Prvo obavijest o interesu. Mi izrađujemo Paperlock, koji je zadnji stupac u tablici ispod. Usporedba se temelji na onome čemu račun zapravo služi, a navodi i kada su druge opcije bolji izbor, jer za mnoge ljude to i jesu.
Čemu služi organizator računa
Nitko ne organizira račune iz zadovoljstva. Račun se čuva iz jednog od četiri razloga, a dobar organizator je onaj koji odgovori na pitanje koje dolazi uz svaki od njih:
- Povrati i jamstva. „Gdje je račun za perilicu suđa?” Odgovor mora stići prije nego što istekne rok za povrat.
- Novac. „Koliko sam ove godine potrošio/potrošila u toj trgovini alatima?” Odgovor je broj, a računi se moraju zbrojiti.
- Porezi i povrat troškova. „Pokaži mi svaki račun s konferencije.” Odgovor je paket koji možete nekome predati.
- Dokaz vrijednosti. „Koliko je koštala sofa?” pita osiguravatelj nakon poplave, godinama poslije, kad je termalni papir prazan.
Fotografiju može snimiti svaka aplikacija. Četiri vrste organizatora računa razlikuju se po onome što se događa poslije.
Četiri vrste organizatora računa
| Fotografije i galerija | Skener aplikacije | Praćenje troškova | Trezori koji čitaju (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Unos računa | Snimite fotografiju; ništa se ne prosljeđuje | Kamera s automatskim izrezivanjem; neke uvoze iz e-pošte | Kamera, prosljeđivanje e-pošte, podaci s kartica | Kamera, Datoteke, izbornik dijeljenja i uvoz koji pronalazi račune već pohranjene u Vašim fotografijama |
| Što aplikacija pročita | Riječi, radi pretrage | Riječi, radi pretrage | Trgovac, datum, ukupan iznos, kategorija | Trgovac, datum, ukupan iznos, čemu je služilo, rok trajanja ako postoji |
| Pronalazak jednog računa | Pretražite riječ koje se sjećate; skrolate zbirku Uslužni programi | Pretražite riječ; pregledavate mape koje ste sami napravili | Filtrirajte po trgovcu ili datumu | Pitajte: „račun za perilicu suđa” |
| Zbrajanje | Ne | Ne | Da, po kategoriji i razdoblju | Da, kroz pitanje; računi se vraćaju uz iznos |
| Dokaz da je stvarno | Fotografija | Čist PDF | Izvoz, obično plaćen | Sam dokument, izvoziv kao PDF |
| Pogodno za | Nekoliko računa godišnje | Ljude koji žele uredne PDF-ove | Poslovnu potrošnju i povrat troškova | Kućanstva koja žele pitati umjesto arhivirati |
| Privatnost | Appleova vlastita obrada i iCloud, prema Vašim postavkama | Ovisi; mnoge učitavaju slike radi prepoznavanja teksta | Podaci s kartica i računi na poslužiteljima davatelja usluge, po dizajnu | Šifrirano na telefonu; stranica se šalje na Paperlockove poslužitelje samo radi čitanja ili odgovora na pitanje, i ne zadržava se ondje |
| Cijena | Besplatno | Besplatni plan, zatim pretplata | Besplatni plan, zatim pretplata, često po korisniku | Besplatni plan od 25 dokumenata i 5 pitanja mjesečno; Plus $4.99 mjesečno ili $39.99 godišnje |
Fotografije: bolje nego što im je reputacija
Ako ste fotografirali račune i osjećali se krivima zbog toga, prestanite se osjećati krivima. Fotografije sada skupljaju račune i dokumente u zbirku unutar Uslužnih programa, a njezina pretraga čita tekst na njima, pa „Home Depot” pronalazi Home Depot račune. To je organizator računa, besplatan, već instaliran. Naš vodič o pronalaženju računa u fotografijama na iPhoneu pokazuje dokle to seže.
Gdje staje: ne može ništa zbrojiti, ne razlikuje račun od jelovnika, a račun za hladnjak nalazi se između snimke zaslona i fotografije samog hladnjaka. U redu za šačicu računa godišnje. Ne u redu kad zahtjev za jamstvo ovisi o pronalasku jednog od četiristo.
Skener aplikacije: uredni PDF-ovi, ništa više
Skener aplikacije prave najuredniju kopiju računa: izrezanu, poravnatu, visokog kontrasta, spremljenu kao PDF. Ako želite čist dokument koji ćete priložiti zahtjevu za povrat, to je pravi alat, a kako skenirati račune opisuje tehniku.
Ono što ne rade jest da razumiju račun. Ukupan iznos samo je jedna riječ među riječima; trgovac je samo jedna riječ među riječima. Organizacija su mape koje sami imenujete i održavate, a to je korak koji zakaže u trećem mjesecu. Mnoge također učitavaju svaki sken radi prepoznavanja teksta, pa pročitajte pravila o privatnosti prije skeniranja bilo čega s brojem kartice na sebi.
Praćenje troškova: napravljeno za novac, ne za račun
Expensify, QuickBooks i slične aplikacije organizatori su računa za jednu svrhu: izvještavanje o potrošnji. Čitaju trgovca, datum i ukupan iznos, kategoriziraju, uspoređuju račun s transakcijom na kartici i proizvode izvještaj koji će netko drugi odobriti. Ako Vam se troškovi refundiraju ili vodite mali posao, to je prava kategorija i ništa u nastavku to ne zamjenjuje.
Za kućanstvo su pogrešnog oblika. Jedinica rada je izvještaj o troškovima; račun je privitak. Nitko ne arhivira jamstvo za hladnjak u aplikaciji za praćenje troškova, a račun koji Vam treba za pet godina obično nije onaj iz izvještaja.
Trezori koji čitaju: račun kao dokument koji zna što je
Ovo je vrsta koju mi izrađujemo. Paperlock pročita svaki račun kad ga dodate: trgovinu, datum, ukupan iznos, čemu je služio. Naslovi račun jednostavnim riječima, nešto poput „Račun Blue Bottle Coffee — 14,20 USD”, arhivira ga po trgovini i datumu, a zatim odgovara na pitanja kroz sve njih: „koliko sam potrošio/potrošila u Blue Bottleu?”, „pronađi račun za perilicu suđa”, „računi iz tog kafića prošle jeseni”. Odgovori dolaze uz priložene račune, a ako odgovora nema u trezoru, to i kaže.
Dvije su stvari posebno važne za račune. Prvo, uvoz koji pregledava Vašu galeriju i izdvaja račune koji su već ondje, što je za većinu ljudi mjesto gdje se računi i nalaze; Vi odobravate što se uvozi, a ništa se u Fotografijama ne mijenja. Drugo, trezor je zaključan pomoću Face ID-a, a računi stoje uz jamstveni list, priručnik i policu osiguranja, što je mjesto gdje je račun koristan. Naš vodič o digitalnoj pohrani računa objašnjava logiku arhiviranja; primjer računa za kućanski aparat pokazuje koja polja na računu doista kasnije imaju značaj.
Iskreni nedostaci: ne postoji verzija za Android ili web, nema izvještaja o troškovima, nema zbroja po kategorijama za poreznu sezonu i nema uređivanja računa. Odgovara na pitanja; ne vodi Vam knjigovodstvo.
Koju odabrati
- Čuvate nekoliko računa godišnje radi povrata. Fotografije. Snimite fotografiju istog dana kad kupujete, a naziv trgovine pretražite kad Vam zatreba.
- Želite čiste PDF-ove koje ćete priložiti zahtjevima i e-porukama. Skener aplikacija, s mapom po godini i disciplinom da je koristite.
- Troškovi Vam se refundiraju ili vodite posao. Aplikacija za praćenje troškova, odabrana prema onome što koristi Vaš računovođa ili poslodavac.
- Želite pitati „koliko sam ondje potrošio/potrošila” i dobiti račune natrag. Trezor koji čita. Naš je besplatan za prvih 25 dokumenata.
Za veće kupnje, koju god aplikaciju koristili, jednom izgradite zapis: alat za izradu zapisa o kupnji pretvara račun u jednostraničan zapis s datumom isteka jamstva, a komplet zapisa za kućanske aparate drži sve zapise cijelog kućanstva na jednom mjestu.
Kako testirati organizator računa za deset minuta
- Dodajte pet računa: jedan zgužvan, jedan termalni i izblijedjeli, jedan poslan e-poštom kao PDF, jedan fotografiran pod kutom, jedan iz strane trgovine.
- Pretražite naziv trgovine s izblijedjelog računa. Ako ga je aplikacija pročitala, pojavit će se.
- Pitajte, ili filtrirajte, ukupnu potrošnju u jednoj trgovini. Provjerite pokazuje li odgovor i račune koje je koristio.
- Isključite aplikaciji dopuštenje za fotografije. Trebala bi nastaviti raditi s onim što već ima.
- Izvezite jedan račun kao PDF i provjerite je li to cijeli račun, a ne izrezak.
Aplikacija koja prođe svih pet testova bit će korisna i za tri godine, a tada će Vam račun i zatrebati.