ขอเปิดเผยก่อน เราคือผู้สร้าง Paperlock ซึ่งอยู่ในคอลัมน์สุดท้ายของตารางด้านล่าง การเปรียบเทียบนี้เน้นที่สิ่งที่ใบเสร็จมีไว้เพื่ออะไรจริงๆ และบอกตรงๆ ว่าตัวเลือกอื่นดีกว่าเมื่อไหร่ เพราะสำหรับคนจำนวนมาก มันก็เป็นแบบนั้นจริงๆ

ใบเสร็จถูกจัดเก็บไปเพื่ออะไร

ไม่มีใครจัดเก็บใบเสร็จเพราะความสนุก ใบเสร็จถูกเก็บไว้ด้วยเหตุผลหนึ่งในสี่ข้อ และแอปจัดเก็บที่ดีคือแอปที่ตอบคำถามซึ่งมาพร้อมกับแต่ละเหตุผลนั้นได้:

  • การคืนสินค้าและการรับประกัน “ใบเสร็จของเครื่องล้างจานอยู่ที่ไหน” คำตอบต้องมาให้ทันก่อนหมดเวลาที่คืนสินค้าได้
  • เรื่องเงิน “ปีนี้ฉันจ่ายไปเท่าไหร่ที่ร้านอุปกรณ์ก่อสร้างนั้น” คำตอบคือตัวเลข และต้องนำใบเสร็จมารวมกัน
  • ภาษีและการเบิกคืน “ขอดูใบเสร็จทุกใบจากงานประชุมนั้น” คำตอบคือชุดเอกสารที่คุณส่งต่อให้ใครสักคนได้
  • หลักฐานมูลค่า “โซฟาตัวนี้ราคาเท่าไหร่” คำถามจากบริษัทประกันหลังเกิดน้ำท่วม หลายปีให้หลัง ตอนที่กระดาษความร้อนจางจนว่างเปล่าไปแล้ว

แอปไหนก็ถ่ายรูปได้ทั้งนั้น สิ่งที่ต่างกันระหว่างแอปจัดเก็บใบเสร็จทั้งสี่แบบคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น

แอปจัดเก็บใบเสร็จสี่แบบ

รูปภาพและคลังภาพ แอปสแกน แอปบันทึกค่าใช้จ่าย แอปที่อ่านและจดจำ (Paperlock)
การนำใบเสร็จเข้าแอป ถ่ายรูป ไม่ต้องส่งต่ออะไร กล้องพร้อมครอปอัตโนมัติ บางแอปนำเข้าจากอีเมลได้ กล้อง การส่งต่ออีเมล ข้อมูลจากบัตร กล้อง ไฟล์ ชีตแชร์ และการนำเข้าที่ค้นหาใบเสร็จซึ่งมีอยู่แล้วในรูปภาพของคุณ
สิ่งที่แอปอ่าน ตัวหนังสือ เพื่อใช้ค้นหา ตัวหนังสือ เพื่อใช้ค้นหา ชื่อร้าน วันที่ ยอดรวม หมวดหมู่ ชื่อร้าน วันที่ ยอดรวม ซื้อไปเพื่ออะไร วันหมดอายุถ้ามี
ค้นหาใบเสร็จใบหนึ่ง ค้นหาคำที่จำได้ เลื่อนดูชุดภาพใน ยูทิลิตี้ ค้นหาคำ เปิดดูโฟลเดอร์ที่คุณสร้างไว้ กรองตามชื่อร้านหรือวันที่ ถามว่า “ใบเสร็จของเครื่องล้างจาน”
รวมยอด ไม่ได้ ไม่ได้ ได้ ตามหมวดหมู่และช่วงเวลา ได้ แค่ถาม แล้วใบเสร็จจะแสดงมาพร้อมตัวเลข
หลักฐานว่าเป็นของจริง ตัวรูปภาพ ไฟล์ PDF ที่คมชัด ไฟล์ที่ส่งออกมา มักต้องเสียเงิน ตัวเอกสารเอง ส่งออกเป็น PDF ได้
เหมาะกับ คนที่มีใบเสร็จไม่กี่ใบต่อปี คนที่อยากได้ PDF ที่เป็นระเบียบ ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและการเบิกคืน ครัวเรือนที่อยากถามมากกว่าจะจัดเก็บเอง
ความเป็นส่วนตัว ประมวลผลโดย Apple เองและ iCloud ตามการตั้งค่าของคุณ แตกต่างกันไป หลายแอปอัปโหลดภาพเพื่ออ่านตัวหนังสือ ข้อมูลบัตรและใบเสร็จอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ ตามการออกแบบ เข้ารหัสไว้ในเครื่อง หน้าเอกสารจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Paperlock เฉพาะตอนอ่านหรือตอบคำถาม และจะไม่ถูกเก็บไว้ที่นั่น
ราคา ฟรี แผนฟรี แล้วจึงสมัครสมาชิก แผนฟรี แล้วจึงสมัครสมาชิก มักคิดราคาต่อผู้ใช้ แผนฟรี 25 เอกสารและ 5 คำถามต่อเดือน ส่วน Plus ราคา $4.99 ต่อเดือน หรือ $39.99 ต่อปี

รูปภาพ: ดีกว่าที่คิด

ถ้าคุณถ่ายรูปใบเสร็จเก็บไว้แล้วรู้สึกผิดที่ไม่ได้จัดระเบียบมัน เลิกรู้สึกผิดได้เลย ตอนนี้ รูปภาพ รวบรวมใบเสร็จและเอกสารไว้เป็นชุดภายใต้ ยูทิลิตี้ แล้ว และการค้นหาของมันก็อ่านตัวหนังสือบนใบเสร็จได้ ดังนั้นพิมพ์ “Home Depot” ก็จะเจอใบเสร็จจากร้าน Home Depot นั่นคือแอปจัดเก็บใบเสร็จ ฟรี และติดตั้งมาให้อยู่แล้ว คู่มือของเราเรื่องการค้นหาใบเสร็จในรูปภาพของ iPhone แสดงให้เห็นว่ามันทำได้ไกลแค่ไหน

ข้อจำกัดของมัน: รวมยอดอะไรไม่ได้เลย แยกใบเสร็จออกจากเมนูอาหารไม่ออก และใบเสร็จของตู้เย็นก็ไปอยู่ปนกับภาพหน้าจอและรูปถ่ายตู้เย็นเอง เหมาะถ้ามีแค่ไม่กี่ใบต่อปี แต่ไม่เหมาะเมื่อการเคลมประกันขึ้นอยู่กับการหาใบเสร็จหนึ่งใบจากสี่ร้อยใบ

แอปสแกน: PDF ที่เป็นระเบียบ แค่นั้นเอง

แอปสแกนทำสำเนาใบเสร็จที่ดูดีที่สุด: ครอปขอบ จัดให้ตรง เพิ่มความคมชัด แล้วบันทึกเป็น PDF ถ้าสิ่งที่คุณต้องการคือเอกสารที่คมชัดไว้แนบกับคำขอคืนสินค้า นี่คือเครื่องมือที่ใช่ และวิธีสแกนใบเสร็จ อธิบายเทคนิคไว้

สิ่งที่แอปพวกนี้ไม่ทำคือการเข้าใจใบเสร็จ ยอดรวมก็เป็นแค่คำหนึ่งท่ามกลางคำอื่นๆ ชื่อร้านก็เช่นกัน การจัดระเบียบคือโฟลเดอร์ที่คุณต้องตั้งชื่อและดูแลเอง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่มักล้มเหลวภายในเดือนที่สาม หลายแอปยังอัปโหลดภาพสแกนทุกใบเพื่ออ่านตัวหนังสือ ดังนั้นควรอ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวก่อนสแกนสิ่งที่มีเลขบัตรอยู่บนนั้น

แอปบันทึกค่าใช้จ่าย: สร้างมาเพื่อเงิน ไม่ใช่เพื่อใบเสร็จ

Expensify, QuickBooks และแอปในตระกูลเดียวกันเป็นแอปจัดเก็บใบเสร็จที่มีเป้าหมายเดียว: รายงานค่าใช้จ่าย มันอ่านชื่อร้าน วันที่ และยอดรวม จัดหมวดหมู่ จับคู่ใบเสร็จกับรายการในบัตร แล้วสร้างรายงานให้คนอื่นอนุมัติ ถ้าคุณได้รับการเบิกคืนค่าใช้จ่าย หรือทำธุรกิจเล็กๆ นี่คือหมวดที่ใช่ และไม่มีอะไรด้านล่างมาแทนที่มันได้

แต่สำหรับครัวเรือนแล้วมันไม่ใช่รูปแบบที่ใช่ หน่วยของงานคือรายงานค่าใช้จ่าย ส่วนใบเสร็จเป็นแค่ไฟล์แนบ ไม่มีใครเก็บใบรับประกันตู้เย็นไว้ในแอปบันทึกค่าใช้จ่าย และใบเสร็จที่คุณต้องใช้ในอีกห้าปีข้างหน้าก็มักไม่ใช่ใบที่อยู่ในรายงานนั้น

แอปที่อ่านและจดจำ: ใบเสร็จที่รู้ตัวเองว่าคืออะไร

นี่คือประเภทที่เราสร้าง Paperlock อ่านใบเสร็จแต่ละใบตอนที่คุณเพิ่มเข้ามา: ชื่อร้าน วันที่ ยอดรวม และซื้อไปเพื่ออะไร มันตั้งชื่อใบเสร็จด้วยคำง่ายๆ เช่น “ใบเสร็จ Blue Bottle Coffee — $14.20” จัดเก็บตามร้านและวันที่ แล้วตอบคำถามที่รวมใบเสร็จทั้งหมดเข้าด้วยกันได้ เช่น “ฉันจ่ายไปเท่าไหร่ที่ Blue Bottle”, “หาใบเสร็จของเครื่องล้างจาน”, “ใบเสร็จจากคาเฟ่นั้นเมื่อฤดูใบไม้ร่วงที่แล้ว” คำตอบจะมาพร้อมใบเสร็จที่เกี่ยวข้องแนบมาด้วย และถ้าไม่มีคำตอบอยู่ในวอลต์ มันก็จะบอกตรงๆ

มีสองเรื่องที่สำคัญเป็นพิเศษสำหรับใบเสร็จ อย่างแรกคือการนำเข้าที่ค้นดูในคลังภาพของคุณแล้วเลือกใบเสร็จที่มีอยู่แล้วในนั้น ซึ่งสำหรับคนส่วนใหญ่แล้วนั่นคือที่ที่ใบเสร็จอยู่จริงๆ คุณเป็นคนอนุมัติว่าจะนำอะไรเข้ามา และไม่มีอะไรใน รูปภาพ ถูกเปลี่ยนแปลง อย่างที่สองคือวอลต์ถูกล็อกด้วย Face ID และใบเสร็จอยู่ข้างๆ บัตรรับประกัน คู่มือการใช้งาน และกรมธรรม์ประกันภัย ซึ่งเป็นที่ที่ใบเสร็จมีประโยชน์จริงๆ คู่มือของเราเรื่องการเก็บใบเสร็จแบบดิจิทัล อธิบายตรรกะการจัดเก็บนี้ ส่วนตัวอย่างใบเสร็จเครื่องใช้ไฟฟ้า แสดงให้เห็นว่าข้อมูลไหนบนใบเสร็จที่จะสำคัญในภายหลังจริงๆ

ข้อจำกัดที่ต้องพูดตรงๆ: ไม่มีเวอร์ชัน Android หรือเว็บ ไม่มีรายงานค่าใช้จ่าย ไม่มียอดรวมตามหมวดหมู่สำหรับช่วงยื่นภาษี และแก้ไขใบเสร็จไม่ได้ มันตอบคำถามให้คุณ แต่ไม่ได้ทำบัญชีแทนคุณ

ควรเลือกอันไหน

  • คุณมีใบเสร็จไม่กี่ใบต่อปีสำหรับการคืนสินค้า ใช้ รูปภาพ ถ่ายรูปในวันที่ซื้อ แล้วค้นหาชื่อร้านเมื่อต้องใช้
  • คุณอยากได้ PDF ที่คมชัดไว้แนบกับการเคลมและอีเมล ใช้แอปสแกน พร้อมโฟลเดอร์แยกตามปี และวินัยในการใช้มันอย่างสม่ำเสมอ
  • คุณได้รับการเบิกคืนค่าใช้จ่าย หรือทำธุรกิจ ใช้แอปบันทึกค่าใช้จ่าย เลือกตามที่นักบัญชีหรือนายจ้างของคุณใช้
  • คุณอยากถามว่า “ที่นั่นฉันจ่ายไปเท่าไหร่” แล้วได้ใบเสร็จกลับมาด้วย ใช้แอปที่อ่านและจดจำ ของเราให้ใช้ฟรีสำหรับ 25 เอกสารแรก

สำหรับของชิ้นใหญ่ ไม่ว่าคุณจะใช้แอปไหน ให้สร้างบันทึกไว้สักครั้ง เครื่องมือสร้างบันทึกการซื้อ แปลงใบเสร็จให้กลายเป็นบันทึกหน้าเดียวพร้อมวันหมดประกัน และชุดบันทึกเครื่องใช้ไฟฟ้าในบ้าน เก็บบันทึกของทั้งบ้านไว้ในที่เดียว

วิธีทดสอบแอปจัดเก็บใบเสร็จภายในสิบนาที

  1. เพิ่มใบเสร็จห้าใบ: ใบหนึ่งยับๆ ใบหนึ่งเป็นกระดาษความร้อนที่จางแล้ว ใบหนึ่งเป็น PDF ที่ส่งมาทางอีเมล ใบหนึ่งถ่ายเอียงมุม และใบหนึ่งจากร้านในต่างประเทศ
  2. ค้นหาชื่อร้านของใบที่จางแล้ว ถ้าแอปอ่านมันได้ ใบเสร็จก็จะปรากฏขึ้นมา
  3. ถามหรือกรองหายอดรวมที่จ่ายที่ร้านใดร้านหนึ่ง สังเกตว่าคำตอบแสดงใบเสร็จที่ใช้คำนวณด้วยหรือไม่
  4. ปิดสิทธิ์การเข้าถึงรูปภาพของแอป มันควรยังทำงานต่อได้กับข้อมูลที่มีอยู่แล้ว
  5. ส่งออกใบเสร็จหนึ่งใบเป็น PDF แล้วตรวจสอบว่าเป็นใบเสร็จทั้งใบ ไม่ใช่ภาพที่ถูกตัดขอบ

แอปที่ผ่านทั้งห้าข้อนี้จะยังมีประโยชน์แม้ในอีกสามปีข้างหน้า ซึ่งเป็นตอนที่คุณต้องใช้ใบเสร็จจริงๆ