlock om gelezen of beantwoord te worden, en wordt daar niet bewaard |
| Kosten | Gratis | Gratis versie, daarna een abonnement | Gratis | Gratis versie, daarna een abonnement, vaak per gebruiker | Gratis voor 25 documenten en 5 vragen per maand; Plus $4.99 per maand of $39.99 per jaar |
Voor een nette kopie: de scanner die al op je iPhone staat
Als de klus is „maak deze verfrommelde bon leesbaar en stuur hem op”, heb je geen app nodig. Open Notities, tik op het camerasymbool, kies Scan documenten en houd je telefoon boven de bon: hij vindt de randen, trekt de pagina recht en maakt de druk helderder. Bestanden doet hetzelfde vanuit het menu van elke map, en zet de PDF er meteen neer.
Ook Foto’s verdient een vermelding. Die verzamelt bonnen in een collectie onder Hulpprogramma’s en leest de woorden erop, dus zoeken op de naam van de winkel levert de bon op. Onze gids over bonnen terugvinden in je iPhone-foto’s laat zien hoe ver dat gaat, en dat is verder dan de meeste mensen denken.
Waar de ingebouwde scanners ophouden: niets telt iets bij elkaar op, niets weet het verschil tussen een totaalbedrag en een telefoonnummer, en de bon van de koelkast staat tussen een schermafbeelding en een foto van diezelfde koelkast.
Voor retour en garantie: de bon die je later terug moet vinden
Dit is het geval dat de meeste mensen echt hebben, en het is precies waar scanner-apps het slechtst in zijn. Zo’n app maakt een schitterende PDF en laat het benoemen, opbergen en terugvinden vervolgens aan jou over. In maand drie houdt het mappensysteem er stilletjes mee op, en als de vaatwasser in jaar twee kapotgaat, zit jij PDF’tje voor PDF’tje open te klikken.
Wat hier wel werkt is een app die de bon leest op het moment dat je hem toevoegt, zodat de winkel, de datum, het bedrag en het artikel bekend zijn zonder dat je iets intikt. Dat is wat Paperlock doet: het geeft de bon een titel in gewone woorden („bon Blue Bottle Coffee — $14.20”), bergt hem op bij winkel en datum, en beantwoordt daarna „zoek de bon van de vaatwasser” met de bon erbij. Alles met een einddatum, zoals een garantie, krijgt herinneringen als je die aanzet. En de bonnen liggen naast het garantiebewijs en de handleiding, achter Face ID, en dáár heb je iets aan een bon. Bonnen scannen gaat over de gewoonte om ze vast te leggen; bonnen digitaal bewaren gaat over hoe je ze opbergt.
Eén gewoonte telt zwaarder dan welke app dan ook: leg de bon van iets duurs vast op de dag dat je het koopt, want thermisch papier vervaagt binnen een jaar of twee en dan is de foto het bewijs.
Voor de belasting en de kleine zaak: een uitgaventracker
Als je kosten declareert, een Schedule C indient of een bedrijf runt, is de beste bonnenscanner-app een uitgaventracker, en niets anders op deze pagina vervangt die. Expensify, QuickBooks en hun soortgenoten lezen winkel, datum en bedrag, delen de uitgave in, koppelen bonnen aan kaarttransacties en leveren het overzicht dat je boekhouder of je werkgever verwacht. Kies op wat zij al gebruiken.
Let op twee dingen. Export: in de VS verwacht de IRS doorgaans dat je je administratie drie jaar na de datum van aangifte bewaart, in sommige gevallen langer, dus zorg dat je je bonnen er weer uit krijgt in een vorm die het opzeggen van je abonnement overleeft. En reikwijdte: niemand stopt de garantie van de koelkast in een uitgaventracker, dus de bon die je over vijf jaar nodig hebt, zit meestal niet in zo’n overzicht. Veel huishoudens eindigen met een uitgaventracker voor de zaak en iets anders voor al het overige.
Voor spaarpunten: een ander product met dezelfde naam erop
Apps als Fetch geven punten voor foto’s van bonnen uit de supermarkt en de winkelstraat, betaald door de merken die erop staan. Als je toch al bonnen bewaart, is een paar euro per maand voor het fotograferen ervan gewoon geld, en er is niets mis mee om dat aan te nemen.
Houd ze alleen niet aan voor een bonnenarchief. Spaarapps lezen je bonnen in het belang van de merken, niet in dat van jou; ze zijn er niet op gebouwd om over twee jaar de bon van de vaatwasser boven water te halen; en de foto’s gaan met opzet van je telefoon af, dat is de ruil. Gebruik er een náást waar je je bonnen ook al in bewaart, niet in plaats daarvan, en lees wat er met je gegevens gebeurt voordat je iets met een pasnummer erop fotografeert.
Voor je eigen uitgaven: weten waar je geld heen ging
„Hoeveel heb ik dit jaar bij de bouwmarkt uitgegeven?” is de vraag die van een stapel bonnen iets bruikbaars maakt, en vrijwel geen enkele scanner kan hem beantwoorden. Uitgaventrackers wel, als je bereid bent je huishouden als een bedrijf te runnen. Een lezende kluis ook, gewoon door het te vragen: je krijgt een bedrag terug met de bonnen erbij die daarvoor gebruikt zijn, en zit het antwoord niet in de kluis, dan zegt hij dat in plaats van iets te verzinnen. Zo werkt Paperlock, en de vergelijking van bonnenarchief-apps gaat alleen over dit ene gebruik, en dus dieper.
De eerlijke beperkingen: geen Android- of webversie, geen budgetten per categorie, geen boekhouding, geen spaarpunten. Paperlock beantwoordt vragen over je bonnen; het regelt je financiën niet.
Welke je moet kiezen
- Een nette scan om op te sturen: Notities of Bestanden. Gratis, staat er al op.
- Een paar bonnen per jaar voor retour: Foto’s, en maak die foto op de dag van aankoop.
- De bon die je over twee jaar nodig hebt, binnen een minuut gevonden: een lezende kluis. De onze is gratis voor je eerste 25 documenten.
- Belasting, declaraties of een bedrijf: een uitgaventracker, gekozen op wat je boekhouder of je werkgever gebruikt.
- Een beetje geld terug: een spaarapp, naast een van de bovenstaande.
Twijfel je tussen twee opties, doe dan de test van tien minuten onderaan onze vergelijking van bonnenarchief-apps: stop er vijf bonnen in, waarvan één vervaagd, en kijk welke app die vervaagde nog op winkelnaam terugvindt. Een app die die test doorstaat, heb je over drie jaar nog steeds iets aan — en dat is precies wanneer je die bon nodig hebt.