Mai întâi, o precizare. Noi realizăm Paperlock, care este ultima coloană din tabelul de mai jos. Comparația se face pe ceea ce contează cu adevărat la un bon, și spune și unde celelalte opțiuni sunt alegerea mai bună, pentru că, pentru mulți oameni, chiar sunt.
La ce folosește un organizator de bonuri fiscale
Nimeni nu organizează bonuri de plăcere. Un bon se păstrează dintr-unul din patru motive, iar un organizator bun este cel care răspunde la întrebarea care vine odată cu fiecare motiv:
- Returnări și garanții. „Unde este bonul pentru mașina de spălat vase?” Răspunsul trebuie să sosească înainte să se închidă termenul de returnare.
- Bani. „Cât am cheltuit la magazinul acela de bricolaj anul acesta?” Răspunsul este o cifră, iar bonurile trebuie adunate.
- Taxe și decontări. „Arătați-mi toate bonurile de la conferință.” Răspunsul este un pachet pe care îl puteți preda cuiva.
- Dovada valorii. „Cât a costat canapeaua?”, întrebare pusă de un asigurător după o inundație, ani mai târziu, când hârtia termică e albă.
Orice aplicație poate face fotografia. Cele patru tipuri de organizator de bonuri se diferențiază prin ce urmează.
Cele patru tipuri de organizator de bonuri fiscale
| Poze și rola foto | Aplicații de scanare | Urmăritoare de cheltuieli | Seifuri care citesc (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Adăugarea bonurilor | O fotografie; nimic de trimis mai departe | Cameră cu decupare automată; unele importă din e-mail | Cameră, retransmitere pe e-mail, fluxuri de card | Cameră, Fișiere, meniul de partajare, plus un import care găsește bonurile deja existente în pozele dumneavoastră |
| Ce citește aplicația | Textul, pentru căutare | Textul, pentru căutare | Comerciant, dată, total, categorie | Comerciant, dată, total, la ce se referă, data expirării dacă există |
| Găsirea unui bon | Căutați un cuvânt pe care vi-l amintiți; derulați colecția Utilitare | Căutați un cuvânt; răsfoiți folderele create de dumneavoastră | Filtrați după comerciant sau dată | Întrebați: „bonul pentru mașina de spălat vase” |
| Adunarea lor | Nu | Nu | Da, pe categorie și perioadă | Da, prin întrebare; bonurile revin împreună cu cifra |
| Dovada că a existat | Fotografia | Un PDF curat | Un export, de obicei contra cost | Documentul în sine, exportabil ca PDF |
| Potrivit pentru | Câteva bonuri pe an | Persoane care vor PDF-uri ordonate | Cheltuieli de afaceri și decontări | Gospodării care vor să întrebe, nu să claseze |
| Confidențialitate | Procesarea și iCloud proprii ale Apple, în funcție de configurările dumneavoastră | Variază; multe încarcă imaginile pentru recunoașterea textului | Fluxuri de card și bonuri pe serverele furnizorului, prin însăși construcția aplicației | Criptat pe telefon; o pagină ajunge la serverele Paperlock doar pentru a fi citită sau pentru a răspunde la o întrebare, și nu este păstrată |
| Cost | Gratuit | Nivel gratuit, apoi abonament | Nivel gratuit, apoi abonament, adesea per utilizator | Nivel gratuit de 25 de documente și 5 întrebări pe lună; Plus $4.99 pe lună sau $39.99 pe an |
Poze: mai bună decât reputația ei
Dacă ați tot fotografiat bonuri și v-ați simțit vinovat din cauza asta, nu mai simțiți vinovăție. Poze adună acum bonurile și documentele într-o colecție din secțiunea Utilitare, iar căutarea ei citește textul de pe ele, așa că „Mega Image” găsește bonurile de la Mega Image. Acesta este un organizator de bonuri, gratuit, deja instalat. Ghidul nostru despre găsirea bonurilor în pozele de pe iPhone arată până unde ajunge.
Unde se oprește: nu poate aduna nimic, nu poate deosebi un bon de un meniu, iar bonul pentru frigider stă între o captură de ecran și o fotografie a frigiderului. E în regulă pentru câteva pe an. Nu e în regulă când o cerere de garanție depinde de găsirea unuia dintre patru sute.
Aplicațiile de scanare: PDF-uri ordonate, nimic mai mult
Aplicațiile de scanare produc cea mai frumoasă copie a unui bon: decupată, îndreptată, cu contrast ridicat, salvată ca PDF. Dacă aveți nevoie de un document curat de atașat la o cerere de returnare, acesta este instrumentul, iar cum se scanează bonurile fiscale descrie tehnica.
Ce nu fac este să înțeleagă bonul. Totalul este un cuvânt printre cuvinte; comerciantul este un cuvânt printre cuvinte. Organizarea înseamnă foldere pe care le denumiți și le întrețineți, iar acesta este pasul care se prăbușește în luna a treia. Multe încarcă și fiecare scanare pentru recunoașterea textului, așa că citiți politica de confidențialitate înainte de a scana orice poartă un număr de card.
Urmăritoarele de cheltuieli: construite pentru bani, nu pentru bon
Expensify, QuickBooks și rudele lor sunt organizatoare de bonuri cu un singur scop: raportarea cheltuielilor. Ele citesc comerciantul, data și totalul, categorisesc, potrivesc un bon cu o tranzacție de card și produc un raport pe care altcineva îl va aproba. Dacă vi se decontează cheltuieli sau conduceți o mică afacere, aceasta este categoria potrivită și nimic de mai jos nu o înlocuiește.
Pentru o gospodărie, forma lor este greșită. Unitatea de lucru este raportul de cheltuieli; bonul este un atașament. Nimeni nu clasează garanția frigiderului într-un urmăritor de cheltuieli, iar bonul de care veți avea nevoie peste cinci ani nu e de obicei cel dintr-un raport.
Seifurile care citesc: bonul ca document care știe ce este
Acesta este tipul pe care îl realizăm noi. Paperlock citește fiecare bon când îl adăugați: magazinul, data, totalul, la ce anume se referă. Îi dă un titlu în cuvinte simple, ceva de genul „Bon Mega Image — 62,50 $”, îl clasează după magazin și dată, apoi răspunde la întrebări asupra tuturor bonurilor deodată: „cât am cheltuit la Mega Image?”, „găsește bonul pentru mașina de spălat vase”, „bonurile de la cafeneaua aceea din toamna trecută”. Răspunsurile vin cu bonurile atașate, iar dacă răspunsul nu se află în seif, aplicația vă spune asta.
Două lucruri contează în mod special pentru bonuri. Primul, importul care caută prin rola foto și alege bonurile deja aflate acolo, care pentru majoritatea oamenilor este locul unde se află bonurile; dumneavoastră aprobați ce intră, și nimic din Poze nu se schimbă. Al doilea, seiful se blochează cu Face ID, iar bonurile stau lângă certificatul de garanție, manualul și polița de asigurare, adică exact acolo unde un bon este de folos. Ghidul nostru despre stocarea digitală a bonurilor fiscale explică logica de clasare; exemplul de bon pentru un electrocasnic arată ce câmpuri de pe un bon contează cu adevărat mai târziu.
Limitele, spuse cinstit: nu există versiune Android sau web, nu există rapoarte de cheltuieli, nu există totaluri pe categorie pentru sezonul fiscal, și nu se poate edita bonul. Răspunde la întrebări; nu vă ține contabilitatea.
Care este alegerea potrivită
- Păstrați puține bonuri pe an, pentru returnări. Poze. Faceți fotografia în ziua cumpărăturii și căutați numele magazinului când aveți nevoie.
- Vreți PDF-uri curate de atașat la cereri și e-mailuri. O aplicație de scanare, cu un folder pe an și disciplina de a-l folosi.
- Vi se decontează cheltuieli, sau conduceți o afacere. Un urmăritor de cheltuieli, ales după ce folosesc contabilul sau angajatorul dumneavoastră.
- Vreți să întrebați „cât am cheltuit acolo” și să primiți bonurile înapoi. Un seif care citește. Al nostru este gratuit pentru primele 25 de documente.
Pentru achizițiile mari, indiferent de aplicația folosită, construiți dosarul o singură dată: generatorul de dosar de achiziție transformă un bon într-un dosar de o pagină cu data de expirare a garanției, iar kitul de dosare pentru electrocasnice ține la un loc pe cele ale întregii gospodării.
Cum se testează un organizator de bonuri fiscale în zece minute
- Adăugați cinci bonuri: unul mototolit, unul termic și decolorat, unul PDF primit pe e-mail, unul fotografiat oblic, unul dintr-un magazin din străinătate.
- Căutați magazinul celui decolorat. Dacă aplicația l-a citit, apare.
- Întrebați, sau filtrați, pentru totalul cheltuit la un magazin. Observați dacă răspunsul arată bonurile folosite.
- Opriți permisiunea aplicației de a accesa fotografiile. Ar trebui să continue să funcționeze cu ce are deja.
- Exportați un bon ca PDF și verificați că este bonul întreg, nu un decupaj.
O aplicație care trece toate cele cinci teste va fi tot utilă peste trei ani, adică exact atunci când bonul e nevoie.