まず開示しておきます。 私たちはPaperlockを作っています。下の表の一番右の列がそれです。この比較は、レシートが本来担っている役割に基づいて行っており、ほかの選択肢のほうが向いている場合はそう書いています。多くの人にとって、実際にそうだからです。
レシート整理アプリは何のためにあるか
レシートの整理そのものを楽しむ人はいません。レシートを取っておく理由は次の4つのどれかで、良い整理アプリとは、それぞれの理由に付随する質問に答えてくれるアプリのことです。
- 返品・保証。 「食器洗い機のレシートはどこ？」返品期限が切れる前に答えが出なければ意味がありません。
- お金。 「あのホームセンターで今年いくら使った？」答えは数字であり、レシートを合計しなければなりません。
- 確定申告・経費精算。 「あの学会でもらったレシートを全部見せて」答えは、誰かに渡せる一式です。
- 価値の証明。 「あのソファはいくらだった？」洪水の後、何年も経ってから保険会社に聞かれ、感熱紙はすでに真っ白になっています。
写真を撮ること自体はどのアプリでもできます。4種類のレシート整理アプリの違いは、その後に何が起きるかです。
レシート整理アプリの4つのタイプ
| 写真アプリとカメラロール | スキャナーアプリ | 家計簿アプリ | 読み取り型ボールト（Paperlock） | |
|---|---|---|---|---|
| レシートの取り込み方 | 写真を撮るだけ。転送は不要 | 自動トリミング付きカメラ。一部はメールから取り込み | カメラ、メール転送、カード連携 | カメラ、ファイル、共有シート、さらに写真の中からレシートを見つけて取り込む機能 |
| アプリが読み取る内容 | 検索用の文字 | 検索用の文字 | 店名、日付、合計金額、カテゴリ | 店名、日付、合計金額、何のためのレシートか、期限があればそれも |
| 1枚のレシートを探す | 覚えている単語で検索するか、「ユーティリティ」のコレクションをスクロール | 単語で検索するか、自分で作ったフォルダを見る | 店名や日付で絞り込む | 「食器洗い機のレシート」と聞くだけ |
| 合計する | できない | できない | できる。カテゴリと期間ごとに | できる。質問すると、該当するレシートと一緒に金額が返ってくる |
| 証拠としての実物 | 写真 | きれいなPDF | 書き出し。たいてい有料 | 書類そのもの。PDFとして書き出し可能 |
| 向いている人 | 年に数枚しかレシートがない人 | きれいなPDFがほしい人 | 事業の支出や経費精算 | 整理よりも「聞く」ほうを選びたい家庭 |
| プライバシー | Appleの処理とiCloud次第。設定による | まちまち。文字認識のために画像をアップロードするアプリも多い | カード連携やレシートは、その性質上プロバイダーのサーバーに保存される | スマートフォン内で暗号化。ページがPaperlockのサーバーに送られるのは読み取りや質問への回答のときだけで、そこには残らない |
| 費用 | 無料 | 無料プランあり、その先はサブスクリプション | 無料プランあり、その先はサブスクリプション。ユーザーごとの課金が多い | 無料プランは書類25件、月5回の質問まで。Plusは月額$4.99または年額$39.99 |
写真アプリ：評判以上に使える
レシートを写真で撮りためては後ろめたく感じていたなら、もう気にしなくて大丈夫です。写真アプリは今、レシートや書類を「ユーティリティ」の中のコレクションに自動でまとめてくれますし、検索はレシートに書かれた文字も読み取るので、「Home Depot」と検索すればHome Depotのレシートが見つかります。それは立派なレシート整理アプリであり、無料で、しかもすでにインストール済みです。iPhoneの写真の中からレシートを見つける方法のガイドで、どこまでできるか詳しく紹介しています。
限界もあります。合計金額を計算することはできませんし、レシートとメニュー表を区別することもできず、冷蔵庫のレシートはスクリーンショットや冷蔵庫自体の写真の間に埋もれてしまいます。年に数枚なら問題ありませんが、400枚の中から1枚を見つけなければ保証が使えない、という場面では心もとないでしょう。
スキャナーアプリ：きれいなPDFはできるが、それ以上ではない
スキャナーアプリは、レシートの一番きれいな複製を作ってくれます。トリミングされ、まっすぐに直され、コントラストも強調されたPDFです。返品依頼に添付するきれいな書類が欲しいなら、まさにこのためのツールで、レシートのスキャン方法でそのコツを紹介しています。
これらのアプリがしないのは、レシートの中身を理解することです。合計金額もただの単語の一つ、店名もただの単語の一つにすぎません。整理は自分で作って維持するフォルダ頼みで、それがたいてい3か月目に破綻します。多くは文字認識のためにスキャンした画像をアップロードするので、カード番号が写ったものをスキャンする前にプライバシーポリシーを確認しておきましょう。
家計簿アプリ：レシートではなく「お金」のために作られている
Expensify、QuickBooksといった顔ぶれは、ある一つの目的のためのレシート整理アプリです。支出を報告することです。店名・日付・合計金額を読み取り、カテゴリ分けし、カード明細と突き合わせ、誰かが承認するレポートを作ります。経費精算を受けている人や、小さな事業をしている人にとっては、これが正しいカテゴリであり、以下のどれもこれに取って代わるものではありません。
一方、家庭で使うには形が合いません。作業の単位は「経費レポート」であり、レシートはその添付ファイルにすぎません。冷蔵庫の保証書のレシートを経費レポートに入れる人はいませんし、5年後に必要になるレシートは、たいていレポートの中には残っていません。
読み取り型ボールト：「何のためのレシートか」を知っている書類として扱う
これが私たちの作っているタイプです。Paperlockは追加したレシートをそのつど読み取ります。店名、日付、合計金額、何のためのレシートか。「Blue Bottle Coffeeのレシート — $14.20」のように、わかりやすい言葉でタイトルをつけ、店と日付で整理し、すべてのレシートを横断して質問に答えます。「Blue Bottleでいくら使った？」「食器洗い機のレシートを見せて」「去年の秋、あのカフェでのレシート」といった具合です。答えには該当するレシートが添えられ、ボールトの中に答えがなければ、そう伝えます。
レシートに関して特に重要な点が2つあります。まず、カメラロールの中を見て、すでに撮ってあるレシートを見つけ出してくれる取り込み機能です。ほとんどの人にとって、レシートは実際そこにあるものだからです。取り込む内容は自分で承認でき、写真アプリ側は何も変更されません。次に、ボールトはFace IDでロックされていて、レシートは保証書やマニュアル、保険証券のすぐそばに保管されます。それこそがレシートの本来あるべき場所です。レシートのデジタル保管方法のガイドではその整理の考え方を、家電レシートの例ではレシートのどの項目が後になって本当に重要になるかを紹介しています。
正直な限界もあります。Android版やWeb版はなく、経費レポートも、確定申告用のカテゴリ別合計も、レシートの編集機能もありません。質問には答えますが、家計簿の代わりにはなりません。
どれを選ぶべきか
- 年に数枚、返品のためだけにレシートを取っておく。 写真アプリで十分です。買った当日に写真を撮り、必要なときに店名で検索しましょう。
- 請求やメールに添付するきれいなPDFが欲しい。 スキャナーアプリを、年ごとのフォルダと、それを守り続ける習慣とともに使いましょう。
- 経費精算を受けている、または事業をしている。 家計簿アプリを、会計士や勤め先が使っているものに合わせて選びましょう。
- 「あの店でいくら使った？」と聞いて、該当するレシートを受け取りたい。 読み取り型ボールトです。私たちのアプリなら、最初の25件までは無料です。
高額な買い物については、どのアプリを使うにせよ、一度だけ記録を作っておきましょう。購入記録ビルダーはレシートを、保証期限つきの1ページの記録に変換してくれますし、家電記録キットは家庭全体の記録を一か所にまとめてくれます。
10分でできる、レシート整理アプリのテスト方法
- レシートを5枚追加してみます。しわくちゃのもの、感熱紙で印字が薄れたもの、メールで届いたPDF、斜めに撮った写真、海外の店のレシート。
- 印字が薄れたレシートの店名で検索します。アプリがそれを読み取れていれば表示されます。
- ある店での合計金額を、質問するか絞り込んで確認します。答えに使ったレシートが一緒に表示されるかどうかも確認しましょう。
- アプリの写真へのアクセス権限をオフにします。すでに取り込んだ分については、問題なく動作するはずです。
- レシートを1枚PDFとして書き出し、切り取られた一部ではなく、レシート全体になっているか確認します。
この5つすべてに合格するアプリなら、3年後、実際にレシートが必要になったときにも役立つはずです。