Önce açıklama. Paperlock’ı biz yapıyoruz; aşağıdaki tablonun son sütununda o var. Karşılaştırma bir fişin gerçekte ne işe yaradığına göre yapılıyor ve diğer seçeneklerin daha iyi tercih olduğu yerleri de söylüyor, çünkü birçok insan için öyleler.
Bir fiş organizatörü ne işe yarar
Kimse zevk için fiş düzenlemiyor. Bir fiş dört sebepten biri için saklanır ve iyi bir organizatör, her sebeple birlikte gelen soruyu yanıtlayan organizatördür:
- İadeler ve garantiler. “Bulaşık makinesinin fişi nerede?” Yanıt, iade süresi kapanmadan gelmeli.
- Para. “O hırdavatçıda bu yıl ne kadar harcadım?” Yanıt bir sayı ve fişlerin toplanması gerekiyor.
- Vergiler ve geri ödeme. “Konferanstan tüm fişleri göster.” Yanıt, birine teslim edebileceğiniz bir paket.
- Değerin kanıtı. Yıllar sonra bir sel yaşandığında sigortacının sorduğu “Koltuğun fiyatı neydi?”, tam da termal kâğıt bomboşken.
Herhangi bir uygulama fotoğrafı çekebilir. Dört tür fiş organizatörü, sonrasında olanlarda farklılaşıyor.
Dört tür fiş organizatörü
| Fotoğraflar ve kamera rulosu | Tarayıcı uygulamaları | Harcama takipçileri | Okuyan kasalar (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Fişleri içeri alma | Fotoğraf çekin; hiçbir şey iletmeyin | Otomatik kırpmalı kamera; bazıları e-postadan içe aktarıyor | Kamera, e-posta iletme, kart akışları | Kamera, Dosyalar, paylaşım sayfası ve fotoğraflarınızda zaten olan fişleri bulan bir içe aktarma |
| Uygulamanın okuduğu şey | Arama için kelimeler | Arama için kelimeler | Satıcı, tarih, toplam, kategori | Satıcı, tarih, toplam, ne için olduğu, varsa son kullanma tarihi |
| Tek bir fişi bulma | Hatırladığınız bir kelimeyi arayın; Kullanışlı koleksiyonunda kaydırın | Bir kelime arayın; oluşturduğunuz klasörlerde gezinin | Satıcıya veya tarihe göre filtreleyin | Sorun: “bulaşık makinesinin fişi” |
| Toplama | Hayır | Hayır | Evet, kategoriye ve döneme göre | Evet, sorarak; fişler sayıyla birlikte geri geliyor |
| Gerçek olduğunun kanıtı | Fotoğraf | Temiz bir PDF | Bir dışa aktarma, genellikle ücretli | Belgenin kendisi, PDF olarak dışa aktarılabilir |
| Kime uygun | Yılda birkaç fiş | Düzenli PDF isteyenler | İş harcamaları ve geri ödeme | Dosyalamak yerine sormak isteyen haneler |
| Gizlilik | Apple’ın kendi işlemesi ve iCloud, ayarlarınıza göre | Değişken; birçoğu metin tanıma için görüntüleri yüklüyor | Kart akışları ve fişler, tasarım gereği sağlayıcının sunucularında | Telefonda şifreli; bir sayfa yalnızca okunmak ya da yanıtlanmak için Paperlock’ın sunucularına gidiyor ve orada tutulmuyor |
| Maliyet | Ücretsiz | Ücretsiz katman, ardından abonelik | Ücretsiz katman, ardından abonelik, genellikle kişi başı | 25 belge ve ayda 5 soruluk ücretsiz katman; Plus $4.99/ay veya $39.99/yıl |
Fotoğraflar: ününden daha iyi
Fişleri fotoğraflayıp bunun için suçluluk duyuyorsanız, artık duymayın. Fotoğraflar artık fişleri ve belgeleri Kullanışlı’nın altında bir koleksiyonda topluyor ve aramasında üzerlerindeki metni okuyor, yani “Home Depot” yazmak Home Depot fişlerini buluyor. Bu, ücretsiz ve zaten kurulu bir fiş organizatörü. iPhone fotoğraflarınızda fiş bulma rehberimiz bunun ne kadar ileri gittiğini gösteriyor.
Durduğu yer: hiçbir şeyi toplayamıyor, bir fişi bir menüden ayırt edemiyor ve buzdolabının fişi bir ekran görüntüsüyle buzdolabının fotoğrafı arasında kalıyor. Yılda bir avuç fiş için sorun değil. Bir garanti talebi dört yüz fişten birini bulmaya bağlıysa sorun.
Tarayıcı uygulamaları: düzenli PDF’ler, fazlası yok
Tarayıcı uygulamaları bir fişin en iyi görünen kopyasını çıkarır: kırpılmış, düzeltilmiş, yüksek kontrastlı, PDF olarak kaydedilmiş. İstediğiniz bir iade talebine ekleyecek temiz bir belgeyse, doğru araç bu ve fiş nasıl taranır rehberi tekniği anlatıyor.
Yapmadıkları şey fişi anlamak. Toplam, kelimeler arasında bir kelime; satıcı da öyle. Düzenleme, sizin adlandırıp bakımını yaptığınız klasörlerdir, ki bu da üçüncü ayda çöken adımdır. Birçoğu ayrıca her taramayı metin tanıma için yüklüyor, bu yüzden üzerinde kart numarası olan bir şeyi taramadan önce gizlilik politikasını okuyun.
Harcama takipçileri: para için tasarlandı, fiş için değil
Expensify, QuickBooks ve benzerleri tek bir amaç için fiş organizatörü: harcama raporlama. Satıcıyı, tarihi ve toplamı okur, kategorilendirir, fişi bir kart işlemiyle eşleştirir ve başka birinin onaylayacağı bir rapor üretirler. Harcamalarınız geri ödeniyorsa veya küçük bir işletme yürütüyorsanız, doğru kategori bu ve aşağıdakilerin hiçbiri bunun yerine geçmiyor.
Bir hane için yanlış şekildeler. İş birimi harcama raporudur; fiş bir ektir. Kimse buzdolabı garantisini bir harcama takipçisine dosyalamıyor ve beş yıl sonra ihtiyaç duyacağınız fiş genellikle bir raporda olan değil.
Okuyan kasalar: ne olduğunu bilen bir belge olarak fiş
Bizim yaptığımız tür bu. Paperlock her fişi eklediğinizde okur: mağaza, tarih, toplam, ne için olduğu. Fişi sade sözlerle başlıklandırır, “Blue Bottle Coffee fişi — $14.20” gibi bir şey, mağazaya ve tarihe göre dosyalar, sonra hepsi üzerinden soruları yanıtlar: “Blue Bottle’da ne kadar harcadım?”, “bulaşık makinesinin fişini bul”, “geçen sonbahardan o kafenin fişleri”. Yanıtlar fişler ekli olarak gelir ve yanıt kasada yoksa bunu söyler.
Fişler için özellikle iki şey önemli. Birincisi, kamera rulonuza bakıp orada zaten bulunan fişleri seçen içe aktarma; çoğu insan için fişler zaten orada duruyor; içeri neyin gireceğine siz karar verirsiniz ve Fotoğraflar’da hiçbir şey değişmez. İkincisi, kasa Face ID ile kilitli ve fişler garanti belgesinin, kılavuzun ve sigorta poliçesinin yanında duruyor, ki bir fişin işe yaradığı yer de burası. Fişleri dijital olarak saklama rehberimiz dosyalama mantığını anlatıyor; beyaz eşya fişi örneği bir fişteki hangi alanların sonradan gerçekten önemli olduğunu gösteriyor.
Dürüst sınırlar: Android veya web sürümü yok, harcama raporu yok, vergi zamanı için kategori toplamları yok ve fişi düzenleme yok. Soruları yanıtlar; muhasebenizi yapmaz.
Hangisini seçmeli
- İadeler için yılda birkaç fiş saklıyorsanız. Fotoğraflar. Aldığınız gün fotoğrafı çekin, ihtiyacınız olduğunda mağaza adını arayın.
- Taleplere ve e-postalara ekleyecek temiz PDF’ler istiyorsanız. Yılda bir klasör ve onu kullanma disipliniyle bir tarayıcı uygulaması.
- Harcamalarınız geri ödeniyorsa veya bir işletme yürütüyorsanız. Muhasebeciniz veya işvereninizin kullandığına göre seçilen bir harcama takipçisi.
- “Orada ne kadar harcadım” diye sorup fişleri geri almak istiyorsanız. Okuyan bir kasa. Bizimki ilk 25 belge için ücretsiz.
Büyük alımlar için, hangi uygulamayı kullanırsanız kullanın, kaydı bir kez oluşturun: satın alma kaydı oluşturucu bir fişi garanti bitiş tarihiyle birlikte tek sayfalık bir kayda dönüştürür ve beyaz eşya kaydı kiti tüm hanenin kayıtlarını tek yerde tutar.
Bir fiş organizatörünü on dakikada test etme
- Beş fiş ekleyin: biri buruşuk, biri termal ve solmuş, biri e-postayla gelen PDF, biri açılı çekilmiş bir fotoğraf, biri yabancı bir mağazadan.
- Solmuş olanın mağazasını arayın. Uygulama onu okuduysa görünür.
- Bir mağazada harcanan toplamı sorun ya da filtreleyin. Yanıtın kullandığı fişleri gösterip göstermediğine bakın.
- Uygulamanın fotoğraf iznini kapatın. Elindekilerle çalışmaya devam etmeli.
- Bir fişi PDF olarak dışa aktarın ve fişin tamamı olduğunu, kırpılmış bir parça olmadığını kontrol edin.
Beşini de geçen bir uygulama üç yıl sonra da işe yarayacaktır, ki fişin gerekeceği zaman da tam olarak o zamandır.