Πρώτα η διαφάνεια. Εμείς φτιάχνουμε το Paperlock, που είναι η τελευταία στήλη του παρακάτω πίνακα. Η σύγκριση γίνεται στα πράγματα για τα οποία υπάρχει πραγματικά μια απόδειξη, και λέει πού οι άλλες επιλογές είναι η καλύτερη επιλογή, επειδή για πολλούς ανθρώπους πράγματι είναι.
Σε τι χρησιμεύει μια εφαρμογή οργάνωσης αποδείξεων
Κανείς δεν οργανώνει αποδείξεις για την ευχαρίστησή του. Μια απόδειξη κρατιέται για έναν από τέσσερις λόγους, και μια καλή εφαρμογή οργάνωσης είναι αυτή που απαντά στην ερώτηση που συνοδεύει κάθε λόγο:
- Επιστροφές και εγγυήσεις. «Πού είναι η απόδειξη για το πλυντήριο πιάτων;» Η απάντηση πρέπει να έρθει πριν κλείσει το χρονικό περιθώριο επιστροφής.
- Χρήματα. «Πόσα ξόδεψα σε εκείνο το κατάστημα σιδηρικών φέτος;» Η απάντηση είναι ένας αριθμός, και οι αποδείξεις πρέπει να προστεθούν.
- Φόροι και αποζημίωση. «Δείξε μου κάθε απόδειξη από το συνέδριο.» Η απάντηση είναι ένα πακέτο που μπορείτε να παραδώσετε σε κάποιον.
- Απόδειξη αξίας. «Πόσο κόστισε ο καναπές;» ρωτάει ένας ασφαλιστής μετά από πλημμύρα, χρόνια αργότερα, όταν το θερμικό χαρτί είναι κενό.
Κάθε εφαρμογή μπορεί να τραβήξει τη φωτογραφία. Τα τέσσερα είδη εφαρμογών οργάνωσης αποδείξεων διαφέρουν σε αυτό που συμβαίνει μετά.
Τα τέσσερα είδη εφαρμογών οργάνωσης αποδείξεων
| Φωτογραφίες και το άλμπουμ της κάμερας | Εφαρμογές σάρωσης | Εφαρμογές εξόδων | Θησαυροφυλάκια ανάγνωσης (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Πώς μπαίνουν οι αποδείξεις | Τραβήξτε μια φωτογραφία· καμία προώθηση | Κάμερα με αυτόματη περικοπή· κάποιες εισάγουν από email | Κάμερα, προώθηση email, ροές καρτών | Κάμερα, Αρχεία, το φύλλο κοινής χρήσης, και μια εισαγωγή που βρίσκει αποδείξεις που υπάρχουν ήδη στις φωτογραφίες σας |
| Τι διαβάζει η εφαρμογή | Τις λέξεις, για αναζήτηση | Τις λέξεις, για αναζήτηση | Κατάστημα, ημερομηνία, σύνολο, κατηγορία | Κατάστημα, ημερομηνία, σύνολο, για τι ήταν, λήξη αν υπάρχει |
| Εύρεση μιας απόδειξης | Αναζητήστε μια λέξη που θυμάστε· κάντε κύλιση στη συλλογή Βοηθητικά | Αναζητήστε μια λέξη· περιηγηθείτε στους φακέλους που φτιάξατε | Φιλτράρετε ανά κατάστημα ή ημερομηνία | Ρωτήστε: «η απόδειξη για το πλυντήριο πιάτων» |
| Άθροισμα | Όχι | Όχι | Ναι, ανά κατηγορία και περίοδο | Ναι, ρωτώντας· οι αποδείξεις επιστρέφουν μαζί με τον αριθμό |
| Απόδειξη ότι ήταν πραγματικό | Η φωτογραφία | Ένα καθαρό PDF | Μια εξαγωγή, συνήθως επί πληρωμή | Το ίδιο το έγγραφο, εξαγώγιμο ως PDF |
| Ταιριάζει σε | Λίγες αποδείξεις τον χρόνο | Ανθρώπους που θέλουν τακτοποιημένα PDF | Επιχειρηματικά έξοδα και αποζημίωση | Νοικοκυριά που θέλουν να ρωτάνε αντί να αρχειοθετούν |
| Απόρρητο | Η δική της επεξεργασία της Apple και το iCloud, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας | Ποικίλλει· πολλές ανεβάζουν εικόνες για αναγνώριση κειμένου | Ροές καρτών και αποδείξεις στους διακομιστές του παρόχου, εκ σχεδιασμού | Κρυπτογραφημένα στο τηλέφωνο· μια σελίδα πηγαίνει στους διακομιστές του Paperlock μόνο για να διαβαστεί ή να απαντηθεί, και δεν κρατιέται εκεί |
| Κόστος | Δωρεάν | Δωρεάν πλάνο, μετά συνδρομή | Δωρεάν πλάνο, μετά συνδρομή, συχνά ανά χρήστη | Δωρεάν πλάνο 25 εγγράφων και 5 ερωτήσεων τον μήνα· Plus $4.99 τον μήνα ή $39.99 τον χρόνο |
Φωτογραφίες: καλύτερη από τη φήμη της
Αν φωτογραφίζετε αποδείξεις και νιώθετε ενοχές γι' αυτό, σταματήστε να νιώθετε ενοχές. Οι Φωτογραφίες τώρα συγκεντρώνουν αποδείξεις και έγγραφα σε μια συλλογή κάτω από τα Βοηθητικά, και η αναζήτησή τους διαβάζει το κείμενο πάνω τους, οπότε το «Home Depot» βρίσκει τις αποδείξεις από το Home Depot. Αυτό είναι μια εφαρμογή οργάνωσης αποδείξεων, δωρεάν, ήδη εγκατεστημένη. Ο οδηγός μας για το πώς θα βρείτε αποδείξεις στις φωτογραφίες του iPhone σας δείχνει πόσο μακριά φτάνει αυτό.
Εκεί όμως σταματάει: δεν μπορεί να αθροίσει τίποτα, δεν μπορεί να ξεχωρίσει μια απόδειξη από έναν κατάλογο εστιατορίου, και η απόδειξη για το ψυγείο βρίσκεται ανάμεσα σε ένα στιγμιότυπο οθόνης και μια φωτογραφία του ψυγείου. Εντάξει για μια χούφτα τον χρόνο. Όχι εντάξει όταν μια αξίωση εγγύησης εξαρτάται από την εύρεση μίας ανάμεσα σε τετρακόσιες.
Εφαρμογές σάρωσης: τακτοποιημένα PDF, τίποτα παραπάνω
Οι εφαρμογές σάρωσης φτιάχνουν το πιο καλοφτιαγμένο αντίγραφο μιας απόδειξης: περικομμένο, ισιωμένο, με υψηλή αντίθεση, αποθηκευμένο ως PDF. Αν αυτό που θέλετε είναι ένα καθαρό έγγραφο να επισυνάψετε σε ένα αίτημα επιστροφής, αυτό είναι το εργαλείο, και το πώς να σαρώσετε αποδείξεις καλύπτει την τεχνική.
Αυτό που δεν κάνουν είναι να καταλάβουν την απόδειξη. Το σύνολο είναι μια λέξη ανάμεσα σε λέξεις· το κατάστημα είναι μια λέξη ανάμεσα σε λέξεις. Η οργάνωση είναι φάκελοι που ονομάζετε και συντηρείτε, κι αυτό είναι το βήμα που αποτυγχάνει τον τρίτο μήνα. Πολλές επίσης ανεβάζουν κάθε σάρωση για αναγνώριση κειμένου, οπότε διαβάστε την πολιτική απορρήτου πριν σαρώσετε οτιδήποτε έχει πάνω του αριθμό κάρτας.
Εφαρμογές εξόδων: φτιαγμένες για τα χρήματα, όχι για την απόδειξη
Οι Expensify, QuickBooks και οι συγγενείς τους είναι εφαρμογές οργάνωσης αποδείξεων για έναν σκοπό: την αναφορά εξόδων. Διαβάζουν κατάστημα, ημερομηνία και σύνολο, κατηγοριοποιούν, αντιστοιχίζουν μια απόδειξη με μια συναλλαγή κάρτας, και παράγουν μια αναφορά που θα εγκρίνει κάποιος άλλος. Αν αποζημιώνεστε για έξοδα ή διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση, αυτή είναι η σωστή κατηγορία και τίποτα παρακάτω δεν την αντικαθιστά.
Για ένα νοικοκυριό έχουν λάθος σχήμα. Η μονάδα εργασίας είναι η αναφορά εξόδων· η απόδειξη είναι ένα συνημμένο. Κανείς δεν αρχειοθετεί την εγγύηση του ψυγείου σε μια εφαρμογή εξόδων, και η απόδειξη που θα χρειαστείτε σε πέντε χρόνια συνήθως δεν είναι αυτή που βρίσκεται σε μια αναφορά.
Θησαυροφυλάκια ανάγνωσης: η απόδειξη ως έγγραφο που ξέρει τι είναι
Αυτό είναι το είδος που φτιάχνουμε εμείς. Το Paperlock διαβάζει κάθε απόδειξη μόλις την προσθέσετε: το κατάστημα, την ημερομηνία, το σύνολο, για τι ήταν. Τιτλοφορεί την απόδειξη με απλά λόγια, κάτι σαν «Απόδειξη Blue Bottle Coffee — $14.20», την αρχειοθετεί ανά κατάστημα και ημερομηνία, και μετά απαντά σε ερωτήσεις σε όλες μαζί: «πόσα ξόδεψα στο Blue Bottle;», «βρες την απόδειξη για το πλυντήριο πιάτων», «αποδείξεις από εκείνη την καφετέρια το περασμένο φθινόπωρο». Οι απαντήσεις έρχονται με τις αποδείξεις επισυναπτόμενες, και αν η απάντηση δεν βρίσκεται στο θησαυροφυλάκιο, το λέει.
Δύο πράγματα μετράνε ειδικά για τις αποδείξεις. Πρώτον, η εισαγωγή που ψάχνει στο άλμπουμ της κάμεράς σας και ξεχωρίζει τις αποδείξεις που υπάρχουν ήδη εκεί, κάτι που για τους περισσότερους ανθρώπους είναι εκεί που βρίσκονται οι αποδείξεις· εσείς εγκρίνετε τι μπαίνει, και τίποτα στις Φωτογραφίες δεν αλλάζει. Δεύτερον, το θησαυροφυλάκιο κλειδώνει με Face ID και οι αποδείξεις βρίσκονται δίπλα στην κάρτα εγγύησης, το εγχειρίδιο και το ασφαλιστήριο συμβόλαιο, που είναι εκεί όπου μια απόδειξη είναι χρήσιμη. Ο οδηγός μας για την αποθήκευση αποδείξεων ψηφιακά εξηγεί τη λογική αρχειοθέτησης· το παράδειγμα απόδειξης οικιακής συσκευής δείχνει ποια πεδία σε μια απόδειξη μετράνε πραγματικά αργότερα.
Τα ειλικρινή όρια: δεν υπάρχει έκδοση για Android ή web, καμία αναφορά εξόδων, κανένα σύνολο ανά κατηγορία για τη φορολογική περίοδο, και καμία επεξεργασία της απόδειξης. Απαντά σε ερωτήσεις· δεν κάνει τη λογιστική σας.
Ποια να διαλέξετε
- Κρατάτε λίγες αποδείξεις τον χρόνο για επιστροφές. Φωτογραφίες. Τραβήξτε τη φωτογραφία την ημέρα που αγοράζετε, και αναζητήστε το όνομα του καταστήματος όταν το χρειαστείτε.
- Θέλετε καθαρά PDF για να επισυνάπτετε σε αξιώσεις και email. Μια εφαρμογή σάρωσης, με έναν φάκελο ανά έτος και την πειθαρχία να τον χρησιμοποιείτε.
- Αποζημιώνεστε, ή διευθύνετε μια επιχείρηση. Μια εφαρμογή εξόδων, επιλεγμένη με βάση αυτό που χρησιμοποιεί ο λογιστής ή ο εργοδότης σας.
- Θέλετε να ρωτήσετε «πόσα ξόδεψα εκεί» και να πάρετε πίσω τις αποδείξεις. Ένα θησαυροφυλάκιο ανάγνωσης. Το δικό μας είναι δωρεάν για τα πρώτα 25 έγγραφα.
Για τις μεγάλες αγορές, όποια εφαρμογή κι αν χρησιμοποιείτε, φτιάξτε το αρχείο μία φορά: το εργαλείο δημιουργίας αρχείου αγοράς μετατρέπει μια απόδειξη σε ένα αρχείο μίας σελίδας με την ημερομηνία λήξης της εγγύησης, και το κιτ αρχείου οικιακών συσκευών κρατάει όλα του νοικοκυριού σε ένα μέρος.
Πώς να δοκιμάσετε μια εφαρμογή οργάνωσης αποδείξεων σε δέκα λεπτά
- Προσθέστε πέντε αποδείξεις: μία τσαλακωμένη, μία θερμική και ξεθωριασμένη, ένα PDF που σας εστάλη με email, μία φωτογραφημένη υπό γωνία, μία από ένα κατάστημα του εξωτερικού.
- Αναζητήστε το κατάστημα της ξεθωριασμένης. Αν η εφαρμογή τη διάβασε, εμφανίζεται.
- Ρωτήστε, ή φιλτράρετε, για το σύνολο που ξοδέψατε σε ένα κατάστημα. Σημειώστε αν η απάντηση δείχνει τις αποδείξεις που χρησιμοποίησε.
- Απενεργοποιήστε την άδεια πρόσβασης της εφαρμογής στις φωτογραφίες. Θα πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί με ό,τι έχει ήδη.
- Εξάγετε μία απόδειξη ως PDF και ελέγξτε ότι είναι όλη η απόδειξη, όχι μια περικομμένη εκδοχή.
Μια εφαρμογή που περνάει και τα πέντε θα εξακολουθεί να είναι χρήσιμη σε τρία χρόνια, που είναι όταν χρειάζεται η απόδειξη.