Åbenhed først. Vi laver Paperlock, som er den sidste kolonne i tabellen nedenfor. Sammenligningen går på det, en kvittering rent faktisk skal bruges til, og den siger, hvor de andre muligheder er det bedste valg, for det er de for rigtig mange mennesker.
Hvad en kvitteringsapp er til for
Ingen organiserer kvitteringer for fornøjelsens skyld. En kvittering gemmes af en af fire grunde, og en god app er den, der svarer på spørgsmålet, der hører til hver grund:
- Returnering og garanti. „Hvor er kvitteringen på opvaskemaskinen?“ Svaret skal komme, før fortrydelsesfristen løber ud.
- Penge. „Hvor meget brugte jeg i det byggemarked i år?“ Svaret er et tal, og kvitteringerne skal lægges sammen.
- Skat og refusion. „Vis mig alle kvitteringer fra konferencen.“ Svaret er en samling, du kan give videre til nogen.
- Bevis for værdi. „Hvad kostede sofaen?“ spurgt af et forsikringsselskab efter en vandskade, år senere, når termopapiret er blankt.
Enhver app kan tage billedet. De fire slags kvitteringsapp adskiller sig i, hvad der sker bagefter.
De fire slags kvitteringsapp
| Fotos og kamerarullen | Scanner-apps | Udgiftsapps | Læsende bokse (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Få kvitteringer ind | Tag et billede; videresend intet | Kamera med auto-beskæring; nogle importerer fra e-mail | Kamera, videresendelse via e-mail, kortfeeds | Kamera, Arkiver, deledialogen, og en import der finder kvitteringer, du allerede har i dine fotos |
| Hvad appen læser | Ordene, til søgning | Ordene, til søgning | Butik, dato, total, kategori | Butik, dato, total, hvad det var til, udløb hvis der er noget |
| Finde én kvittering | Søg på et ord du husker; scroll gennem samlingen under Andet | Søg på et ord; gennemse mapper du har lavet | Filtrer efter butik eller dato | Spørg: „kvitteringen på opvaskemaskinen“ |
| Lægge dem sammen | Nej | Nej | Ja, efter kategori og periode | Ja, ved at spørge; kvitteringerne kommer tilbage med tallet |
| Bevis på at det var ægte | Billedet | En ren PDF | En eksport, typisk betalt | Selve dokumentet, som kan eksporteres som PDF |
| Passer til | Nogle få kvitteringer om året | Folk der vil have pæne PDF'er | Firmaudgifter og refusion | Husstande der vil spørge frem for at arkivere |
| Privatliv | Apples egen behandling og iCloud, efter dine indstillinger | Varierer; mange uploader billeder til tekstgenkendelse | Kortfeeds og kvitteringer på udbyderens servere, per design | Krypteret på telefonen; en side sendes kun til Paperlocks servere for at blive læst eller besvaret, og gemmes ikke der |
| Pris | Gratis | Gratis niveau, derefter abonnement | Gratis niveau, derefter abonnement, ofte pr. bruger | Gratis niveau med 25 dokumenter og 5 spørgsmål om måneden; Plus $4.99 om måneden eller $39.99 om året |
Fotos: bedre end sit ry
Hvis du har fotograferet kvitteringer og følt dig skyldig over det, så stop med at føle dig skyldig. Fotos samler nu kvitteringer og dokumenter i en samling under Andet, og søgningen læser teksten på dem, så „Home Depot“ finder Home Depot-kvitteringerne. Det er en kvitteringsapp, gratis, allerede installeret. Vores guide til at finde kvitteringer i dine iPhone-fotos viser, hvor langt det rækker.
Her stopper det: den kan ikke lægge noget sammen, den kan ikke kende forskel på en kvittering og en menu, og kvitteringen på køleskabet ligger klemt inde mellem et skærmbillede og et foto af køleskabet. Fint til en håndfuld om året. Ikke fint, når en reklamation afhænger af at finde én ud af fire hundrede.
Scanner-apps: pæne PDF'er, ikke mere
Scanner-apps laver den pæneste kopi af en kvittering: beskåret, rettet op, høj kontrast, gemt som PDF. Hvis det, du vil have, er et rent dokument at vedhæfte en returanmodning, er det her værktøjet, og sådan scanner du kvitteringer gennemgår teknikken.
Det, de ikke gør, er at forstå kvitteringen. Totalen er et ord blandt ord; butikken er et ord blandt ord. Organisering er mapper, du navngiver og vedligeholder, og det er det trin, der bryder sammen i tredje måned. Mange uploader også hver eneste scanning til tekstgenkendelse, så læs privatlivspolitikken, før du scanner noget med et kortnummer på.
Udgiftsapps: bygget til pengene, ikke kvitteringen
Expensify, QuickBooks og deres slægtninge er kvitteringsapps med ét formål: at rapportere forbrug. De læser butik, dato og total, kategoriserer, matcher en kvittering til en korttransaktion og laver en rapport, som en anden skal godkende. Hvis du får refunderet udgifter eller driver en lille virksomhed, er det her den rigtige kategori, og intet nedenfor erstatter den.
Til en husstand er de den forkerte form. Arbejdsenheden er udgiftsrapporten; kvitteringen er en vedhæftning. Ingen arkiverer køleskabsgarantien i en udgiftsapp, og kvitteringen, du skal bruge om fem år, er sjældent den, der ligger i en rapport.
Læsende bokse: kvitteringen som et dokument, der ved, hvad det er
Det er den slags, vi laver. Paperlock læser hver kvittering, når du tilføjer den: butikken, datoen, totalen, hvad den var til. Den giver kvitteringen en titel i almindelige ord, noget i stil med „Blue Bottle Coffee-kvittering — $14.20“, arkiverer den efter butik og dato, og svarer derefter på spørgsmål på tværs af dem alle: „hvor meget brugte jeg hos Blue Bottle?“, „find kvitteringen på opvaskemaskinen“, „kvitteringer fra den café sidste efterår“. Svarene kommer med kvitteringerne vedhæftet, og hvis svaret ikke findes i boksen, siger den det.
To ting betyder noget for kvitteringer specifikt. For det første importen, der gennemgår din kamerarulle og finder de kvitteringer, der allerede er der, hvor kvitteringerne for de fleste mennesker rent faktisk befinder sig; du godkender selv, hvad der kommer med, og intet i Fotos bliver ændret. For det andet er boksen låst med Face ID, og kvitteringerne ligger lige ved siden af garantibeviset, manualen og forsikringspolicen, som er der, en kvittering gør nytte. Vores guide til at opbevare kvitteringer digitalt forklarer arkiveringslogikken; eksemplet med en kvittering på en husholdningsmaskine viser, hvilke felter på en kvittering der faktisk betyder noget senere.
De ærlige begrænsninger: der findes ingen Android- eller webversion, ingen udgiftsrapporter, ingen kategori-totaler til selvangivelsen, og ingen redigering af kvitteringen. Den besvarer spørgsmål; den fører ikke dit regnskab.
Hvilken skal du vælge
- Du gemmer nogle få kvitteringer om året til returnering. Fotos. Tag billedet den dag, du køber, og søg på butiksnavnet, når du får brug for det.
- Du vil have pæne PDF'er til at vedhæfte reklamationer og e-mails. En scanner-app, med en mappe pr. år og disciplinen til at bruge den.
- Du får refunderet udgifter, eller du driver en virksomhed. En udgiftsapp, valgt ud fra hvad din revisor eller arbejdsgiver bruger.
- Du vil spørge „hvor meget brugte jeg der“ og få kvitteringerne tilbage. En læsende boks. Vores er gratis for de første 25 dokumenter.
Ved de store køb, uanset hvilken app du bruger, så byg beviset én gang: byggeren til købsbeviser laver en kvittering om til et ét-siders bevis med garantiens slutdato, og husholdningsmaskine-kittet samler hele husstandens ét sted.
Sådan tester du en kvitteringsapp på ti minutter
- Tilføj fem kvitteringer: én krøllet, én termisk og falmet, én e-mailet PDF, én fotograferet skævt, én fra en udenlandsk butik.
- Søg på butikken for den falmede. Hvis appen læste den, dukker den op.
- Spørg om, eller filtrer efter, det samlede forbrug i én butik. Læg mærke til, om svaret viser de kvitteringer, det bygger på.
- Slå appens fotoadgang fra. Den skal blive ved med at virke med det, den allerede har.
- Eksportér en kvittering som PDF, og tjek at det er hele kvitteringen, ikke en beskæring.
En app, der består alle fem, vil stadig være nyttig om tre år, hvilket er, når kvitteringen skal bruges.