Divulgação primeiro. Somos os autores da Paperlock, que é a última coluna da tabela abaixo. A comparação incide no que um recibo serve realmente, e diz onde as outras opções são a melhor escolha, porque para muitas pessoas são-no.
Para que serve um organizador de recibos
Ninguém organiza recibos por prazer. Um recibo guarda-se por um de quatro motivos, e um bom organizador é aquele que responde à pergunta que acompanha cada motivo:
- Devoluções e garantias. «Onde está o recibo da máquina de lavar loiça?» A resposta tem de chegar antes de o prazo de devolução terminar.
- Dinheiro. «Quanto gastei naquela loja de ferragens este ano?» A resposta é um número, e os recibos têm de ser somados.
- Impostos e reembolsos. «Mostra-me todos os recibos da conferência.» A resposta é um conjunto que se pode entregar a alguém.
- Prova de valor. «Quanto custou o sofá?», pergunta feita por uma seguradora depois de uma inundação, anos mais tarde, quando o papel térmico já está em branco.
Qualquer aplicação tira a fotografia. Os quatro tipos de organizador de recibos diferem no que acontece a seguir.
Os quatro tipos de organizador de recibos
| Fotografias e o rolo da câmara | Aplicações de digitalização | Gestores de despesas | Cofres que leem (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Introduzir recibos | Tirar uma fotografia; não é preciso reencaminhar nada | Câmara com recorte automático; algumas importam do e-mail | Câmara, reencaminhamento por e-mail, movimentos do cartão | Câmara, Ficheiros, a folha de partilha, e uma importação que encontra recibos já existentes nas suas fotografias |
| O que a aplicação lê | As palavras, para pesquisa | As palavras, para pesquisa | Comerciante, data, total, categoria | Comerciante, data, total, para que serviu, validade se existir |
| Encontrar um recibo | Pesquisar uma palavra de que se lembra; percorrer a coleção Utilitários | Pesquisar uma palavra; percorrer as pastas que criou | Filtrar por comerciante ou data | Perguntar: «o recibo da máquina de lavar loiça» |
| Somar tudo | Não | Não | Sim, por categoria e período | Sim, ao perguntar; os recibos voltam com o número |
| Prova de que foi real | A fotografia | Um PDF limpo | Uma exportação, normalmente paga | O próprio documento, exportável como PDF |
| Indicado para | Alguns recibos por ano | Quem quer PDFs arrumados | Despesas empresariais e reembolsos | Famílias que preferem perguntar a arquivar |
| Privacidade | Processamento próprio da Apple e iCloud, conforme as suas definições | Varia; muitas enviam as imagens para reconhecimento de texto | Movimentos do cartão e recibos nos servidores do fornecedor, por definição | Encriptado no telemóvel; uma página vai aos servidores da Paperlock apenas para ser lida ou respondida, e não é conservada |
| Custo | Gratuito | Nível gratuito, depois subscrição | Nível gratuito, depois subscrição, muitas vezes por utilizador | Nível gratuito de 25 documentos e 5 perguntas por mês; Plus $4.99 por mês ou $39.99 por ano |
Fotografias: melhor do que a fama que tem
Se tem andado a fotografar recibos e a sentir-se culpado por isso, pare de se sentir culpado. A aplicação Fotografias reúne agora recibos e documentos numa coleção em Utilitários, e a sua pesquisa lê o texto que está neles, por isso «Home Depot» encontra os recibos da Home Depot. Isso é um organizador de recibos, gratuito, já instalado. O nosso guia sobre encontrar recibos nas fotografias do iPhone mostra até onde isto vai.
Onde para: não consegue somar nada, não distingue um recibo de um menu, e o recibo do frigorífico fica entre uma captura de ecrã e uma fotografia do próprio frigorífico. Serve para um punhado por ano. Não serve quando um pedido de garantia depende de encontrar um em quatrocentos.
Aplicações de digitalização: PDFs arrumados, nada mais
As aplicações de digitalização fazem a cópia com melhor aspeto de um recibo: recortada, endireitada, com contraste elevado, guardada como PDF. Se o que quer é um documento limpo para anexar a um pedido de devolução, esta é a ferramenta, e como digitalizar recibos explica a técnica.
O que não fazem é perceber o recibo. O total é uma palavra entre palavras; o comerciante é uma palavra entre palavras. A organização são pastas que cria e mantém, e é esse o passo que falha ao terceiro mês. Muitas também enviam cada digitalização para reconhecimento de texto, por isso leia a política de privacidade antes de digitalizar algo com um número de cartão.
Gestores de despesas: feitos para o dinheiro, não para o recibo
O Expensify, o QuickBooks e semelhantes são organizadores de recibos para um único fim: reportar despesas. Leem comerciante, data e total, categorizam, associam um recibo a um movimento do cartão, e produzem um relatório que outra pessoa vai aprovar. Se é reembolsado por despesas ou gere um pequeno negócio, esta é a categoria certa e nada do que se segue a substitui.
Para uma família, a forma é errada. A unidade de trabalho é o relatório de despesas; o recibo é um anexo. Ninguém arquiva a garantia do frigorífico num gestor de despesas, e o recibo de que vai precisar daqui a cinco anos normalmente não é o que está num relatório.
Cofres que leem: o recibo como um documento que sabe o que é
É este o tipo que fazemos. A Paperlock lê cada recibo quando o adiciona: a loja, a data, o total, para que serviu. Dá-lhe um título em palavras simples, algo como «Recibo Blue Bottle Coffee — $14.20», arquiva-o pela loja e pela data, e depois responde a perguntas em todos eles: «quanto gastei na Blue Bottle?», «encontra o recibo da máquina de lavar loiça», «recibos daquele café no outono passado». As respostas vêm com os recibos anexados, e se a resposta não estiver no cofre, é isso que diz.
Duas coisas contam especialmente para os recibos. Primeiro, a importação que percorre o rolo da câmara e identifica os recibos que já lá estão, que para a maioria das pessoas é onde os recibos se encontram; aprova o que entra, e nada em Fotografias é alterado. Segundo, o cofre está bloqueado com Face ID e os recibos ficam junto do cartão de garantia, do manual e da apólice de seguro, que é onde um recibo é útil. O nosso guia sobre guardar recibos digitalmente explica a lógica de arquivo; o exemplo de recibo de eletrodoméstico mostra que campos num recibo é que importam mais tarde.
Os limites, com honestidade: não há versão Android nem para a web, não há relatórios de despesas, não há totais por categoria para a época dos impostos, e não é possível editar o recibo. Responde a perguntas; não faz a sua contabilidade.
Qual escolher
- Guarda alguns recibos por ano para devoluções. Fotografias. Tire a fotografia no dia da compra, e pesquise o nome da loja quando precisar dela.
- Quer PDFs limpos para anexar a reclamações e e-mails. Uma aplicação de digitalização, com uma pasta por ano e a disciplina de a usar.
- É reembolsado, ou gere um negócio. Um gestor de despesas, escolhido pelo que o seu contabilista ou empregador utiliza.
- Quer perguntar «quanto gastei ali» e obter os recibos de volta. Um cofre que lê. O nosso é gratuito para os primeiros 25 documentos.
Para as compras grandes, seja qual for a aplicação que usa, construa o registo uma vez: o criador de registos de compra transforma um recibo num registo de uma página com a data de fim da garantia, e o kit de registo de eletrodomésticos mantém o de toda a casa num só lugar.
Como testar um organizador de recibos em dez minutos
- Adicione cinco recibos: um amarrotado, um térmico e desbotado, um PDF recebido por e-mail, um fotografado num ângulo inclinado, um de uma loja estrangeira.
- Pesquise pela loja do recibo desbotado. Se a aplicação o leu, aparece.
- Pergunte, ou filtre, o total gasto numa loja. Repare se a resposta mostra os recibos que utilizou.
- Desligue a permissão de fotografias da aplicação. Deve continuar a funcionar com o que já tem.
- Exporte um recibo como PDF e confirme que é o recibo completo, não um recorte.
Uma aplicação que passe nos cinco testes continuará a ser útil daqui a três anos, que é quando o recibo faz falta.