Aviso antes de tudo. Nós fazemos o Paperlock, que é a última coluna da tabela abaixo. A comparação é sobre para que uma nota fiscal serve de verdade, e ela mostra onde as outras opções são a escolha melhor, porque para muita gente elas são.
Para que serve um organizador de notas fiscais
Ninguém organiza notas fiscais por prazer. Uma nota fiscal é guardada por um de quatro motivos, e um bom organizador é aquele que responde à pergunta que vem junto com cada motivo:
- Devoluções e garantias. “Cadê a nota fiscal da lava-louças?” A resposta precisa chegar antes de o prazo de devolução acabar.
- Dinheiro. “Quanto eu gastei naquela loja de material de construção esse ano?” A resposta é um número, e as notas fiscais precisam ser somadas.
- Impostos e reembolso. “Me mostra todas as notas fiscais da conferência.” A resposta é um conjunto que você pode entregar para alguém.
- Prova de valor. “Quanto custou o sofá?”, pergunta feita por uma seguradora depois de uma enchente, anos depois, quando o papel térmico já está em branco.
Qualquer app tira a foto. Os quatro tipos de organizador de notas fiscais se diferenciam no que acontece depois.
Os quatro tipos de organizador de notas fiscais
| Fotos e o rolo da câmera | Apps de scanner | Controladores de gastos | Cofres que leem (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Como as notas fiscais entram | Tira uma foto; não encaminha nada | Câmera com recorte automático; alguns importam do e-mail | Câmera, encaminhamento por e-mail, integração com cartões | Câmera, Arquivos, o menu de compartilhamento, e uma importação que encontra notas fiscais já nas suas fotos |
| O que o app lê | As palavras, para busca | As palavras, para busca | Estabelecimento, data, total, categoria | Estabelecimento, data, total, para que serviu, validade se houver |
| Achar uma nota fiscal | Buscar uma palavra que você lembra; rolar a coleção de Utilitários | Buscar uma palavra; navegar pelas pastas que você criou | Filtrar por estabelecimento ou data | Perguntar: “a nota fiscal da lava-louças” |
| Somar tudo | Não | Não | Sim, por categoria e período | Sim, ao perguntar; as notas fiscais voltam junto com o número |
| Prova de que foi real | A foto | Um PDF limpo | Uma exportação, geralmente paga | O documento em si, exportável como PDF |
| Serve para | Poucas notas fiscais por ano | Quem quer PDFs organizados | Gastos empresariais e reembolso | Famílias que preferem perguntar em vez de arquivar |
| Privacidade | Processamento e iCloud da própria Apple, conforme suas configurações | Varia; muitos enviam as imagens para reconhecimento de texto | Integração com cartões e notas fiscais nos servidores do provedor, por design | Criptografado no aparelho; uma página vai para os servidores do Paperlock só para ser lida ou respondida, e não fica lá |
| Custo | Grátis | Plano gratuito, depois assinatura | Plano gratuito, depois assinatura, geralmente por usuário | Plano gratuito de 25 documentos e 5 perguntas por mês; Plus por $4.99 por mês ou $39.99 por ano |
Fotos: melhor do que a fama sugere
Se você vem fotografando notas fiscais e se sentindo culpado por isso, pare de se sentir culpado. O Fotos agora reúne notas fiscais e documentos numa coleção em Utilitários, e sua busca lê o texto que está neles, então “Casas Bahia” encontra as notas fiscais das Casas Bahia. Isso é um organizador de notas fiscais, grátis, já instalado. Nosso guia sobre como encontrar notas fiscais nas fotos do iPhone mostra até onde isso vai.
Onde ele para: não consegue somar nada, não distingue uma nota fiscal de um cardápio, e a nota fiscal da geladeira fica entre um print de tela e uma foto da própria geladeira. Ótimo para umas poucas por ano. Não serve quando um pedido de garantia depende de achar uma entre quatrocentas.
Apps de scanner: PDFs organizados, nada além disso
Apps de scanner fazem a melhor cópia possível de uma nota fiscal: recortada, endireitada, com contraste alto, salva como PDF. Se o que você quer é um documento limpo para anexar a um pedido de devolução, essa é a ferramenta, e como escanear notas fiscais explica a técnica.
O que eles não fazem é entender a nota fiscal. O total é uma palavra entre palavras; o estabelecimento é uma palavra entre palavras. A organização é feita de pastas que você nomeia e mantém, que é a etapa que falha lá pelo terceiro mês. Muitos também enviam cada digitalização para reconhecimento de texto, então leia a política de privacidade antes de escanear qualquer coisa com número de cartão.
Controladores de gastos: feitos para o dinheiro, não para a nota fiscal
Expensify, QuickBooks e parecidos são organizadores de notas fiscais com um único propósito: relatar gastos. Eles leem estabelecimento, data e total, categorizam, associam uma nota fiscal a uma transação de cartão, e produzem um relatório que outra pessoa vai aprovar. Se você é reembolsado por despesas ou toca um pequeno negócio, essa é a categoria certa, e nada abaixo substitui isso.
Para uma casa, eles têm o formato errado. A unidade de trabalho é o relatório de despesas; a nota fiscal é um anexo. Ninguém arquiva a garantia da geladeira num controlador de gastos, e a nota fiscal de que você vai precisar daqui a cinco anos geralmente não é a que está num relatório.
Cofres que leem: a nota fiscal como um documento que sabe o que é
Esse é o tipo que fazemos. O Paperlock lê cada nota fiscal quando você a adiciona: o estabelecimento, a data, o total, para que serviu. Ele dá um título em palavras simples, algo como “Nota fiscal Café Blue Bottle — $14.20”, arquiva por loja e data, e depois responde perguntas usando todas elas: “quanto eu gastei no Blue Bottle?”, “achar a nota fiscal da lava-louças”, “notas fiscais daquele café no ano passado”. As respostas vêm com as notas fiscais anexadas, e se a resposta não estiver no cofre, ele diz isso.
Duas coisas importam especificamente para notas fiscais. Primeiro, a importação que vasculha o rolo da câmera e separa as notas fiscais que já estão lá, que para a maioria das pessoas é onde as notas fiscais estão; você aprova o que entra, e nada muda no Fotos. Segundo, o cofre é travado com Face ID e as notas fiscais ficam ao lado do cartão de garantia, do manual e da apólice do seguro, que é onde uma nota fiscal é útil. Nosso guia sobre como guardar notas fiscais digitalmente explica a lógica de arquivamento; o exemplo de nota fiscal de eletrodoméstico mostra quais campos de uma nota fiscal realmente importam depois.
Os limites, sem rodeios: não há versão para Android ou web, não há relatórios de despesas, não há totais por categoria para época de imposto, e não dá para editar a nota fiscal. Ele responde perguntas; não faz sua contabilidade.
Qual escolher
- Você guarda poucas notas fiscais por ano, para devoluções. Fotos. Tire a foto no dia da compra, e busque o nome da loja quando precisar.
- Você quer PDFs limpos para anexar a pedidos e e-mails. Um app de scanner, com uma pasta por ano e a disciplina de usá-la.
- Você é reembolsado, ou toca um negócio. Um controlador de gastos, escolhido conforme o que seu contador ou empregador usa.
- Você quer perguntar “quanto eu gastei ali” e receber as notas fiscais de volta. Um cofre que lê. O nosso é grátis para os primeiros 25 documentos.
Para as compras grandes, seja qual for o app que você use, monte o registro uma vez: o criador de registro de compra transforma uma nota fiscal num registro de uma página com a data de fim da garantia, e o kit de registro de eletrodomésticos mantém tudo da casa num só lugar.
Como testar um organizador de notas fiscais em dez minutos
- Adicione cinco notas fiscais: uma amassada, uma térmica e desbotada, um PDF recebido por e-mail, uma fotografada em ângulo, uma de uma loja estrangeira.
- Busque pela loja da desbotada. Se o app a leu, ela aparece.
- Pergunte, ou filtre, pelo total gasto numa loja. Repare se a resposta mostra as notas fiscais usadas.
- Desligue a permissão de fotos do app. Ele deve continuar funcionando com o que já tem.
- Exporte uma nota fiscal como PDF e confira se é a nota fiscal inteira, não um recorte.
Um app que passa nos cinco testes ainda vai ser útil daqui a três anos, que é quando a nota fiscal é necessária.