Prvo obavijest o interesu. Mi izrađujemo Paperlock i on se pojavljuje u tablici ispod. Usporedba je posložena prema razlogu zbog kojeg skenirate račune, a za nekoliko tih razloga ispravan je odgovor druga vrsta aplikacije. To i kažemo.
Krenite od toga zašto čuvate račune
„Najbolja aplikacija za skeniranje računa” zapravo je pet različitih pitanja, a aplikacije koje na njih pobjeđuju gotovo se ne preklapaju:
- Povrati i jamstva. Treba Vam račun za perilicu suđa, pronađen u manje od minute, prije nego što istekne rok za povrat.
- Porezi i povrat troškova. Treba Vam svežanj računa s iznosima, razvrstanih po kategorijama, koje će netko drugi provjeriti.
- Nagrade. Želite da Vam netko plati sitniš za račune koje ionako dobivate.
- Osobna potrošnja. Želite znati gdje ste što potrošili, bez vođenja tablice.
- Samo čista kopija. Treba Vam ravan, čitljiv sken koji ćete priložiti e-poruci ili zahtjevu.
Odaberite svoj razlog i ostatak stranice odabrat će Vašu aplikaciju.
Pet vrsta aplikacija za skeniranje računa
| Ugrađeni alati (Bilješke, Datoteke, Fotografije) | Skener aplikacije | Aplikacije za nagrade | Praćenje troškova | Trezor koji čita (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Što rade s računom | Snime čist sken ili fotografiju; Fotografije grupiraju račune i čitaju riječi na njima | Izrezan, poravnat PDF s pretraživim tekstom | Čitaju stavke da bi dodijelile bodove | Čitaju trgovca, datum i ukupan iznos; svrstavaju u kategorije; povezuju s transakcijama karticom | Čitaju trgovinu, datum, iznos i čemu je račun služio; arhiviraju ga; odgovaraju na pitanja |
| Zna ukupan iznos | Ne | Ne | Za vlastite potrebe | Da | Da |
| Kasniji pronalazak jednog računa | Pretražite riječ koje se sjećate | Pretražite riječ; pregledavate svoje mape | Nije im to svrha | Filtrirajte po trgovcu ili datumu | Pitajte: „račun za perilicu suđa” |
| Zbrajanje | Ne | Ne | Ne | Da, po kategoriji | Da, kroz pitanje |
| Porezno izvješće ili izvješće o troškovima | Ne | Ne | Ne | Da | Ne |
| Plaćaju Vam | Ne | Ne | Da, sitniš | Ne | Ne |
| Kamo ide račun | Na Vaš telefon i u iCloud, prema Vašim postavkama | Često se učitava radi prepoznavanja teksta; provjerite | Na poslužitelje tvrtke, po dizajnu | Na poslužitelje davatelja usluge, po dizajnu | Šifrirano na Vašem telefonu; stranica odlazi na Paperlockove poslužitelje samo radi čitanja ili odgovora i ondje se ne zadržava |
| Cijena | Besplatno | Besplatni plan, zatim pretplata | Besplatno | Besplatni plan, zatim pretplata, često po korisniku | Besplatno za 25 dokumenata i 5 pitanja mjesečno; Plus $4.99 mjesečno ili $39.99 godišnje |
Za čistu kopiju: skener koji već imate na iPhoneu
Ako je zadatak „učini ovaj zgužvani račun čitljivim i pošalji ga”, ne treba Vam nikakva aplikacija. Otvorite Bilješke, dodirnite ikonu kamere, odaberite Skeniraj dokumente i držite telefon iznad računa: sam pronalazi rubove, poravnava stranicu i posvjetljuje ispis. Datoteke rade isto iz izbornika bilo koje mape i odmah spremaju PDF.
I Fotografije zaslužuju spomen. Skupljaju račune u zbirku pod Uslužnim programima i čitaju riječi na njima, pa pretraga naziva trgovine pronalazi račun. Naš vodič o pronalaženju računa među fotografijama na iPhoneu pokazuje dokle to ide, a ide dalje nego što većina ljudi očekuje.
Gdje ugrađeni alati staju: ništa ne zbraja iznose, ništa ne razlikuje ukupan iznos od telefonskog broja, a račun za hladnjak stoji između snimke zaslona i fotografije samog hladnjaka.
Za povrate i jamstva: račun koji ćete morati pronaći kasnije
Ovo je slučaj koji većina ljudi zapravo ima i upravo ga skener aplikacije najlošije rješavaju. Skener aplikacija napravi prekrasan PDF, a imenovanje, arhiviranje i pronalaženje prepusti Vama. U trećem mjesecu sustav mapa tiho se prestane održavati, a kad se perilica suđa pokvari u drugoj godini, otvarate PDF-ove jedan po jedan.
Ovdje pomaže aplikacija koja pročita račun čim ga dodate, tako da su trgovina, datum, iznos i predmet poznati a da ih Vi ne morate upisivati. Upravo to radi Paperlock: naslovi račun običnim riječima („Račun Blue Bottle Coffee — $14.20”), arhivira ga po trgovini i datumu, a zatim na „pronađi račun za perilicu suđa” odgovara priloženim računom. Sve što ima rok, poput jamstva, dobiva podsjetnike ako ih uključite. I računi stoje uz jamstveni list i upute za uporabu, iza Face ID-a, a ondje račun i jest koristan. Kako skenirati račune pokriva naviku snimanja; digitalno čuvanje računa pokriva logiku arhiviranja.
Jedna navika važnija je od aplikacije: račun za bilo što skupo snimite na dan kupnje, jer termalni papir izblijedi unutar godinu ili dvije i fotografija postaje zapis.
Za poreze i mali posao: aplikacija za praćenje troškova
Ako Vam se troškovi nadoknađuju, podnosite Schedule C ili vodite tvrtku, najbolja aplikacija za skeniranje računa je aplikacija za praćenje troškova i ništa drugo s ove stranice ne može je zamijeniti. Expensify, QuickBooks i njima slične čitaju trgovca, datum i ukupan iznos, svrstavaju potrošnju u kategorije, povezuju račune s transakcijama karticom i sastavljaju izvješće kakvo očekuju Vaš knjigovođa ili poslodavac. Birajte prema onome što oni već koriste.
Dvije stvari provjerite. Izvoz: u SAD-u porezna uprava (IRS) obično očekuje da se dokumentacija čuva tri godine od datuma prijave, u nekim slučajevima i dulje, pa se pobrinite da račune možete izvući u obliku koji preživi otkazivanje pretplate. I opseg: nitko ne arhivira jamstvo za hladnjak u aplikaciji za troškove, pa račun koji će Vam trebati za pet godina obično nije onaj iz izvješća. Kućanstva često završe s jednom aplikacijom za troškove tvrtke i nečim drugim za sve ostalo.
Za nagrade: drugi proizvod pod istim imenom
Aplikacije poput Fetcha daju bodove za fotografije računa iz trgovina hranom i drugih dućana, a plaćaju ih robne marke koje se na njima pojavljuju. Ako račune ionako čuvate, nekoliko dolara mjesečno za njihovo fotografiranje pravi je novac i nema ničega lošeg u tome da ga uzmete.
Samo ih nemojte pobrkati s organizatorom računa. Aplikacije za nagrade čitaju Vaše račune u korist robnih marki, ne u Vašu; nisu napravljene da za dvije godine pronađu račun za perilicu suđa; a slike po dizajnu napuštaju Vaš telefon i to je pogodba. Koristite ih uz ono čime inače čuvate račune, a ne umjesto toga, i pročitajte što rade s podacima prije nego što fotografirate išta s brojem kartice na sebi.
Za osobnu potrošnju: znati gdje ste što potrošili
„Koliko sam ove godine potrošio/potrošila u željezariji?” pitanje je koje hrpu računa pretvara u nešto korisno i upravo je ono na koje gotovo nijedan skener ne zna odgovoriti. Aplikacije za troškove znaju, ako ste spremni voditi kućanstvo kao tvrtku. Trezor koji čita zna, i to kroz pitanje: odgovor se vraća kao iznos s priloženim računima na kojima se temelji, a ako odgovora nema u trezoru, to i kaže umjesto da nagađa. Upravo tako i radi Paperlock, a usporedba organizatora računa ulazi dublje samo u tu upotrebu.
Poštena ograničenja: nema verzije za Android ni za web, nema proračuna po kategorijama, nema knjigovodstva, nema nagrada. Odgovara na pitanja o Vašim računima; ne vodi Vaše financije.
Što odabrati
- Čist sken koji nekome šaljete: Bilješke ili Datoteke. Besplatno i već instalirano.
- Nekoliko računa godišnje zbog povrata: Fotografije, i snimite ih na dan kupnje.
- Račun koji će Vam trebati za dvije godine, pronađen u minuti: trezor koji čita. Naš je besplatan za prvih 25 dokumenata.
- Porezi, povrat troškova ili tvrtka: aplikacija za praćenje troškova, odabrana prema Vašem knjigovođi ili poslodavcu.
- Nešto novca natrag: aplikacija za nagrade, uz jednu od gornjih.
Ako se dvoumite između dvije, napravite desetominutni test s kraja naše usporedbe organizatora računa: unesite pet računa, jedan izblijedjeli, i pogledajte koja aplikacija i dalje pronalazi taj izblijedjeli po nazivu trgovine. Aplikacija koja prođe bit će korisna i za tri godine, a tada račun i zatreba.