Előbb a nyilvánosságra hozatal. Mi készítjük a Paperlockot, amely a lenti táblázat utolsó oszlopa. Az összehasonlítás azon alapul, mire is való valójában egy nyugta, és megmondja, hol a jobb választás a másik lehetőség — mert sok embernek az.
Mire is való egy nyugtaszervező
Nyugtákat senki sem az öröm kedvéért rendszerez. Egy nyugtát négy okból tartunk meg, és egy jó szervező az, amelyik megválaszolja az adott okhoz tartozó kérdést:
- Visszaküldés és garancia. „Hol a mosogatógép nyugtája?” A válasznak meg kell érkeznie, mielőtt lejár a visszaküldési határidő.
- Pénz. „Mennyit költöttem idén abban a barkácsboltban?” A válasz egy szám, és a nyugtákat össze kell adni hozzá.
- Adó és költségtérítés. „Mutasson minden nyugtát a konferenciáról.” A válasz egy csomag, amit átadhat valakinek.
- Az érték bizonyítéka. „Mennyibe került a kanapé?” — kérdezi a biztosító egy árvíz után, évekkel később, amikor a hőpapír már üres.
Fényképet bármelyik alkalmazás tud készíteni. A nyugtaszervezők négy fajtája abban különbözik, hogy mi történik utána.
A nyugtaszervezők négy fajtája
| Fotók és a kameratekercs | Szkennerappok | Kiadáskövetők | Olvasó trezorok (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| A nyugták bevitele | Fénykép készítése; semmit sem továbbít | Kamera automata vágással; néhány e-mailből is importál | Kamera, e-mail-továbbítás, kártyaadatok | Kamera, Fájlok, a megosztási menü, és egy importálás, amely megtalálja a már meglévő fotók közti nyugtákat |
| Mit olvas ki az alkalmazás | A szöveget, kereséshez | A szöveget, kereséshez | Kereskedő, dátum, összeg, kategória | Kereskedő, dátum, összeg, mire szólt, lejárat, ha van |
| Egy nyugta megtalálása | Egy szó keresése, amire emlékszik; görgetés a Segédprogramok gyűjteményben | Egy szó keresése; böngészés az Ön által létrehozott mappákban | Szűrés kereskedő vagy dátum szerint | Kérdés feltevése: „a mosogatógép nyugtája” |
| Összeadás | Nem | Nem | Igen, kategória és időszak szerint | Igen, kérdéssel; a nyugták a számmal együtt jönnek vissza |
| Bizonyíték, hogy valós volt | A fénykép | Egy tiszta PDF | Egy exportálás, általában fizetősen | Maga a dokumentum, PDF-ként exportálható |
| Kinek való | Néhány nyugtának évente | Akik rendezett PDF-eket szeretnének | Céges kiadásokhoz és költségtérítéshez | Háztartásoknak, akik inkább kérdeznének, mint iratrendeznének |
| Adatvédelem | Az Apple saját feldolgozása és az iCloud, a beállításai szerint | Változó; sok feltölti a képeket szövegfelismeréshez | Kártyaadatok és nyugták a szolgáltató szerverein, eleve így tervezve | Titkosítva a telefonon; egy oldal csak olvasás vagy válaszadás céljából kerül a Paperlock szervereire, és nem marad ott |
| Ár | Ingyenes | Ingyenes csomag, majd előfizetés | Ingyenes csomag, majd előfizetés, gyakran felhasználónként | Ingyenes csomag 25 dokumentummal és havi 5 kérdéssel; Plus havi $4.99 vagy évi $39.99 |
A Fotók: jobb, mint a híre
Ha eddig nyugtákat fényképezett, és rossz érzése volt emiatt, hagyja abba. A Fotók mostanra egy gyűjteménybe rendezi a nyugtákat és dokumentumokat a Segédprogramok alatt, a keresője pedig kiolvassa a rajtuk lévő szöveget, így a „Home Depot” megtalálja a Home Depot nyugtáit. Ez egy nyugtaszervező, ingyenes, és már telepítve is van. Az iPhone fotóiban lévő nyugták megtalálásáról szóló útmutatónk bemutatja, meddig jut el ezzel.
Ahol megáll: semmit sem tud összeadni, nem tud különbséget tenni egy nyugta és egy étlap között, és a hűtő nyugtája egy képernyőkép és a hűtőről készült fénykép között lapul. Néhány nyugtának évente ez tökéletesen megfelel. Nem felel meg, amikor egy garanciaigény négyszáz közül egynek a megtalálásán múlik.
Szkennerappok: rendezett PDF-ek, semmi több
A szkennerappok készítik a legszebb másolatot egy nyugtáról: vágott, kiegyenesített, magas kontrasztú, PDF-ként mentve. Ha egy tiszta dokumentumra van szüksége egy visszaküldési kérelemhez, ez a megfelelő eszköz, és a nyugták szkennelése útmutató bemutatja a technikát.
Amit nem csinálnak meg, az a nyugta megértése. Az összeg csak egy szó a szavak között; a kereskedő csak egy szó a szavak között. A rendszerezés az Ön által elnevezett és karbantartott mappákon múlik, ami pontosan az a lépés, amely a harmadik hónapban elakad. Sokuk emellett minden szkennelt képet feltölt szövegfelismeréshez, ezért érdemes elolvasni az adatvédelmi szabályzatot, mielőtt bármit szkennelne, amin bankkártyaszám van.
Kiadáskövetők: a pénzre épülnek, nem a nyugtára
Az Expensify, a QuickBooks és rokonaik egyetlen célra szolgáló nyugtaszervezők: a kiadások jelentésére. Kiolvassák a kereskedőt, a dátumot és az összeget, kategorizálnak, összepárosítanak egy nyugtát egy kártyás tranzakcióval, és készítenek egy jelentést, amit valaki más jóváhagy. Ha költségtérítést kap, vagy kisvállalkozást vezet, ez a megfelelő kategória, és semmi lentebb nem helyettesíti.
Egy háztartás számára rossz a formájuk. A munka egysége a költségjelentés; a nyugta csak egy melléklet. Senki sem archiválja a hűtő garanciáját egy kiadáskövetőben, és az a nyugta, amire öt év múlva szüksége lesz, általában nem az, amelyik egy jelentésben szerepel.
Olvasó trezorok: a nyugta mint dokumentum, amely tudja, mi ő
Ez az a fajta, amit mi készítünk. A Paperlock minden nyugtát kiolvas, amikor hozzáadja: a boltot, a dátumot, az összeget, hogy mire is szólt. A nyugtát egyszerű szavakkal címezi meg, valami olyasmivel, mint „Blue Bottle Coffee nyugta — 14,20 dollár”, bolt és dátum szerint archiválja, majd válaszol kérdésekre az összes nyugtán átívelően: „mennyit költöttem a Blue Bottle-nél?”, „keresd meg a mosogatógép nyugtáját”, „nyugták abból a kávézóból tavaly ősszel”. A válaszok a hozzájuk tartozó nyugtákkal érkeznek, és ha a válasz nincs a trezorban, azt is megmondja.
Nyugtáknál konkrétan két dolog számít. Először az importálás, amely átnézi a kameratekercset, és kiválogatja a már ott lévő nyugtákat — a legtöbb embernél ott vannak a nyugták; Ön hagyja jóvá, ami bekerül, és a Fotókban semmi sem változik. Másodszor a trezor Face ID-vel van zárolva, és a nyugták a garanciakártya, a kézikönyv és a biztosítási kötvény mellett kapnak helyet, ami pont ott hasznos egy nyugta. A nyugták digitális tárolásáról szóló útmutatónk elmagyarázza az archiválás logikáját; a háztartási gép nyugtájának példája megmutatja, mely mezők számítanak igazán később egy nyugtán.
Az őszinte korlátok: nincs Android- vagy webes verzió, nincs költségjelentés, nincs kategória szerinti összesítés adózáshoz, és a nyugtát nem lehet szerkeszteni. Kérdésekre válaszol; a könyvelést nem végzi el Ön helyett.
Melyiket válassza
- Évente csak néhány nyugtát tart meg visszaküldéshez. A Fotókat. Készítse el a képet a vásárlás napján, és keressen rá a bolt nevére, amikor szüksége van rá.
- Tiszta PDF-eket szeretne igényekhez és e-mailekhez csatolni. Egy szkennerappot, évenkénti mappával és azzal a fegyelemmel, hogy valóban használja is.
- Költségtérítést kap, vagy vállalkozást vezet. Egy kiadáskövetőt, azt, amelyiket a könyvelője vagy munkáltatója használ.
- Meg akarja kérdezni, „mennyit költöttem ott”, és vissza akarja kapni a nyugtákat. Egy olvasó trezort. A miénk ingyenes az első 25 dokumentumig.
Nagyobb vásárlásoknál, bármelyik alkalmazást is használja, építse fel a nyilvántartást egyszer: a vásárlási nyilvántartás építő egy nyugtából egyoldalas nyilvántartást készít a garancia lejárati dátumával, a háztartási gép nyilvántartási készlet pedig egy helyen tartja az egész háztartás nyilvántartását.
Hogyan teszteljen le egy nyugtaszervezőt tíz perc alatt
- Adjon hozzá öt nyugtát: egy gyűröttet, egy elhalványult hőpapírt, egy e-mailben kapott PDF-et, egy ferdén lefotózottat, és egy külföldi bolttól valót.
- Keressen rá az elhalványult nyugta boltjára. Ha az alkalmazás kiolvasta, megjelenik.
- Kérdezzen rá, vagy szűrjön az egy boltban elköltött összegre. Figyelje meg, hogy a válasz megmutatja-e a felhasznált nyugtákat.
- Kapcsolja ki az alkalmazás fotó-hozzáférését. A meglévő adatokkal tovább kell működnie.
- Exportáljon egy nyugtát PDF-ként, és ellenőrizze, hogy a teljes nyugta szerepel-e rajta, nem csak egy kivágás.
Az az alkalmazás, amelyik mind az öt teszten átmegy, három év múlva is hasznos lesz — épp akkor, amikor a nyugtára szükség van.