Åpenhet først. Vi lager Paperlock, som er den siste kolonnen i tabellen under. Sammenligningen er på det en kvittering faktisk er til for, og den sier fra når de andre alternativene er det beste valget, for det er de for mange.
Hva en kvitteringsapp er til for
Ingen organiserer kvitteringer for fornøyelsens skyld. En kvittering beholdes av en av fire grunner, og en god app er den som svarer på spørsmålet som hører til hver grunn:
- Retur og garanti. «Hvor er kvitteringen for oppvaskmaskinen?» Svaret må komme før returfristen løper ut.
- Penger. «Hvor mye brukte jeg egentlig hos den jernvarehandelen i år?» Svaret er et tall, og kvitteringene må legges sammen.
- Skatt og refusjon. «Vis meg alle kvitteringene fra konferansen.» Svaret er en samling du kan gi videre til noen.
- Verdibevis. «Hva kostet sofaen?» spurt av et forsikringsselskap etter en vannskade, år senere, når termopapiret er blankt.
Enhver app kan ta bildet. De fire typene kvitteringsapp skiller seg i hva som skjer etterpå.
De fire typene kvitteringsapp
| Bilder og kamerarullen | Skanner-apper | Utgiftssporere | Lesende hvelv (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Å få kvitteringer inn | Ta et bilde, videresend ingenting | Kamera med automatisk beskjæring; noen importerer fra e-post | Kamera, e-postvideresending, kortstrømmer | Kamera, Filer, delingsmenyen, og en import som finner kvitteringer som allerede ligger i bildene dine |
| Hva appen leser | Ordene, for søk | Ordene, for søk | Butikk, dato, totalbeløp, kategori | Butikk, dato, totalbeløp, hva det gjaldt, utløpsdato hvis noen |
| Å finne én kvittering | Søk på et ord du husker; bla i samlingen under Verktøy | Søk på et ord; bla i mapper du selv har laget | Filtrer på butikk eller dato | Spør: «kvitteringen for oppvaskmaskinen» |
| Å legge dem sammen | Nei | Nei | Ja, per kategori og periode | Ja, ved å spørre; kvitteringene kommer tilbake sammen med tallet |
| Bevis på at det var ekte | Bildet | En ren PDF | En eksport, som regel betalt | Selve dokumentet, kan eksporteres som PDF |
| Passer for | Noen få kvitteringer i året | Folk som vil ha ryddige PDF-er | Bedriftsutgifter og refusjon | Husholdninger som heller vil spørre enn arkivere |
| Personvern | Apples egen behandling og iCloud, ut fra dine innstillinger | Varierer; mange laster opp bilder for tekstgjenkjenning | Kortstrømmer og kvitteringer på leverandørens servere, av design | Kryptert på telefonen; en side sendes til Paperlocks servere bare for å bli lest eller besvart, og beholdes ikke der |
| Pris | Gratis | Gratisnivå, deretter abonnement | Gratisnivå, deretter abonnement, ofte per bruker | Gratisnivå med 25 dokumenter og 5 spørsmål i måneden; Plus $4.99 i måneden eller $39.99 i året |
Bilder: bedre enn sitt rykte
Har du fotografert kvitteringer og følt deg skyldig for det, kan du slutte å føle deg skyldig. Bilder samler nå kvitteringer og dokumenter i en egen samling under Verktøy, og søket leser teksten på dem, så «Elkjøp» finner kvitteringene fra Elkjøp. Det er en kvitteringsapp, gratis, allerede installert. Vår guide til å finne kvitteringer i bildene på iPhone viser hvor langt den strekker til.
Der den stopper: den kan ikke legge sammen noe som helst, den kan ikke skille en kvittering fra en meny, og kvitteringen for kjøleskapet ligger klemt mellom et skjermbilde og et bilde av kjøleskapet. Greit nok for en håndfull i året. Ikke greit når en garantisak avhenger av å finne én av fire hundre.
Skanner-apper: ryddige PDF-er, ikke noe mer
Skanner-apper lager den peneste kopien av en kvittering: beskåret, rettet opp, høy kontrast, lagret som PDF. Er det en ren fil du vil legge ved en returforespørsel, er dette verktøyet, og hvordan skanne kvitteringer går gjennom teknikken.
Det de ikke gjør, er å forstå kvitteringen. Totalbeløpet er ett ord blant andre ord; butikken er ett ord blant andre ord. Organisering er mapper du selv navngir og vedlikeholder, og det er nettopp det steget som svikter i måned tre. Mange laster også opp hver eneste skanning for tekstgjenkjenning, så les personvernerklæringen før du skanner noe med et kortnummer på.
Utgiftssporere: bygget for pengene, ikke kvitteringen
Expensify, QuickBooks og slekten deres er kvitteringsapper med ett formål: rapportere utgifter. De leser butikk, dato og totalbeløp, kategoriserer, matcher en kvittering mot en korttransaksjon og lager en rapport noen andre skal godkjenne. Får du refundert utgifter eller driver du et lite firma, er dette riktig kategori, og ingenting under erstatter den.
For en husholdning er formen feil. Arbeidsenheten er utgiftsrapporten; kvitteringen er et vedlegg. Ingen arkiverer kjøleskapsgarantien i en utgiftssporer, og kvitteringen du trenger om fem år er som regel ikke den som ligger i en rapport.
Lesende hvelv: kvitteringen som et dokument som vet hva det er
Dette er typen vi lager. Paperlock leser hver kvittering idet du legger den inn: butikken, datoen, totalbeløpet, hva den gjaldt. Den gir kvitteringen en tittel i vanlig språk, noe sånt som «Kvittering fra Kaffebrenneriet — $14.20», arkiverer den etter butikk og dato, og svarer så på spørsmål på tvers av alle sammen: «hvor mye brukte jeg hos Kaffebrenneriet?», «finn kvitteringen for oppvaskmaskinen», «kvitteringer fra den kafeen i fjor høst». Svarene kommer med kvitteringene vedlagt, og hvis svaret ikke finnes i hvelvet, sier den fra om det.
To ting betyr noe spesifikt for kvitteringer. For det første importen som går gjennom kamerarullen din og plukker ut kvitteringene som allerede ligger der, som for de fleste er der kvitteringene faktisk er; du godkjenner det som kommer inn, og ingenting i Bilder blir endret. For det andre er hvelvet låst med Face ID, og kvitteringene ligger like ved garantibeviset, bruksanvisningen og forsikringspolisen, som er der en kvittering gjør nytte for seg. Vår guide til å oppbevare kvitteringer digitalt forklarer arkiveringslogikken; eksempelet med en kvittering for en hvitevare viser hvilke felt på en kvittering som faktisk betyr noe senere.
De ærlige begrensningene: det finnes ingen Android- eller nettversjon, ingen utgiftsrapporter, ingen kategorisummer til skattetiden, og ingen redigering av kvitteringen. Den svarer på spørsmål; den fører ikke regnskapet ditt.
Hvilken du bør velge
- Du beholder noen få kvitteringer i året, for retur. Bilder. Ta bildet den dagen du kjøper, og søk på butikknavnet når du trenger det.
- Du vil ha rene PDF-er å legge ved reklamasjoner og e-poster. En skanner-app, med en mappe per år og disiplinen til å faktisk bruke den.
- Du får refundert utgifter, eller du driver et firma. En utgiftssporer, valgt ut fra det revisoren eller arbeidsgiveren din bruker.
- Du vil spørre «hvor mye brukte jeg der» og få kvitteringene tilbake. Et lesende hvelv. Vårt er gratis for de første 25 dokumentene.
For de store kjøpene, uansett hvilken app du bruker, bygg journalen én gang: byggeren for kjøpsjournaler gjør en kvittering om til en ettsides journal med garantiens sluttdato, og settet for hvitevarejournaler samler hele husholdningens ett sted.
Hvordan teste en kvitteringsapp på ti minutter
- Legg inn fem kvitteringer: én skrukkete, én falmet termokvittering, én e-postet PDF, én fotografert på skrå, én fra en utenlandsk butikk.
- Søk på butikken til den falmede. Har appen lest den, dukker den opp.
- Spør, eller filtrer, på totalbeløpet brukt hos én butikk. Legg merke til om svaret viser kvitteringene det bygger på.
- Slå av appens tilgang til bilder. Den bør fortsatt fungere med det den allerede har.
- Eksporter én kvittering som PDF og sjekk at det er hele kvitteringen, ikke en beskåret utgave.
En app som består alle fem, vil fortsatt være til nytte om tre år, som er når kvitteringen trengs.