पहले साफ़ बात। Paperlock हम ही बनाते हैं, जो नीचे दी गई तालिका का आख़िरी कॉलम है। यह तुलना उन्हीं बातों पर है जिनके लिए रसीद असल में रखी जाती है, और यह यह भी बताती है कि बाकी विकल्प कहाँ बेहतर चुनाव हैं, क्योंकि बहुत से लोगों के लिए वे ही सही हैं।

रसीद ऑर्गनाइज़र किस काम का होता है

रसीदें सजाने के शौक़ के लिए कोई नहीं संभालता। रसीद चार वजहों में से किसी एक के लिए रखी जाती है, और अच्छा ऑर्गनाइज़र वही है जो हर वजह के साथ आने वाले सवाल का जवाब दे सके:

  • रिटर्न और वारंटी। “डिशवॉशर की रसीद कहाँ है?” यह जवाब रिटर्न की समय-सीमा ख़त्म होने से पहले मिलना चाहिए।
  • पैसा। “उस हार्डवेयर स्टोर पर मैंने इस साल कितना खर्च किया?” यहाँ जवाब एक संख्या है, और रसीदों को जोड़ना पड़ता है।
  • टैक्स और रीइम्बर्समेंट। “कॉन्फ़्रेंस की हर रसीद मुझे दिखाओ।” यहाँ जवाब एक बंडल है जो किसी और को सौंपा जा सके।
  • कीमत का सबूत। “सोफ़े की कीमत क्या थी?” यह सवाल बरसों बाद, बाढ़ के बाद, बीमा कंपनी वाला पूछता है, जब थर्मल पेपर पूरी तरह ख़ाली हो चुका होता है।

फ़ोटो कोई भी ऐप खींच सकता है। चार तरह के रसीद ऑर्गनाइज़र इसके बाद क्या होता है, उसी में अलग पड़ते हैं।

चार तरह के रसीद ऑर्गनाइज़र

फ़ोटो और कैमरा रोल स्कैनर ऐप खर्च ट्रैकर पढ़ने वाले वॉल्ट (Paperlock)
रसीद अंदर लाना फ़ोटो लें; कुछ भी फ़ॉरवर्ड नहीं करना ऑटो-क्रॉप वाला कैमरा; कुछ ईमेल से इम्पोर्ट करते हैं कैमरा, ईमेल फ़ॉरवर्डिंग, कार्ड फ़ीड कैमरा, फ़ाइलें, शेयर शीट, और एक इम्पोर्ट जो आपकी फ़ोटो में पहले से मौजूद रसीदें ढूँढ लेता है
ऐप क्या पढ़ता है खोज के लिए, शब्द खोज के लिए, शब्द दुकान, तारीख़, कुल राशि, श्रेणी दुकान, तारीख़, कुल राशि, यह किस चीज़ की है, और अगर हो तो एक्सपायरी
एक रसीद ढूँढना याद रहा कोई शब्द खोजें; यूटिलिटीज़ कलेक्शन में स्क्रॉल करें कोई शब्द खोजें; बनाए हुए फ़ोल्डर में देखें दुकान या तारीख़ से फ़िल्टर करें पूछें: “डिशवॉशर वाली रसीद”
जोड़ना नहीं नहीं हाँ, श्रेणी और अवधि के हिसाब से हाँ, पूछने पर; रसीदें उस राशि के साथ वापस आती हैं
असली होने का सबूत फ़ोटो एक साफ़ PDF एक्सपोर्ट, आमतौर पर पेड दस्तावेज़ ख़ुद, PDF के रूप में एक्सपोर्ट किया जा सकता है
किसके लिए ठीक साल में चंद रसीदें जिन्हें साफ़-सुथरी PDF चाहिए बिज़नेस खर्च और रीइम्बर्समेंट जो फ़ाइल करने की बजाय सीधे पूछना चाहते हैं
प्राइवेसी Apple की अपनी प्रोसेसिंग और iCloud, आपकी सेटिंग्स के हिसाब से अलग-अलग; कई टेक्स्ट पहचानने के लिए तस्वीरें अपलोड करते हैं कार्ड फ़ीड और रसीदें, डिज़ाइन के हिसाब से, प्रोवाइडर के सर्वर पर फ़ोन पर एन्क्रिप्टेड; कोई पेज Paperlock के सर्वर पर सिर्फ़ पढ़ने या जवाब देने के लिए जाता है, और वहाँ रखा नहीं जाता
कीमत मुफ़्त मुफ़्त प्लान, फिर सब्सक्रिप्शन मुफ़्त प्लान, फिर सब्सक्रिप्शन, अक्सर हर यूज़र के हिसाब से 25 दस्तावेज़ और महीने में 5 सवालों का मुफ़्त प्लान; Plus $4.99 महीना या $39.99 साल

फ़ोटोज़: जितनी बदनामी, उतना बुरा नहीं

अगर आप रसीदों की फ़ोटो खींचते आए हैं और इसके लिए थोड़ा दोषी महसूस करते हैं, तो करना बंद कीजिए। फ़ोटोज़ अब रसीदों और दस्तावेज़ों को यूटिलिटीज़ के तहत एक कलेक्शन में इकट्ठा कर देता है, और इसकी खोज उन पर लिखा टेक्स्ट पढ़ लेती है, इसलिए “Home Depot” खोजने पर Home Depot की रसीदें मिल जाती हैं। यह हुआ एक रसीद ऑर्गनाइज़र, मुफ़्त, और पहले से इंस्टॉल। हमारी गाइड iPhone की फ़ोटो में रसीदें ढूँढना दिखाती है यह कितनी दूर तक जाता है।

यह कहाँ रुक जाता है: यह कुछ भी जोड़ नहीं सकता, रसीद और मेन्यू में फ़र्क नहीं कर पाता, और फ्रिज की रसीद किसी स्क्रीनशॉट और फ्रिज की ही एक और फ़ोटो के बीच दबी रहती है। साल में कुछ रसीदों के लिए ठीक है। जब वारंटी का दावा चार सौ में से एक रसीद ढूँढ पाने पर टिका हो, तब ठीक नहीं।

स्कैनर ऐप: साफ़-सुथरी PDF, बस इतना ही

स्कैनर ऐप रसीद की सबसे अच्छी दिखने वाली कॉपी बनाते हैं: क्रॉप की हुई, सीधी, गहरे कंट्रास्ट वाली, PDF के रूप में सेव। अगर आपको रिटर्न रिक्वेस्ट के साथ लगाने के लिए एक साफ़ दस्तावेज़ चाहिए, तो यही सही टूल है, और रसीद कैसे स्कैन करें इसका तरीक़ा बताता है।

ये रसीद को समझते नहीं। कुल राशि बस बाकी शब्दों जैसा एक शब्द होती है; दुकान का नाम भी वैसे ही। इनका ऑर्गनाइज़ेशन उन फ़ोल्डर पर टिका है जो आप ख़ुद बनाते और संभालते हैं, और यही वह क़दम है जो तीसरे महीने में लड़खड़ा जाता है। कई ऐप हर स्कैन को टेक्स्ट पहचान के लिए अपलोड भी करते हैं, इसलिए कार्ड नंबर वाली किसी चीज़ को स्कैन करने से पहले प्राइवेसी पॉलिसी ज़रूर पढ़ें।

खर्च ट्रैकर: पैसे के लिए बने, रसीद के लिए नहीं

Expensify, QuickBooks और उनके जैसे ऐप एक ही काम के लिए रसीद ऑर्गनाइज़र हैं: खर्च की रिपोर्ट बनाना। ये दुकान, तारीख़ और कुल राशि पढ़ते हैं, श्रेणी में बाँटते हैं, रसीद को कार्ड ट्रांज़ैक्शन से मिलाते हैं, और एक ऐसी रिपोर्ट बनाते हैं जिसे कोई और मंज़ूर करेगा। अगर आपको खर्च के लिए रीइम्बर्समेंट मिलता है, या आप कोई छोटा बिज़नेस चलाते हैं, तो यही सही श्रेणी है और नीचे बताई कोई भी चीज़ इसकी जगह नहीं ले सकती।

किसी घर के लिए ये सही शक्ल में नहीं हैं। यहाँ काम की इकाई खर्च की रिपोर्ट होती है; रसीद बस एक अटैचमेंट। फ्रिज की वारंटी की रसीद कोई खर्च ट्रैकर में फ़ाइल नहीं करता, और पाँच साल बाद जिस रसीद की ज़रूरत पड़ती है, वह अक्सर किसी रिपोर्ट में नहीं होती।

पढ़ने वाले वॉल्ट: रसीद, एक ऐसा दस्तावेज़ जो जानता है कि वह क्या है

यही तरह हम बनाते हैं। जब आप कोई रसीद जोड़ते हैं तो Paperlock उसे पढ़ लेता है: दुकान, तारीख़, कुल राशि, यह किस चीज़ की है। यह रसीद को सीधे-सादे शब्दों में शीर्षक देता है, कुछ ऐसा “Blue Bottle Coffee receipt — $14.20”, इसे दुकान और तारीख़ के हिसाब से फ़ाइल करता है, और फिर सभी रसीदों में सवालों के जवाब देता है: “Blue Bottle पर मैंने कितना खर्च किया?”, “डिशवॉशर की रसीद ढूँढो”, “उस कैफ़े की पिछली गिरावट की रसीदें”। जवाब संबंधित रसीदों के साथ आते हैं, और अगर जवाब वॉल्ट में नहीं है, तो यह साफ़ बता देता है।

रसीदों के लिए ख़ास तौर पर दो बातें मायने रखती हैं। पहली, वह इम्पोर्ट जो आपके कैमरा रोल में देखकर पहले से मौजूद रसीदें छाँट लेता है, जो ज़्यादातर लोगों के लिए वही जगह है जहाँ रसीदें असल में होती हैं; जो अंदर आए उसे आप ख़ुद मंज़ूर करते हैं, और फ़ोटोज़ में कुछ भी नहीं बदलता। दूसरी, वॉल्ट Face ID से लॉक रहता है और रसीदें वारंटी कार्ड, मैनुअल और बीमा पॉलिसी के साथ रखी होती हैं, जो कि रसीद के काम आने की असली जगह है। हमारी गाइड रसीदें डिजिटल रूप से रखना फ़ाइल करने का तरीक़ा समझाती है; उपकरण की रसीद का उदाहरण दिखाता है कि रसीद पर कौन-से फ़ील्ड बाद में असल में काम आते हैं।

ईमानदार सीमाएँ: कोई Android या वेब वर्ज़न नहीं है, कोई खर्च रिपोर्ट नहीं, टैक्स के समय के लिए कोई श्रेणी-वार कुल राशि नहीं, और रसीद को एडिट करने का कोई तरीक़ा नहीं। यह सवालों के जवाब देता है; आपकी बहीखाता नहीं संभालता।

किसे चुनें

  • साल में रिटर्न के लिए बस कुछ रसीदें रखते हैं। फ़ोटोज़। खरीदने के दिन ही फ़ोटो खींच लें, और ज़रूरत पड़ने पर दुकान का नाम खोजें।
  • दावों और ईमेल में लगाने के लिए साफ़-सुथरी PDF चाहिए। एक स्कैनर ऐप, हर साल के लिए एक फ़ोल्डर और उसे बरतने का अनुशासन।
  • आपको रीइम्बर्समेंट मिलता है, या आप कोई बिज़नेस चलाते हैं। एक खर्च ट्रैकर, जो आपका अकाउंटेंट या नियोक्ता इस्तेमाल करता हो उसी के हिसाब से चुनें।
  • आप पूछना चाहते हैं “वहाँ मैंने कितना खर्च किया” और रसीदें वापस पाना चाहते हैं। एक पढ़ने वाला वॉल्ट। हमारा पहले 25 दस्तावेज़ों के लिए मुफ़्त है।

बड़ी खरीदारी के लिए, चाहे आप कोई भी ऐप इस्तेमाल करें, रिकॉर्ड एक बार पूरा बनाएँ: परचेज़ रिकॉर्ड बिल्डर किसी रसीद को वारंटी की आख़िरी तारीख़ वाले एक-पन्ने के रिकॉर्ड में बदल देता है, और अप्लायंस रिकॉर्ड किट पूरे घर का रिकॉर्ड एक जगह रखता है।

दस मिनट में रसीद ऑर्गनाइज़र को कैसे परखें

  1. पाँच रसीदें जोड़ें: एक मुड़ी-तुड़ी, एक थर्मल और फीकी पड़ी हुई, एक ईमेल से आई PDF, एक तिरछे कोण से खींची गई फ़ोटो, और एक किसी विदेशी दुकान की।
  2. फीकी पड़ी रसीद की दुकान खोजें। अगर ऐप ने उसे पढ़ा, तो वह दिख जाएगी।
  3. किसी एक दुकान पर हुए कुल खर्च के बारे में पूछें, या फ़िल्टर करें। ध्यान दें कि जवाब में इस्तेमाल की गई रसीदें दिखती हैं या नहीं।
  4. ऐप की फ़ोटो अनुमति बंद कर दें। इसे अपने पास मौजूद डेटा के साथ काम करते रहना चाहिए।
  5. एक रसीद को PDF के रूप में एक्सपोर्ट करें और देखें कि वह पूरी रसीद है, कोई क्रॉप की हुई तस्वीर नहीं।

जो ऐप इन पाँचों में पास हो जाए, वह तीन साल बाद भी काम आएगा, जब रसीद की असल में ज़रूरत पड़ेगी।